כל ארגון שמעסיק עובדים, בלי קשר לגודלו וקצב צמיחתו, חייב להקים מאגר ידע.
וכדי שכל עובד יוכל להפיק מהמאגר את הידע הדרוש לו במהלך עבודתו, כדאי וחשוב שמאגר הידע הארגוני יהיה מבוסס מאגר אלקטרוני המבוסס על טכנולוגיות מתאימות.
המאגר האלקטרוני צריך להבנות באופן שיאפשר להנגיש את המידע לעובדים. לשם כך, חשוב שמאגר הידע האלקטרוני (מעין זיכרון אלקטרוני) יהיה בעל ממשק ידידותי למשתמש.
הרעיון הוא שכל עובד יוכל לחפש במהירות ולמצוא במאגר, את הידע הרלוונטי למשימות שהוא מבצע ברגע נתון.
מאגר אלקטרוני שכזה, בעל ממש משתמש ידידותי, יכול גם לאפשר לארגון ליצור הדרכות בתבנית שמאפשרת לכל עובד להתעדכן בכל פיסת מידע ובדרכים ליישומה.
שיטה זו יכולה, בין השאר, להנחיל את הידע לכל עובד חדש בארגון ולכל עובד ותיק שנכנס לתפקיד חדש בארגון. כמו כן, בדרך זו ניתן גם לעדכן את העובדים לגבי ידע חדש (הרלוונטי להם) שנכנס למאגר.
בשורה התחתונה, המאגר האלקטרוני הכלל ארגוני של הידע מהווה בפועל, מערכת שמכילה את כל הידע והיכולות שנצברו בארגון, לרבות דרכים למימוש החזון של החברה, תפיסות, אסטרטגיות, שיטות, פעולות למימוש הידע ותוצאות של ניסיון שנצבר על פני זמן.
עדכוני המאגר לגבי שינויים
יש לעדכן את מאגר הידע האלקטרוני בכל פעם שמבוצע בארגון שינוי מהותי, לרבות הוצאת עבודות לאאוטסורסינג.
סוגים נוספים של שינויים שיש לעדכן במאגר הם שיוניים בעקבות חברה שנרכשה, טכנולוגיה חדשה שהוטמעה, ארגון מחדש, החלפת מנהלים, החלפת מיקוד החברה, מעבר מקו מוצרים אחד לאחר וכו.
יש לבצע כל עדכון בדרך שמאפשרת להמיר את המידע שנאסף עד לנקודת השינוי, למצב החדש. כלומר, לבצע המרות שיאפשרו ליישם את הידע במהלך השינוי ואחריו.
מיון הידע הארגוני וניתוחו
כדי שהעובדים לא יטבעו בים של מידע לא מובנה, ויוכלו הגיע במהירות לנתונים הנדרשים להם, חשוב למיין את הידע, לנתח אותו ולהגדיר עבור כל חלק של הידע, קטגוריות ספציפיות בתוך מאגר הידע האלקטרוני הארגוני.
כל קטגוריה תשוייך לתחום מידע אחר ויוגדרו הדרכים ליישומו, לרבות טעויות שנעשו בעבר והלקחים שנלמדו מהן.
מפגשי עובדים ממחלקות שונות לצורך החלפת ידע
ניתן לקיים בתדירות שנקבעת מראש, מפגשי עובדים ממחלקות שונות, לצורך שיתוף ידע.
במסגרת מפגשים יעודיים אלה ישתפו העובדים זה עם זה, את הידע שנצבר אצלם במהלך התקופה שחלפה מאז המפגש הקודם, ועל פני זמן.
לדוגמה, מחלקות שעוסקות בשיווק ומכירות בשוק מסויים או באיזור גיאוגרפי מסויים, יכולות לעדכן מחלקות אחרות שעוסקות בשיווק ומכירות לשווקים אחרים או באיזורים גיאוגרפים אחרים.
כמו כן, עובדים ממחלקות שונות יכולים לשתף זה עם זה מידע לגבי שיטות שיווק חדשות שהם פיתחו, בלקחים שנלמדו, בנקודות חוזק ותורפה של השיטות הקיימות ואיך ניתן, כדאי ורצוי לשנות אותן.
עובדים גם יכולים לעדכן זה את זה במידע לגבי השווקים החדשים שהצליחו לפתוח בפני הארגון ואיך הצליחו לעשות זאת, וכד'.
בנוסף לעדכון ההדדי, יכולים מפגשים אלה לשמש את העובדים גם לצורך להחלפת דעות, לסיעור מוחות לגבי בעיות ומכשולים ולהעלות הצעות לשיפור וייעול.
