ברוב הארגונים לא נהוג להכתיב כללי נימוס ואתיקה בכל הקשור לכתיבת אימיילים והודעות ווטסאפ. רוב העובדים יודעים את הכללים הלא כתובים המובנים מאליהם. כלומר עובדים נמנעים בדרך כלל מכתיבת תכנים פוגעניים, מלגלוג על בעלי מוגבלויות, שפה בוטה מדי ומעליבה וכו.
אבל יש סוגי התנסחות שיכולים להעליב את מקבל האימייל או הודעת הווטסאפ בלי שהשולח התכוון לכך. לדוגמה, אם עובד מעביר תוכן שקיבל בלי לצרף הסבר, התוכן עלול להיות נתון לפרשנות האישית של העובד שמקבל אותו. ולפעמים הפרשנות הזאת פוגעת בלי שהשולח התכוון לכך, משום שהוא כלל לא חשב על אפשרות לפרשנות הזאת.
אם למשל עובד מצא מאמר שהכותרת שלו היא: "5 דרכים לנקוט יוזמה אישית", והוא מעביר אותו לעובדים אחרים, בלי להוסיף טקסט כמו למשל: 'הנה מאמר מעניין שמאוד אהבתי', לפחות אחד ממקבלי המאמר עלול לחשוב שהשולח מנסה לרמוז לו שהוא חסר יוזמה.
הנה 5 כללי נימוס והתחשבות שכדאי ליישם בארגונים, ולשלב אותם בתרבות הארגונית, בכל הנוגע לכתיבת אימיילים והודעות טקסט:
1 אל תעבירו הודעות באופן אוטומטי:
שליחת הודעה שקיבלתם (העברתה באופן אוטומטי), בלי ללוות אותה בדברי הסבר עלולה לפגוע במקבל, בגלל סיבות שכלל לא ידועות לשולח. במילים אחרות, אם שלחתם משהו לעובד אחר, הוסיפו להודעה הסבר למה שלחתם אותה ואל תשאירו את הנושא פתוח לפרשנות האישית של המקבל.
2 השתדלו להמעיט את השימוש באותיות מודגשות, סימני קריאה וסימני שאלה מרובים בזה אחר זה:
הדגשות (BOLD) של מילים, סימני קריאה בסוף כל משפט, או שניים שלושה סימני שאלה בזה אחר זה בסוף משפט, כל אלה יוצרים תחושה שאתם צועקים על מקבל ההודעה.
והודעות 'צועקות' הן הודעות מעליבות שיוצרות אנטגונציה כלפי השולח. אם יש באימייל פרטים שחשוב לכם שהשולח ישים אליהם לב, עדיף לצבוע את אותן מילים בצבע זוהר או להוסיף קו מתחת למשפטים הרלוונטיים. ניתן גם להשתמש בפונט נטוי. שיטות אלה הן פחות אגרסיביות, אם כי גם בהן חשוב להשתמש במשורה.
3 בדקו את האיות לפני שאתם מקישים על כפתור השליחה:
הודעות עם שגיאות כתיב, או עם שינויים של 'תיקון אוטומטי', עלולות ליצור רושם רע על השולח, בפרט כאשר העובד שולח את הודעת הדואר האלקטרוני או הווטסאפ אל לקוח, ספק או כל אדם אחר שהארגון עושה איתו עסקים.
4 בשליחת אימייל, לא ללחוץ באופן אוטומטי על האופציה של 'השב לכל הנמענים':
כל עובד מקבל ביום הרבה מאוד אימיילים שחלקם כלל לא רלוונטי לו. הצורך לפתוח את האימייל, בפרט כשהוא מגיע מעובד אחר או לקוח, רק כדי לגלות שהאימייל הזה לא רלוונטי אליו, מהווה עבורו בזבוז זמן ויוצר כעסים מיותרים. אם ההודעה לא רלוונטית לכל הנמענים, אל תוסיפו אותם לרשימת הנמענים.
5 קיבלתם אימייל חשוב? אשרו את קבלתו
אם קיבלתם הודעת דואר אלקטרוני ואתם יודעים שרוב הסיכויים שלא תוכלו לטפל בה ביום יומיים הקרובים, כדאי, חשוב ורצוי לשלוח בחזרה אימייל בו כתוב שקיבלתם את ההודעה, אתם מודעים לאימייל ותשלחו תשובה בימים הקרובים. אל תשאירו את שולח האימייל בתחושה שאתם מתעלמים ממנו או בתהייה אם האימייל שלו הגיע ל'דואר הזבל'.
