"אחד הדברים היותר כואבים בפעילות היומיומית בארגונים היא ההתעסקות עם האימיילים. הרעיון של השיטה שלנו הוא להגיע לאפס אימיילים בתיבת הדואר הנכנס, ולא על ידי מחיקה גורפת", כך פתחה טלי סגל את הרצאתה: 'חי"ה מת"ה – ניהול יעיל של מיילים' בכנס חשיפת מרצים של HRus.
"השיטה המאפשרת לנו התייעלות בעבודה עצמה של אימיילים. מסתבר שאנחנו מבזבזים כ-28% מהזמן שלנו במשך היום בגלל אימיילים נכנסים.
"הבעיה היא לא הזמן. כי מתברר שזמן יש לנו. הבעיה היא הפוקוס. אם נסתכל על משימת עומק כלשהי, למשל, אתם עובדים על מסמך, ומנסחים משהו.
"נניח שאתם עובדים עליו שעה. ועוד חצי שעה עוברים על מיילים, וחצי שעה נוספת מוקדשת לשיחות טלפון. ברגע שאנחנו עובדים על כל אחת מהמשימות האלה בריכוז (בנפרד), אנחנו מגיעים לשעתיים עבודה.
"אבל אם, כמו שרובנו עושים יום יום, באמצע העבודה על המסמך פתאום הגיע האימייל, או עניתי לטלפון, ואחר כך חזרתי למסמך וחוזר חלילה, ההלוך וחזור הזה מביא אותנו לעשות את אותן משימות, במקום בשעתיים, בארבע שעות, עם הרבה יותר מתח כי אנחנו מרגישים שאנחנו גוררים את המשימות.
"נוצרת אווירה כללית של מתח עם הרבה יותר טעויות בגלל חוסר הריכוז. המשמעות היא, שביום עבודה של שמונה שעות, מי ש'קופץ' ממשימה למשימה, מגיעה למיצוי אמיתי של ארבע שעות עבודה בלבד.
"אם נזקק את זמן העבודה הנקי ביום כזה של סוויץ' טסקינג, בעצם כמעט ולא נוכל באמת להגיע לביצוע עבודה שוות ערך לשמונה שעות.
"אבל כן אפשר להגיע בקלות למיצוי של שש שעות עבודה נטו מתוך השמונה. כלומר, אנחנו יכולים להגיע לשעתיים עבודה נוספות ביום, בעזרת כמה טיפים פשוטים שאני נותנת במהלך הסדנאות שלי.
"אני מסבירה איך עובדים עם משימת עומק שצריך להתרכז בהן ואיך יוצרים את מיצוי הזמן. זה מה שלומדים בסדנה. להספיק יותר וברוגע.
"אני רוצה לתת איזשהו 'זום' אין לסיפור של האימיילים. כי האימייל הוא אחד הדברים שמאוד מאוד מפעיל אותנו. בעבודה עם אימיילים, גם אם תעשו רק חלק ממה שאני מלמדת כאן, כבר יהיה שיפור משמעותי.
"ראשית, להסיר הסחות דעת שנוגעות לאימייל. מחקרים מראים שזמן התגובה שלנו לאימיילים, מהרגע שנכנסו ועד לרגע שפותחים אותם, הוא 44 שניות. זהו זמן תגובה שלא מאפשר לנו ריכוז ורציפות בשום דבר רק מעצם הסוויצינג.
"אחת הסיבות שזה קורה קשורה לרצון שלנו לא לפספס שום דבר, ולסקרנות שלנו. מסבירים איפה הצורך שלנו לקפוץ על כל אימייל שמגיע ואחת התופעות המשמעותיות זה 'דליפת מוח' או 'זליגת מוח'.
"במסגרת מחקר שעשו על סטודנטים בלוס אנג'לס נתנו להם משימה אותה היה עליהם לבצע עם או בלי טלפון. לשליש מהנבדקים אמרו שעליהם להכנס לחדר בו עליהם לבצע את המשימה בלי הטלפון.
"לשליש השני אמרו שהם יכולים להכנס עם הטלפון אבל אסור להם להשתמש בו. והשליש השלישי של הנבדקים יכלו להכנס למשימה עם הטלפון ולהשתמש בו. התוצאה הטובה ביותר היתה של אלה שנכנסו בלי הטלפון.
"בנוסף, אלא שנכנסו עם טלפון ולא נגעו בו, הגיעו לאותן תוצאות כמו אלה שיכלו להשתמש בטלפון. כלומר, החוויה שהטלפון מונח על יד מבצע המשימה, זהה לחוויה שבה משתמשים בטלפון בעת ביצוע המשימה. התופעה הזאת קיבלה את השם 'זליגת מוח', או 'דליפת מוח' או 'דליפת קשב'.
"כשהאינבוקס פתוח כל הזמן נוצרת לנו 'דליפת מוח' או 'דליפת קשב', כל הזמן. כלומר, גם אם אני מצליחה להתאפק ולא לפתוח את האימייל, מעצם העובדה שנכנס האימייל יש תופעות שמעכבות את הפרודוקטיביות שלי.
"העקרון הוא שיש זמן שבו מתרכזים רק במענה על אימיילים. להגדיר לעצמי זמן מסוים כדי להכנס לאימיילים, ובאותו זמן לא נכנסים יותר מפעם אחת".
לקבלת פרטים ולהזמנת הסדנאות ניתן ליצור קשר עם טלי סגל: 052-927-6510 talisegal@bobazman.com
