לכל עובד יש ׳תיק עובד׳ אצל המעסיק הנוכחי שלו, בו מרוכזים לא מעט פרטים אודותיו. לא פעם ניתן גם למצוא תיק/ים לא פעיל/ים אצל מעסיקים במקומות עבודה קודמים. מה אנחנו יודעים על האופן בו נשמר ומנוהל המידע אודותינו ומה המשמעות של זה? המדריך המלא.
לכל עובד יש תיק עובד אצל המעסיק הנוכחי שלו, ואולי גם תיק/ים לא פעיל/ים אצל מעסיקים קודמים בשנים האחרונות. מה אנחנו יודעים על האופן בו נשמר ומנוהל המידע יקר הערך הזה? ריכזנו עבורכם את השאלות הנפוצות בנושא ׳ניהול תיק עובד׳:
1. למה צריך תיק עובד?
תיק העובד נועד בראש ובראשונה עבור המעסיק: הוא דרוש כדי לתעד ולעדכן מידע ולרכז מסמכים אודות העובד לאורך מחזור חייו בארגון. תיק העובד צריך לכלול מידע כגון חוזה/תנאי ההעסקה של העובד, ההיסטורית תעסוקתית (תפקידים שונים שמילא בארגון, שינויי שכר ועוד), נוכחות, היעדרויות וחופשות, הערכות ומשוב, הדרכות והסמכות, דרך רישיונות, אירועי משמעת וכד', ועד לסיום העסקה. באמצעות המידע המתועד בתיק, יכול המעסיק לוודא ניהול מסודר של המידע הנדרש על-פי חוק, ולקבל תמונה עדכנית והיסטורית אודות העובד, לצורך קבלת החלטות.
2. מי "הבעלים" של תיק העובד?
תיק העובד הוא קניינו של המעסיק. בדרך כלל הוא מנוהל ע"י מחלקת משאבי אנוש החשופה למידע המלא. גורמים נוספים שעשויים להיות מעורבים בחלק מהנושאים המנוהלים בתיק, הם העובד עצמו והמנהל שלו.
3. האם העובד רשאי לבקש מידע שנאסף אודותיו בתיק העובד?
במגזר הציבורי, זכותו של העובד לדרוש לקבל מסמכים מסוימים מתוך התיק שלו, בהתאם להוראות התקשי"ר. במגזר הפרטי המעסיק אינו מחויב לאפשר לעובד גישה ישירה למידע או למסמכים בתיק האישי שלו, אך מחויב, עפ"י חוק הודעה לעובד, לספק חלק מהמסמכים בזמן קצוב. עם זאת, בהליך שימוע לפני פיטורין, ובמסגרת ההיערכות לשימוע, זכאי העובד לדרוש לעיין בתיקו האישי ובכל חומר שיש בידי המעסיק, הרלוונטי לטענות נגדו.
4. כמה זמן צריך לשמור מידע אודות עובד לשעבר?
המידע אודות עובד לשעבר, צריך להישמר לפחות שבע שנים מיום סיום ההעסקה. כל עוד לא חלה התיישנות על יכולתו לתבוע משפטית את החברה בשל טענות כגון אי תשלום של פנסיה, אי תשלום עבור יתרת ימי חופשה וכד', יש לשמור מסמכים ומידע נוסף, על-מנת שיוכלו לשמש לראיה במקרה של תביעה. כמובן שאם תלויה תביעה משפטית גם לאחר שבע שנים, יש לשמור את המסמכים עד לסיום מלא של הפרשה.
5. בתיק העובד יש מידע חסוי. איך מוודאים שרק מי שמוסמך לראות מידע מסוים, נחשף אליו?
חלק מהמידע בתיק העובד הוא פרטי והמעסיק מחויב לכללי שמירה על הפרטיות וחסיון המידע. כלומר, אם המעסיק עדיין מנהל את תיק העובד באופן ידני (בניירת), כל המידע החסוי, צריך להישמר בנפרד ובאופן מאובטח, כך שלא יגיע לידי מי שאינו מורשה להיחשף למידע.
ארגון המעסיק עובדים ברחבי העולם, צריך לזכור שלכל מדינה יכולה להיות מדיניות אחרת בנושא, ולהבטיח עמידה בדרישות המדיניות המקומית.
6. מה הדרך המומלצת לנהל תיק עובד?
התשובה כיום ברורה. תם עידן הניירת וחייבים לעבור למתכונת של תיק עובד ממחושב, ולא רק בכדי להימנע מניירת מצהיבה. תיק עובד ממחושב חוסך משאבים ומאפשר תיעוד ועדכון בנושאים רבים לאורך מחזור חיי העובד בארגון, כאשר כל המידע מרוכז ומאפשר לקבל תמונה מקיפה אודות העובד.
יתרה מכך, התיק הדיגיטלי מתזכר את מחלקת משאבי אנוש בנושאים שונים, כגון התראות על רישיונות רכב או הסמכות שתוקפן עומד לפוג, מציף אירועים כגון ימי הולדת, הבטחות שניתנו לעובד כגון מועד קיום דיון שכר, הבטחה לפתיחת קרן השתלמות וכד'.
בנוסף, המערכת מאפשרת שליפת מידע באופן מידי. למשל, מגיע לחברה אורח מצרפת. מי מבין העובדים דובר צרפתית ויוכל ללוות אותו בבילויים בארץ?
אבל, לא מדובר רק בנוחות. ברגע שתיקי העובדים ממחושבים, המידע הרלוונטי יכול להיות זמין גם למנהל, ללא צורך לפניה למחלקת משאבי אנוש (וחלקו אפילו לעובד, עפ"י שיקולכם) והחשוב מהכל – החומר שבו מגובה ומאובטח.
7. איך שומרים על אבטחת המידע בתיק עובד ממחושב?
בכדי שהמידע החסוי בתיק העובד יהיה מוגן, מפעילים מערכת הרשאות מוגנת בסיסמה, הקובעת למי מותר לראות את המידע ואיזה מידע מותר לכל אחד לראות.
המערכת צריכה להיות מאובטחת לחדירה מבחוץ ומבפנים.
ואז עולה השאלה מה עדיף: מערכת בהתקנה מקומית או בענן? אז במרבית המקרים דווקא מנגנוני ההגנה של מערכות בענן, מגנים טוב יותר על המידע מפני ניסיונות פריצה מבחוץ ובוודאי שמבפנים. כמובן שניתן להשתמש במערכת לניהול תיק עובד המותקנת מקומית בארגון ומגינה על המידע, אבל אז הארגון הוא האחראי הסופי על חסיון המידע.
*הערה – אין להתייחס למידע בכתבה כייעוץ משפטי.
מאת: עפר גרשון, מנהל מוצר "תיק עובד" בסינריון מערכות המתמחה במתן פתרונות תוכנה לניהול ההון האנושי בארגון.
לפנייה לכותב ofer.gershon@synerion.com
