בבית החולים האוניברסיטאי ברמינגהאם, המעסיק 6,900 עובדים, נתפסה מחלקת משאבי אנוש כמחלקה אדמיניסטרטיבית, בעלת חשיבות מינורת לתפקוד הארגון. מחלקת משאבי אנוש התמודדה עם קשיים בגיוס אנשים מוכשרים (בעיקר לתפקידים קליניים) וקליטתם בארגון. תהליך הגיוס ארך בממוצע 5 חודשים. אנשי המחלקה טענו תדירות כי הם לא מצליחים 'להרים את הראש' וכי הם 'שוחים בניירת'. הצטברות עומסים, בעיקר של גיוסים תכופים, לא אפשרו לאנשי ה-HR לפתח כישורים מקצועיים, היות והם היו משועבדים לרוטינה היומית הקדחתנית.
כיום מיושמת בארגון תכנית למיתוג מחדש של מחלקת משאבי אנוש, תהליך אותו צופים להשלים במלואו כבר ב-2013, במסגרתו תעבור מחלקת משאבי אנוש טרנספורמציה הן ברמת התפיסתית בקרב עובדי הארגון והן ברמת היכולות שלה להצדיק את התדמית החדשה. במסגרת תכנית זו, הוקצו משאבים כדי להכשיר את צוותי משאבי אנוש לעסוק בניהול טאלנטים Talent Management, פיתוח עובדים, הערכת עובדים, ניהול מערכי תגמול והגדלת האפקטיביות של ציבור העובדים.
סטפן קלינטון, מנהל מערכות מידע בבית החולים האוניברסיטאי ברמינגהאם: "לצערי יש כיום ארגונים רבים שעדיין רואים במחלקת משאבי אנוש איזשהו משרד אחורי, Back Office, בו מתבצעת עבודה אדמיניסטרטיבית בעלת חשיבות נמוכה בארגון. אני שמח שאנחנו כבר לא נמנים בקרב ארגונים אלו. מרגע שהחלטנו להחיל ארגון מחדש, החלו מחלקת משאבי אנוש בשיתוף עם מחלקת האינטרנט לבחון מחדש את המבנה הארגוני שלנו – היכן אנחנו כיום ולאן אנחנו שואפים להגיע. מחלקת משאבי אנוש מצידה, בחנה את החולשות והקשיים הניהוליים שלה כשתוך כדי הגדרתם, וכנגזרת ישירה, ניתן היה להגדיר את הצרכים החדשים שלה כדי ליישם שינוי משמעותי. כאן נכנסה לתמונה מחלקת האינטרנט, שהחלה לאפיין מערכות טכנולוגיות לתמיכה בצרכים החדשים."
[adrotate banner="27"] קלינטון הוסיף כי רק במסגרת ניתוח מתודולוגיות העבודה, הסתבר כי אנשי משאבי אנוש השתמשו בלא פחות מ-8 תוכנות שונות. חוסר היכולת שלהם לנהל מידע במערכת אחת אינטגרטיבית, יצר את מירב העומס וגרם לאובדן מאסיבי של מידע ארגוני. קלינטון: "אנשים הגיעו למצב הצפוי שבו הם פשוט מאבדים מסמכים. הצעד הראשון היה להחליף את 8 התוכנות השונות במערכת אחת שנקראת ESR Electronic Staff Record, המנהלת את כל המידע הרלוונטי למחלקת HR תחת קורת גג אחת. בפרק זמן קצר הצליחה המחלקה להוריד את תהליך הגיוס לחודשיים וחצי בלבד, משמע התוכנה אפשרה לצוות לקצר את זמן הגיוס ב-50%."
"ההצלחה לקצץ ב-50% את פרק הזמן שלוקח למחלקת משאבי אנוש לגייס מועמד, היא רק ההתחלה", אומר קלינטון ומצייין כי השלב הבא יהיה לאפיין מערכת מתקדמת לסינון מועמדים, מערכות לומדה להדרכות והכשרות מקצועיות של עובדי הארגון, יצירת תיקיות מסמכים משותפים והנגשת כל מסמך לעובד החברה בכל עת ועוד.
"המטרה שלנו היא לפתח את סביבת העבודה, תוך התאמת הפלטפורמות הטכנולוגיות החכמות ביותר, מתוך תפיסה שזו השקעה שתחזיר את עצמה ותסייע לארגון להגיע להתייעלות וחיסכון תקציבי כבר בעתיד הקרוב. האתגר הגדול ביותר הניצב כרגע בפני שתי המחלקות – משאבי אנוש ואינטרנט, הוא הטמעת מערכת Talent Management, המאפשרת לארגון מודרני להתקדם לדור הבא מבחינת ניהול הון אנושי", מסכם קלינטון.
