עובדה מעניינת היא, כי הדוא"ל הומצא בשנת 1972 על ידי Ray Tomlinson, ונעשה בו פחות ופחות שימוש עם הזמן.
אולם בעוד שהדוא"ל הוא עדיין בשימוש ומשמש מדיום עבור תקשורת עסקית, חשוב לדבר על דוא"ל ועל הדרך הנכונה להשתמש בו. קריס דאן (Kris Dunn) מ- HR Capitalist כתב לאחרונה פוסט בנושא דוא"ל
מעל ב HR Capitalist לאחרונה כתב פוסט על דוא"ל שכותרתו "להיות סרקסטי עם המנכ"ל בדוא"ל, זה רע עבור עסקים". כמה דברים חשובים מההודעה של קריס:
קשה מאוד לכתוב בנימה סרקסטית או צינית בדוא"ל. הרבה אנשים חושבים שהם טובים בזה, אבל הם לא. המסר יכול להתפרש בצורה שגויה כמרושעת. או במקרים מסוימים זה גורם לכותב להישמע לא מושכל.
אל תסתתר מאחורי הדוא"ל. אם אתה כותב הודעה שלא היית מסוגל לומר אותה באופן אישי, אל תעלה אותה על הכתב. אם הנמען של הדוא"ל שלך מחליט להתקשר אליך … היה מוכן לומר את אותה הודעה.
דברים נוספים לגבי הדוא"ל. ישנם רגעים שבהם אתה הנמען של הודעות דוא"ל בוערות וזה קריטי לך להכות בברזל בעודו חם ולספק תשובה לכל ההודעות הדחופות. כמובן, שאין נוסחה מושלמת כאשר אתה צריך להתעלם מדוא"ל וכאשר אתה צריך לענות. אבל הנה כמה דברים שכדאי לשקול:
להבין את מטרת הדוא"ל. אחרי שאתה נרגע מן ההלם של הדוא"ל הבוער, קח לך כמה רגעים לחשוב על הסיבה האמיתית לכך שהודעת הדוא"ל נשלחה. יש לקבוע אם סיבה זו היא טריוויאלית או מהווה איום ישיר לך ו/או לקריירה שלך. יש אנשים ששולחים דואר נאצה כדי להגמיש את השרירים שלהם ופשוט להרגיש חשובים ע"ח אחרים. אבל לפעמים המסר הוא כל כך לא בסדר, שיש צורך להגדיר את הרשומה ישר.
בדוק את רשימת הנמענים. אתה מבין את התרבות הארגונית, לכן הסתכל על רשימת הנמענים כדי להבין אם האנשים המפורטים הם שחקנים משמעותיים או סתם שמות שצורפו כדי לגרום לדוא"ל להיראות כאילו כל העולם מתעניין בהודעה. ישנן הודעות בהן הכותב מצרף חצי מאנשי הקשר שלו מהאאוטלוק, חלקם אפילו לא מכירים את הנמען. בסופו של דבר, כמובן, הבדיחה תהיה באמת על חשבון השולח.
חשוב לקבוע את הכוונה של התשובה. לשקול בזהירות מה אתה מנסה להשיג עם תשובה. יש אנשים שמרגישים צורך להיות צודקים. בהתאם לנושא, זה יכול להיות חשוב לומר את המילה האחרונה. מצד שני, השתיקה היא לפעמים "המילה האחרונה" הטובה ביותר שיש.
אם התשובה נחוצה, עצב תגובה מחושבת ומנוסחת היטב. נסה לישון על זה. מצא מישהו שיוכל לקרוא את תשובתך ולספק לך חוות דעת מקצועית לגביה, בטרם אתה לוחץ על כפתור שלח. תגובה מידית היא הדבר הגרוע ביותר שאתה יכול לעשות כאן.
זה מצער שבעולם הארגוני עלינו לעסוק גם בזוטות לא נעימות כאלו, לתכנן ולהכין טקטיקות למענה על דוא"ל לא סימפטי. אבל המציאות היא, שלפעמים זה הכרחי ועליך לדעת איך לעשות את זה נכון. נקיטת גישה אובייקטיבית לניתוח את המצב יכולה לתת לספק קצת הדרכה, ולעזור להקל על התסכול.
