הם לא עצלנים, הם לא רוצים לעזוב את מקום העבודה והם לא ממורמרים, הם פשוט אוהבים לדחות משימות עד אין קץ: הדחיינים, יכולים להיות העובדים הטובים ביותר בארגון אבל הם מתעכבים בגלל גורמים בלתי צפויים, או שהם פשוט מעדיפים לעבוד תחת לחץ שכן הלחץ מוציא מהם את המיטב.
דחיינות היא תכונה הרבה יותר מסובכת ממה שנראה על פני השטח. היא יכולה לנבוע מלחץ שלפעמים הוא גם משתק, או בגלל עומס יתר, או כתוצאה משחיקת העובד, או פשוט בגלל ניהול זמן גרוע.
כך או כך, אין ספק שדחיינות הוא הרגל רע שפוגע בפרודוקטיביות של העובד ומשפיע על האופן בו הוא מרגיש ביומיום.
אלא שדחיינות היא לא בעיה שלא ניתן להתגבר עליה. אם מנהל משאבי האנוש שם לב שיש עובד שהוא דחיין, יש כמה דברים שיכולים להציע לו לעשות כדי לצאת מהלופ הבלתי נגמר הזה של דחיינות:
1 להתייחס אל כל משימה כאילו היא החשובה ביותר:
אנשים נוהגים להתמהמה כשהם מרגישים שמה שהם עושים לא חשוב או כאשר הם מרגישים שלמשימות שמוטלות עליהם אין חשיבות או משמעות.
לכן מנהלים ישירים של עובדים דחיינים צריכים להשקיע מאמצים כדי להעניק לכל משימה משמעות מיוחדת, באופן שיניע את העובד להשלים אותה. צריך לתת לעובד תחושה שהוא מעורב במשימה ולמעשה במשהו גדול יותר שיש לו חשיבות עבור בארגון.
כדאי להמחיש לעובדים הדחיינים איך המשימות שהם מבצעים משפיעות על הארגון. להעניק להם תחושה של מטרה שאולי חסרה להם. כמו כן יש לוודא שהם מקבלים הכרה והוקרה בהישגיהם.
2 ליצור אבני דרך:
כאשר מטילים על עובד פרויקט גדול שצפוי להמשך זמן רב, כדאי "לשבור" אותו לחלקים – כלומר לאבני דרך. מדובר במשימות ביניים קטנות בתוך הפרויקט, באופן שהשלמת כל משימה תייצג התקדמות. חשוב לשתף את הצוות כולו ביעדי הביניים ולוודא שהם מבינים עד כמה חשוב כל אחד מהם.
3 לערוך פגישות קבועות:
פרט לפגישות הצוות השגרתיות, כדאי לקיים פגישות אישיות עם כל אחד מחברי הצוות, בפרט עם העובדים הדחיינים. פגישות אלו אינן אמורות להיות לצורך ביקורת ועימותים אלא לצורך הענקת תמיכה ועידוד מוטיבציה.
במהלך הפגישות האישיות הללו כדאי לנסות אלה להבין מהי הסיבה מאחורי ההתנהגות הדחיינית של העובד, ומה ניתן לעשות כדי לסייע לו.
חשוב לגלות אמפתיה לגבי הרגשת העובד ולגבי מה שעובר עליו. אפשר גם להציע לו עזרה אם הוא מתקשה בשלבים מסויימים של הפרויקט, לוודא שהוא לא מרגיש בודד במערכה ושהוא תמיד יכול לסמוך על התמיכה של עמיתיו ומנהליו.
4 להגדיר מסגרות זמן קבועות מראש:
עובדים שדוחים משימות לרגע האחרון עושים זאת לפעמים משום שאין להם דדליין קשיח שהם צריכים לעמוד בו. חברות רבות מאמינות בגמישות בעבודה בכל הנוגע למועדי יעד ובעצמאות העובד, אבל יש עובדים שזקוקים למבנה מוגדר על מנת לשמור על פוקוס.
הכרחי לקיים לוחות זמנים עם דדליינים ברורים, שאינם רחוקים מדי, אבל בה בעת שהם גם לא צמודים מדי זה לזה, שכן דדליינים קצרים מדי עלולים לגרום ללחץ מיותר.
