HRIS החבר הטוב של מנהל משאבי האנוש
מאת שלי זילברשטיין, מנהלת משאבי אנוש בחברת Better Place Israel
בשנים האחרונות אנו עדים לשינוי בתפיסה של תפקיד משאבי אנוש בארגון, מגוף שאחראי על כח אדם בעיקר ברמה הטקטית, לגוף האחראי על "ההון האנושי" (שימוי לב לשינוי בלינגוויסטיקה מכ"א להון אנושי) ועל חיבורו לפן העיסקי של הארגון. שינוי זה, המתבטא גם בהחלפת המונח "כח אדם" ב"הון אנושי", מכונה "הגישה האסטרטגית לניהול המשאב האנושי בארגון".
על פי תאוריות הסמיכות האירגונית (Contingency Theory ), הארגון כמערכת פתוחה מושפע מהסביבה בו הוא פועל ומנהל מושא ומתן עם הסביבה והשינויים החלים בה. המידע הזורם בין המערכות הוא רב ומשתנה תדיר, הארגון חייב להיות מעודכן On-Line בנוגע לשינויים הללו וניהול המידע הנ"ל מצריך כיום מערכות מידע תומכות.
המערכות HRMS- Human Resources Management Systems ו-Human Resources Information System
– HRIS הן הצומת בו נפגש ניהול משאבי אנוש עם ניהול מערכות מידע אירגוניות. לרוב הן מערכות מידע אינטגרטיביות (ERP), המאפשרות אינטגרציה בין פונקציות שונות, תהליכים ומידע ובסופו של דבר מביאות להתייעלות אירגונית, קיצור בזמני תגובה לשוק ולסביבה ולבסוף תמיכה בתהליכה ליבה אירגוניים.
רוב מערכות HRMS \ HRIS נותנות מענה באמצעות המודולים (Module ) הבאים:
* ניהול תיק עובד – תת מודול המאפשר לנהל את כל סוגי האינפורמציה על עובד ולבצע את כל התהליכים הנובעים מניהול המשאב האנושי.
* ניהול מבנה ארגוני – תת מודול המאפשר לנהל את כל ישויות היחידות הארגוניות, את התפקידים ואת הקשרים שביניהם.
* ניהול מערכות שכר– תת מודול המאפשר ניהול שכר העובדים, הטבות תוך ממשק עם מערכת ניהול הנוכחות.
* ניהול מערכות נוכחות – תת מודול המנהל את דיווחי הנוכחות של העובדים בהתאם להסכמי העסקה השונים המקובלים בארגון.
* ESS- Employee Self Service– מרכז שירות עצמי לעובד. תת מודול המאפשר לעובד לקבל מידע אירגוני עדכני ושוטף On – Line, לעדכן את המערכות האירגוניות בשינויים בפרטים אישיים, להגיש שאילתות למערכת משאבי האנוש ועל ידי כך להפחית את העומס ממחלקת משאבי האנוש, תוך מתן מענה מהיר ומיידי לעובד.
* MST-Manager Service Table – שולחן עבודה למנהל, המאפשר למנהלים להתמודד עם מטלות הניהול שלהם, משימות, יעדים וניהול צוות.
* הדרכה – מערכות ניהול למידה/הדרכה (LMS). המערכות מאפשרות לארגון לעקוב אחר פיתוח הכישורים, מיומנויות והסמכות העובדים, באמצעות מערכות הדרכה אירגוניות, תוך כדי ממשק למערכות תקציב וכספים.
* גיוס – תת מודול המאפשר מעקב וניהול תהליכי גיוס ומיון כח אדם לארגון, תוך ממשק ישיר למערכות תקציב, תקני כח אדם ותכנון עלויות.
* פיתוח כח אדם – ניהול המשאב האנושי מקליטה עד פרישה (From cradle to grave ). מאפשר קיום תהליכים כגון הערכת ביצועי עובד, ניוד פנימי, ניהול כישורים ( Talent Management) וכדומה.
לסיכום: המערכות הללו הינן מערכות מודולאריות ואין הכרח לרכוש ולהטמיע את כל המודולים. בהחלט ניתן לבנות מערכת באופן הדרגתי ובקצב המותאם להתפתחות הארגון, ולהתאימה לצרכים המשתנים.
