מעקב ביצוע לגבי החלטות אסטרטגיות המניבות צמיחה, חייב להתבצע על ידי כימות מדדים לנתונים מספריים. אם כן, באילו מדדים חשוב להתמקד בנושאי משאבי אנוש.
במוקד המדדים החשובים למנהלי משאבי האנוש ניתן להגדיר את המדדים הקשורים ליעדי החברה ומטרותיה וליעדים העסקיים שלה הקשורים להכנסות ורווחים. מנהלים צריכים להיות עם היד על דופק כדי להיות מסוגלים למדוד את מידת היעילות של מחלקת משאבי האנוש, וכדי לדעת האם והיכן יש הכנסות ורווחים שהולכים לאיבוד.
כדי להיות מסוגלים לשמור את היד על הדופק יש כמה מדדים בתחום משאבי האנוש שחשוב לאמוד אותם:
1 שיעורי התחלופה
כמה עובדים עזבו את החברה בתוך פרק זמן נתון ברמה החודשית, הרבעונית או השנתית, כאחוז מממספר העובדים הכולל. נטישת עובדים, בפרט עובדים שנחשבים לעוגן של החברה מבחינת כשרון ורמת מיומנות, היא עניין יקר ביותר. לכן חשוב לדעת באילו מחלקות קיים שיעור הנטישה הגבוה ביותר, מול אילו מחלקות מצליחות לשמר את העובדים בצורה הטובה ביותר. בד בבד יש לבדוק מה שיעור הנטישה תחת כל מנהל, אצל אילו מנהלים קיים שיעור הנטישה הגדול ביותר ואילו מנהלים הינם מצטיינים בשיעורי שימור עובדים הגבוה ביותר.
2 קצב התחלופה בשנה הראשונה לעבודה
יש לבדוק מהו אחוז העובדים שעזבו את החברה או פוטרו בתוך חצי שנה עד שנה מיום גיוסם. שיעורים גבוהים של תחלופה במהלך השנה הראשונה לעבודה מצביעים על בעיה ואף כישלון בתהליך הגיוס והקליטה. הצורך להחליף עובד חדש כל כך יוצר הגדלה מהותית של עלויות הגיוס והקליטה. מומחים טוענים כי במהלך השנה הראשונה לעבודה, העובד הוא הרבה פחות פרודוקטיבי כאשר בד בבד הוא צריך לעבור הכשרכות שונות.
הפגיעה ברמת הפרודוקטיביות יחד עם עלויות ההכשרה והלמידה יוצרים לארגונים עלות נוספת שמוערכת בכ-45 אלף דולר.
3 משך זמן הגיוס והקליטה
יש למדוד את משך הזמן שלוקח לצוות משאבי האנוש למלא משרה פתוחה, מרגע עזיבת העובד הקודם ועד לרגע בו עובד חדש מתחיל לעבוד כממלא מקומו. חשוב לעקוב ולהשוות את משך הזמן הזה בסוגים שונים של משרות כדי להיות מסוגלים לנתח למה קשה יותר למלא תפקיד מסוים לעומת תפקיד אחר. ולהסיק מכך תובנות, כמו למשל האם ניתן ליישם את תהליך הגיוס והקליטה המהיר, גם עבור תפקידים בהם משך הזמן הזה ארוך יותר.
4 כמה הכנסות ורווחים מאבד הארגון בעת שהמשרה לא מאויישת
יש למדוד מהו היקף ההכנסות והרווחים שהולכים לאיבוד במהלך הזמן שהמשרה אינה מאויישת. זהו אחת המרכיבים בעלות הכוללת של תחלופת עובדים. מדד זה מהווה גם אינדיקטור למידת היעילות של צוות משאבי האנוש באיוש משרות פנויות.
5 עלות הגיוס והקליטה
העלות הכוללת של גיוס וקליטה של עובד חדש הינה משוכללת כחלק מעלות הגיוס, מאבדן הכנסות, עלויות הכשרה, ועלויות הקליטה. חישוב הערך הכספי המדויק של עלויות אלה, יכול לסייע למחלקת משאבי האנוש להגדיר את תקציב הגיוס, לזהות חוסר יעילות ולקחת בחשבון את עלויות הפרויקט במבט קדימה.
6 מספר המועמדים בכל הצעת משרה
יש למדוד ולתעד כמה מועמדים מיומנים ומקצועיים פנו לכל משרה פתוחה. מדד זה ממחיש את עוצמתו של מותג החברה או חולשתו ואת הביקוש למשרה בקרב המועמדים. ובד בבד הוא ממחיש גם את יעילותם של מאמצי הגיוס של המגייסים.
7 רמת הביצועים של עובדים חדשים
מדידת הביצועים של העובדים החדשים יכולה לספק תמונה מדויקת יותר לגבי הדרך שבה יש לגייס עובדים חדשים, והשיטות שיש ליישם לכל אורך תהליך הגיוס. מדידה זו גם מסייעת לזהות את היכולות, הכישורים והמיומנויות של העובדים החדשים, ולהעריך את הביצועים שלהם בהשוואה מול שאר עובדי המחלקה שבה הם שולבו.
8 הכנסה ממוצעת לעובד
סך הפדיון השנתי של הארגון מחולק במספר העובדים במשרה מלאה, מהווה את סך ההכנסות הממוצע שמייצר כל עובד. במדד זה משתמשים בדרך כלל כדי להבין מהו מצב האיתנות של החברה. ככל שהעובדים החדשים איכותיים יותר, כך ההכנסה השולית (הנוספת) שהם מייצרים צריכה להיות גבוהה יותר מזו שהיתה עד לרגע קליטתם בחברה. כלומר, המטרה בעת גסיו עובד חדש היא שהוא יתרום לחברה יותר הכנסות מאלו שתרם העובד שגויס לפניו.
היקף ההכנסה לעובד יכול גם לשמש כלי שמאפשר להשוות את מידת האפקטיביות של הארגון מול מתחריו. ארגון שרוצה להשאר תחרותי צריך לדאוג לכך שערך ההכנסה הממוצעת לעובד שלו, יהיה גבוה מזה של המתחרים.
