ארגון וסדר במשרד
את מאחרת לפגישה שכמעט שכחת ממנה, אתה מחפש את הגרסה האחרונה לדוח שעליך להגיש ללקוח…. באותו הרגע אתה נשבע שאם תמצא את הדו"ח בחמש השניות הבאות, תתחיל להיות מאורגן מעכשיו ולתמיד. כמובן שכמה רגעים לאחר מכן ההחלטה נשכחת.
עד כמה חשוב להיות מאורגן בעבודה?
להיות מאורגן יכול לגרום לך לבצע טוב יותר את העבודה שלך, ולמרבה הצער, ההפך גם נכון. סקר של OfficeMax שסקר יותר מ -1,000 מבוגרים מצא כי 90% מהם מאמינים שהעומס משפיע לרעה על חייהם ועל עבודתם. להלן נתונים נוספים מהדו"ח:
77% אמרו שהעומס פוגע בפרודוקטיביות שלהם.
יותר ממחצית אמרו כי להיות בלתי מאורגנים פוגע במצב הרוח שלהם ובמוטיבציה.
שניים מתוך חמישה אמרו כי להיות בלתי מאורגן פוגע במוניטין המקצועי שלהם.
נשמע מוכר? הגיע הזמן להתארגן על עצמכם. כיצד תוכלו להיות מאורגנים במקום עבודה עמוס?
השתמשו בכללים של שלשות
בסוף כל יום עבודה, קבעו את המטלות שלכם ליום המחרת. לפני שאתם מחליטים ללכת הביתה, צרו רשימת חובות ליום הבא, ורשמו לעצמכם את שלושת המשימות החשובות ביותר ברשימה.
על ידי הכנת רשימת המטלות שלכם מראש, אתם מאפשרים לעצמכם להיות רגועים כיוון שיש לכם תכנית מסודרת ומאורגנת לעבודה. בחירת שלוש משימות בלבד מכריחה אתכם לקבוע סדר עדיפויות בעבודה ולהתמקד בנושאים החשובים ביותר.
השתחררו מדפוס המענה המהיר לדוא"ל
זה קל להיסחף למענה ותכתובות בדוא"ל עד כי לעתים קרובות אתם מזניחים את כל יתר החובות שלכם. כך, במקום לקפוץ הלוך ושוב בין דוא"ל ואפליקציות נוספות כל היום, תזמנו חלונות זמן ייעודיים מראש לבדיקת ומענה על הודעות הדוא"ל. זכרו, כי כל דבר דחוף וקריטי וודאי יגיע אליכם באמצעות הטלפון הנייד ולא בהודעת דוא"ל, לכן, הצמדו לתכנית בדיקת ומענה האימיילים אחת לכמה שעות. זו הדרך היחידה בה תוכלו להתרכז בעבודה מבלי להיות מוסחים שוב ושוב. תוכלו להגדיר ביומן דיגיטלי עם התראה בטלפון מתי הגיע הזמן להתנתק לרגע מהעבודה ולבדוק את הדוא"ל, כך שלא תרגישו שאתם מפספסים.
אם ישנם כמה לקוחות מהותיים או מנהלים שמצפים לתגובות מידיות בדוא"ל, תוכלו להתאים את הגדרות הטלפון כך, שתתקבל התראה קולית בעת שנשלחות הודעות דוא"ל מאנשים ספציפיים אלו וכך תוכלו לחזור אליהם במהירות.
קבצים, תווית וקטגוריות
כמה זמן אתה מפסיד בחיפוש חשבונית מסוימת בדואר האלקטרוני או מידע שכתבת על פתק דביק?
במקום לבזבז דקות יקרות על ביצוע משימת חיפוש והצלה עבור המסמכים שלך, השתמש בסורק או אפילו במצלמת הטלפון כדי לבצע דיגיטליזציה של מסמכים. לאחר מכן, תוכל ליצור מערכת תיוק פשוטה ע"י קטגוריות נפרדות לכל קובץ וקובץ.
לא תאמינו כמה התיקיות במכשיר הנייד יכולות להועיל לכם. אפשר אפילו להקצות תיקיה מיוחדת לשבחים ומסרי תודה שממנה ניתן לגשת ופשוט לשלוח לאנשים. אפשר לסדר את הברכות הללו לפי תאריכים מתאימים כגון: יום הולדת לעובד או לקולגה, מועד הוקרה לעובדים, ברכות לעובדים בחופשת לידה, ועוד ועוד.
תיקיות לאימיילים
את אותו מודל של תיוק מאורגן תוכלו ליישם גם במערכת האימייל שלכם. אימיילים מתיבת הדואר הנכנס ניתן להגדיר ולהעביר לתיקיות כגון: תיקיית ספקים, תיקיית מומחים עסקיים, תיקיית מידע מחקרי, תיקיית מדיניות החברה, וכד'. אפשר להקצות תיקיית 'עבודה בתהליך' עבור דברים שאתם ממתינים לתשובה לגביהם או שהם בתהליכי אישור. הדברים היחידים שחשוב לשמור בתיבת הדואר הנכנס עצמה הם דברים לעבודה באותו היום. כל היתר יכול להיות מתויק.
