ידע ארגוני שנצבר על פני זמן מהווה את אחת מאבני הבניין החשובות ביותר בהתפתחותו של הארגון.
שיעור ניכר מהידע הארגוני הנצבר, נמצא אצל עובדי הארגון. אלא שבימים אלה, כאשר כל כך הרבה עובדים נמצאים בחופשות ללא תשלום (חל"ת), ולא מעט ארגונים נאלצים לפטר עובדים או שהעובדים עצמם מתפטרים בשל הרעת תנאים, יש קושי רב יותר לשמר את הידע הארגוני.
החשיבות הרבה של שימור ידע בארגונים הוא נושא שדנים בו רבות אבל שבפועל, ברבים מהארגונים הוא מקבל חשיבות משנית.
התוצאה היא, שבכל פעם שעובד עוזב, מפוטר או אף יוצא לחל"ת, הולך לאיבוד ידע שהינו חשוב ומהותי לארגון.
כל סוג של ידע שהולך לאיבוד, הוא משאב חשוב שנגרע מהארגון. למעשה, לא ניתן ליישם לימוד והתפתחות ללא הזיכרון הארגוני הזה.
בארגונים רבים יש אמנם תרגום של ידע למדיניות ונהלים, אבל במקרים רבים מדובר בחלק קטן יחסית של הידע, בעוד שחלק גדול יותר של הידע הולך לאיבוד עם עזיבות של עובדים או הוצאתם לחל"ת.
פרט לעזיבה של עובדים – ולעיתים גם עזיבה של מנהלים – יש עוד כמה סיבות לאבדן של ידע ארגוני.
סיבה אחת היא שינוי במיקוד של המנהלים הבכירים. סיבה נוספת היא שההדרכות הראשוניות נשכחו ולא רועננו, וסיבה שלישית היא שתחום הפעילות של החברה התפתח והשתנה.
ידע הולך לאיבוד לא רק כאשר עובדים מפוטרים או מתפטרים, אלא גם כאשר עובדים פורשים לגמלאות, בפרט אם היתה להם התמחות יחודית בעלת חשיבות לארגון.
עם פרוץ משבר הקורונה, הוצאו לחל"ת עובדים רבים שהגיעו לגיל הפנסיה או קרוב לגיל הפנסיה, ויחד איתם הלך לאיבוד הרבה מאוד ידע ארגוני.
זאת ועוד, ארגונים רבים מחזירים עובדים מהחל"ת לתפקידים אחרים מהתפקידים אותם מילאו העובדים טרם המשבר.
גם במקרים אלה, כאשר עובדים (בעיקר אם הם עובדי מפתח) עוברים ליחידות אחרות שעוסקות בתחומים אחרים, הידע שהם צברו בתפקיד אותו עזבו, הולך לאיבוד.
לכן, כל ארגון, מכל תחום, חייב לפתח מנגנון לשימור הידע. הרעיון הוא לפתח כלי שבאמצעותו יוכלו כל העובדים, בין אם הם עובדים חדשים או ותיקים, להתעדכן בכל רגע במידע הנחוץ להם השמור במאגרי המידע של הארגון.
אחת הדרכים ליישם זאת היא לתעד את המידע באופן שוטף. לצורך כך יכול כל צוות בארגון להעלות על הכתב ולהרכיב מסמך המפרט לפרטי פרטים את אופן ביצוע המשימות, האסטרטגיה שעמדה מאחורי משימות אלה ואת המטרות.
