ברובם המכריע של הארגונים יש מערכות שמנטרות את שיחות העובדים בטלפון, ואת סוגי השימוש שלהם ברשת.
החוק לא לחלוטין ברור בנושא זה ויש הרבה מקום לפרשנות, דבר שמותיר למעסיקים מרחב תמרון רב. והשאלה היא כמה רחוק הם יכולים ללכת.
הסיכון בפגיעה בפרטיותם של העובדים עלול להרתיע ארגונים מהגדלת פעילות הניטור. ולמרות זאת, סקר שנערך בארה"ב בקרב מנהלים לגבי תחושותיהם בנוגע לניטור שיחות העובדים הראה, כי המעסיקים הופכים פחות מודאגים מהפוטנציאל של פלישה לפרטיות.
מהסקר עולה, כי בין השנים 2015 ל-2019 חלו כמה שינויים שרובם מעידים למעשה על עלייה במעקב אחר שיחותיהם של העובדים ופעילותם ברשת.
בעוד שב-2015 היתה רק לכ-56% מהמעסיקים גישה לפעילות העובדים ברשת ולשיחות שמתבצעות בטלפונים של הארגון, הרי שהשנה (2019) זה עלה לכ-72%.
הגידול לא חל רק בגישה עצמה לניטור השיחות והפעילות ברשת ולכלי הניטור, אלא גם בכמות הזמן שמעסיקים משקיעים בניטור.
בעוד שב-2015 רק כ-25% מהמעסיקים אמרו שהם מנטרים את שיחות העובדים ואת פעילות האינטרנט שלהם על בסיס יומי או שבועי, הרי שעד 2019 השיעור הזה עלה לכמעט 50%.
אחד הגורמים שמאפשרים את העלייה בניטור העובדים הוא ההתקדמות הטכנולוגית.
גישה הפשוטה והקלה לכלי הניטור הביאה בשנים האחרונות לעלייה של כ-16% במספר העסקים שיש להם גישה לכלים שמאפשרים להם לגשת בקלות לשיחות של עובדים ופעילותם ברשת.
מצד שני, המספר ההולך וגדל של עובדים שעובדים מרחוק דווקא מקשה על הניטור הפיזי.
אלא שכעת הגיעו חוקי ה-GDRP ורבים מהמעסיקים מוצאים עצמם מודעים יותר מתמיד לסיכון שבגישה לנתונים פרטיים של עובדים ושיתופם (על גבי כלי הניטור).
הכללים לגבי התרה או איסור בחוק של ניטור שיחות עובדים ופעילותם באינטרנט משתנה מתעשייה לתעשייה.
בתעשיית הפיננסים לדוגמה, חייב להיות מעקב צמוד אחר כל שיחה והתכתבות של עובד עם לקוח. מצד שני יש לפקח באדיקות כדי לוודא שמידע שמוקלט במערכות החברה לא ידלוף החוצה ויחשוף את החברה לתביעות מצד הלקוחות.
גם לצרכי חקירות של עבירות של עובדים ניתן לנטר את פעילות העובדים ושיחותיהם, ולצורך חקירת תלונות מצד עובדים אחרים.
כך או כך, כל מעסיק חייב לזכור כי מעקב אחר שיחות של עובדים ואחר פעילותם באימיילים, באתרים, ברשתות החברתיות ועוד, הוא נושא רגיש ויכול לגרום לעובדים להרגיש כפלישה לפרטיותם.
יש כמה דברים שניתן לעשות כדי להקטין את היקף הניטור הנדרש ומידת הרגישות של העובדים:
1 חסמו אתרים מסוימים: לפעמים, כדי לפתור את הבעיה ניתן פשוט למנוע אותה מראש.
2 היו גלויים: אם אתם מתכננים לפקח על פעילות העובדים ברשת ובטלפון, חשוב מאוד ליידע אותם על כך. זה יכול למנוע תחושה שעקבו אחריהם ללא ידיעתם.
3 הגדירו כללים: יש להגדיר את הכללים לגבי הניטור מוקדם ככל האפשר. הכוונה היא להגדרות מדויקות של מה מותר ומה אסור לעובדים לעשות במערכות הטכנולוגיות הפנימיות של הארגון. זה יקל על העובדים להבין מה מצפים מהם בנושא זה.
