שינויים יכולים להיות מפחידים, גם כשמדובר בשינוי טכנולוגי כגון יישום תכנות ומערכות חדשות בעבודה. לעתים קרובות העובדים והמנהלים מודאגים מכך שכלים חדשים יהיו קשים יותר לשימוש מאשר הישנים והם חוששים כי ההתקדמות הטכנולוגיה תהפוך את עבודתם למסובכת יותר, או אפילו גרוע יותר, למיושנת.
אך חרדה לא צריכה לשלוט על ההחלטה אם להטמיע מערכות משאבי אנוש מתקדמות, בעידן בו הכל דיגיטלי, מהיר ונתון לשינויים – זה כמעט בגדר חובה.
מעבר לכך, הצעת הכשרה נכונה ותמיכה לעובדים ולמנהלים בעת הטמעת המערכות, יקלו מאוד בתהליך הביצוע – העבודה על מערכות ממוחשבות אלו.
מחקרים שנערכו בארה"ב הראו כי 70% מהטמעת יישומי תכנה חדשים בארגונים, נכשלים. אין שום סיבה שהארגון שלכם יהיה בין אותם ארגונים שנכשלו, ולכן חשוב להתגבר על האתגרים הגדולים ביישום מערכות תכנה מתקדמות.
מהם אותם אתגרים ביישום מערכות משאבי אנוש מתקדמות?
פעמים רבות האתגר הוא להגדיר את המעורבות העתידית של מחלקת משאבי אנוש בתפקידים מסוימים בארגון ולכן יש קושי בהגדרת תחומי האחריות העתידיים של משאבי אנוש, לצורך הגדרת היישום.
הצורך בהתאמה אישית של יישום לארגון מסוים, מצריך זמן נוסף והוצאות.
פעמים רבות, יש קושי בפתיחת הקבצים ובהפקת דו"חות והבנתם.
הצוות הפנימי של מחלקת משאבי אנוש לעתים חסר ידע וניסיון בטכנולוגיית HCM Human Capital) Management).
הדרך הטובה ביותר לנהל את הטמעת הטכנולוגיה החדשה, היא להסביר לעובדים למה הם צריכים לצפות מהטכנולוגיה ומה שהיא תאפשר עבורם, כדי להפחית את מידת החרדה.
ביום הראשון של פרישת הטכנולוגיה החדשה, חשוב להיות מוכנים לענות על שאלות שהצוות עשוי לשאול, כגון "האם אקבל מספיק זמן הכשרה ותרגול על המערכת? כמה זמן ייקח עד שהיא תתחיל לפעול? וכן הלאה.
ארגונים צריכים לשקול כיצד העובדים יושפעו מטכנולוגיה חדשה, כמה זמן ייקח להם לאמץ אותה, ולהבין, שזה עשוי לגרוע מכמה ימי עבודה שלהם.
חשוב לזכור, כי ההיסוס של העובדים לאמץ מערכות חדשות עשוי להתבסס על ניסיון קודם. עבודת משאבי אנוש כיום מורכבת ממערכות שונות, מתהליכי משאבי אנוש מורכבים, מיישומים עצמאיים, דוחות שאינם תמיד תואמים למציאות, פתרונות ישנים שכבר אינם רלוונטיים וחוסר ארגון, ולעתים העובדים סקפטיים לגבי האפשרות של מערכת חדשה להביא את הפתרון לכל אלו.
העובדים צריכים להרגיש שהמטרה של הארגון היא להקל עליהם וכי הם חלק מהעניין של הטמעת המערכת החדשה – היא נועדה עבורם ולא "נופלת עליהם מהשמיים". גם אם תטמיעו את הטכנולוגיה החדשה והחכמה ביותר, אם העובדים לא יפעילו אותה, היא לא תעבוד. זה מסר חשוב שמומלץ להעביר לעובדים.
הקבלה של העובדים היא גורם לכל פרויקט חשוב, אם המעסיק מתקין תוכנה חדשה לתכנון משאבים ארגוניים או מערכת ניהול משאבי אנוש חדשה , אם מתבצע מעבר לענן, או מיקור חוץ.
חשוב גם להיות כנים עם העובדים לגבי ההשלכות, במיוחד אם הטכנולוגיה תהפוך את העבודה של עובד למיותרת או מיושנת – אל תסתירו זאת ממנו. ניתן למצוא לו תפקיד נוסף בחברה בדרך כלל.
