בתקופה זו של שינויים רדיקלים המתרחשים כמעט בכל ארגון, חשוב מאוד לשמר את הידע שנצבר בארגון במהלך השנים.
אחת הבעיות הרווחות בארגונים היא שבעקבות סיבות רבות ומגוונות, ידע ארגוני שאמור להשמר במאגרי המידע של הארגון, הולך לאיבוד באופן תדיר.
לכן יש לתעד את מכלול הידע שנצבר בכל צוות, בכל מחלקה, ואצל כל עובד, במסמכים יעודיים שהוגדרו מראש.
מסמכים אלה צריכים להיות מעודכנים בתדירות גבוהה, ולמעשה, בכל פעם שמתווסף מידע חדש, ובכל פעם שידע קיים משתנה בהתאם לשינוי בנסיבות.
בנוסף, יש להגדיר את אופן זרימת העבודה ואת דרכי קבלת ההחלטות: לזהות ולהגדיר מי הם העובדים שמתוקף תפקידם נצבר אצלם חלק גדול מהידע, בעיקר כשמדובר בידע בעל חשיבות קריטית.
בנוסף, יש להגדיר את מרכיבי הידע לפי סדר חשיבות. כלומר, כל מחלקה או צוות צריכים להגדיר את 10 המרכיבים בתחום הידע שלהם, שהם החשובים ביותר, את 10 המרכיבים בעלי החשיבות המשנית, ואת 10 המרכיבים ברמת חשיבות נמוכה.
דבר נוסף שחשוב לתעד הוא את הידע שנצבר מחוץ לארגון. כלומר, חשוב לאסוף ולארגן את הידע הנוגע לארגון ודרכי פעולתו – לדוגמה אצל לקוחות, שותפים וספקים – להגדירו ולתעדו.
לאחר שהוגדרו מרכיבי הידע, יש להגדיר את כל הדרכים בהן ניתן להפוך את הידע התיאורטי לידע בר ביצוע, ולרענן את המידע הזה בפגישות צוות ובפגישות מחלקה.
בשלב הבא, יש להגדיר פתרון שישלב את כל המסמכים, של כל הצוותים ושל כל המחלקות. מדובר בפתרון אינטגרטיבי המיועד לשרת את כל עובדי הארגון.
ולבסוף, יש לוודא שכל העובדים מיישמים את המשימות הללו לשימור ידע. לשם כך יש לוודא שכל העובדים מודעים לכל ההגדרות, מבינים אותן, מבינים את המסמך המשולב, ויודעים איך להשתמש בידע הנצבר הזה.
לצורך הנגשת המידע לכל עובד ניתן להקים מאגר אלקטרוני שיהווה מעין זיכרון אלקטרוני. מטרת המאגר האלקטרוני היא לאפשר לכל עובד לדלות ממנו את הידע הרלוונטי לו, בקלות ובמהירות.
מאגר כזה יכול גם לאפשר לארגון ליצור תהליך של הכשרה, בעל תבנית שמאפשרת לכל עובד להתעדכן בכל סוג של מידע ובדרכים ליישומו.
המאגר האלקטרוני הכלל ארגוני של הידע הוא למעשה מערכת המכילה את כל הידע והיכולות שנצברו בארגון, כולל תפיסות, אסטרטגיות, שיטות, פעולות למימוש הידע ותוצאות של ניסיון שנצבר על פני זמן.
זאת ועוד, חשוב מאוד לעדכן את מאגר הידע האלקטרוני בכל פעם שמבוצע בארגון שינוי מהותי, כמו למשל כאשר עובד עוזב את החברה, או יוצא לחל"ת, או כאשר מוציאים פרויקטים למיקור חוץ.
כמו כן יש לעדכן את מאגר הידע האלקטרוני בכל מיזוג או רכישת החברה, בכל פעם שמבצעים ארגון מחדש בחברה, בכל פעם שמתחלפים מנהלים בכל פעם שמתחלף המיקוד של החברה וכו.
