כיצד להפוך את הפגישות לאפקטיביות

פגישות עבודה הן חשובות. אם מדובר בפגישות וירטואליות או פנים אל פנים, פגישות העבודה חיוניות על מנת שהעסק ימשיך לרוץ ולפעול חלק, כדרך לפתרון בעיות ולקידום הפרויקטים.

יחד עם זאת, אנשים רבים מכירים את תחושת התסכול כאשר הפגישות שהם צריכים להשתתף בהן הופכות עמומות ולא ממוקדות, כאשר הנושאים החשובים אינם נדונים ולא עוסקים בהם.

כיצד אם כך, להבטיח שכל פגישה תהיה פרודוקטיבית? להלן 4 דרכים:

מדוע הפגישה מתקיימת

בטרם אתם קובעים פגישה, ראשית שקלו האם הפגישה היא הכרחית ושימושית. נהג מרוצי מכוניות שתואמה לו פגישה שאל את המזמין: ""האם מטרת הפגישה להפוך את המכונית למהירה יותר? אם לא, אין לי כוונה להשתתף בפגישה". חשבו, האם אתם יכולים ליישם את העיקרון הזה בחברה שלכם. לדוגמה, אפשר אולי לוותר על פגישות שמטרתן לאסוף מידע, את המידע ניתן לשלוח באימייל ולרכז אותו לקובץ אחד, חבל לעצור את האנשים מעבודתם השוטפת לצורך איסוף נתונים.

עיתוי הפגישה

חשוב לשקול את עיתוי הפגישה – ולשבץ אותה בזמנים הנוחים של החברה. לדוגמה, פגישה של מועצת המנהלים צריכה להיות קרובה לסוף החודש ככל האפשר, כך שהנתונים יהיו שוטפים וההחלטות עשויות להשפיע יותר. באופן קבוע, שקלו שוב האם לקיים פגישות חוזרות – האם הן עדיין נחוצות? האם המשתתפים עדיין מחזיקים בדעתם? האם הם עדיין משיגות את מה שהן אמורות להשיג? אל תחששו לבטל פגישה חוזרת במקרה שאינה רלוונטית עוד, או להחליפה בפגישה חדשה עם משתתפים אחרים ומטרות שונות.

מדוע המשתתפים שם?

בחנו את רשימת המשתתפים וחשבו מדוע הפגישה הזאת חשובה עבור כל משתתף ומשתתף. לפעמים אנשים מקבלים זימון לפגישה ב- CC ובאימייל מרגישים מחויבים לבוא, אולם אם הפגישה אינה קשורה לליבת לתפקיד שלהם, זה יכול להיות עבורם בזבוז זמן.

זה יכול להיות משעמם מאוד כדי להקשיב לאנשים שמדברים על עבודה שאינך מעורב בה. וככל שיותר אנשים מעורבים, ככל שהפגישה צפויה להמשיך עוד יותר – כך זה אפילו יותר מתסכל.

ודא כי כל המשתתפים נוכחים בפגישה מסיבה חיונית, וכל אחד מהם מגיע כדי להציג או לתרום משהו רשמי. זה גורם למשתתפים להתכונן לפגישה, וגורם להם גם להרגיש מוערכים.

פגישות תכופות אך קצרות יותר

מפגשים תכופים יותר וקצרים יותר, הם לעתים קרובות פרודוקטיביים יותר מפגישות יותר ארוכות. במיוחד כאשר מנהלים צוותים גלובליים שאינם נפגשים באופן אישי או יותר צוותים זוטרים. אפשר לקיים פגישות בהן כולם עומדים על רגליהם ולכן הם ייטו פחות לרצות להאריך את הפגישה, כאשר הם עומדים על הרגליים שלהם יותר מדי זמן.

גישה זו, לעומת זאת, דורשת משמעת, במיוחד אם אנשים לא ממש עומדים אבל יושבים ליד השולחנות שלהם ועוסקים בתקשורת באינטרנט.