במרבית הפעמים כל מה שאנחנו למדים על ניהול זמן הוא בזבוז זמן, כיוון שזה פשוט לא עובד. לפני שמתחילים לנהל את הזמן בצורה נכונה, צריך להבין מה הוא בעצם זמן, ממתי הוא מתחיל ומה יש לנהל בו בעצם. במילים פשוטות: הזמן הוא כאשר דברים קורים.
ישנם שני סוגים של זמן: 'זמן שעון' – 60 שניות בדקה, 60 דקות בשעה, 24 שעות ביממה ו 365 ימים בשנה. הזמן הזה הוא מדויק לחלוטין. הזמן השני הוא 'זמן אמת' – כאשר כאן הזמן הוא יחסי בהתאם למה שאתה עושה. שעתיים בתור לביטוח לאומי יכולים להרגיש כמו שנתיים וכשאנחנו צופים בסרט מרתק ואיננו מצליחים להתנתק מהמסך, בסיומו דומה כי חלפו רק מספר דקות.
אז איזה זמן מתאר את העולם שבו אתם באמת חיים, זמן אמת או זמן השעון?!
הסיבה שגאדג'טים ומערכות ניהול זמן לרב לא עובדים היא, כי מערכות אלו נועדו לנהל את זמן השעון. זמן השעון אינו רלוונטי בניהול זמן. אנחנו חיים בזמן אמת, עולם שבו הזמן טס כאשר אנחנו נהנים ולא זז כשאנחנו משועממים.
החדשות הטובות הן כי זמן אמת הוא נפשי ואנחנו יוצרים אותו, וכל דבר שאנחנו יוצרים – אנחנו יכולים לנהל. זה מסיר כל הגבלה עצמית ותירוצים של "אין מספיק זמן" או "היום זה לא הזמן המתאים" כדי להתחיל עסק או לנהל את העבודה הנוכחית שלך כראוי.
להלן 3 טיפים לניהול הזמן בהצלחה:
הקצאת זמן נכונה
לכל פעילות או שיחה חשובות להצלחתך יש להקצות זמן. רשימות המטלות נעשית ארוכה יותר ויותר עד לנקודה שבה הן אינן ניתנות לביצוע. לכן חשוב ליצור בלוקים של זמן למחשבות, לשיחות ולפעולות בעדיפות גבוהה. תזמנו מתי הם יתחילו ומתי יסתיימו. יש משמעות גם לסיום כדי לשמור על אורך הפגישות הללו.
תכננו להשקיע לפחות 50% מזמנכם במחשבות, בפעילויות ובשיחות שמייצרות את רוב התוצאות שלכם.
שיפור ביצועים
קחו 5 דקות לפני כל שיחה ומשימה כדי להחליט מה התוצאה שאתם רוצים להשיג. זה יעזור לכם לדעת איך ההצלחה נראית לפני שהפעילות מתחילה. קחו גם 5 דקות לאחר כל שיחה ופעילות כדי לקבוע אם התוצאה הרצויה שלכם הושגה. אם לא, מה היה חסר? חשבו כיצד תשלימו את החסר בשיחה או בפעילות הבאה שלכם.
טיפול בהסחות דעת
אל תתפתו לענות לכל טלפון ולהגיב לכל מייל והודעת סמס באותה הרגע בה התקבלו. אם אתם עסוקים בפעולה חשובה (אפילו של חשיבה), הדבר יסיח את דעתכם ויקשה עליכם לחזור למקום בו הייתם בצורה אפקטיבית.. נסו להשתיק את ההודעות המידיות ואל תתנו לאנשים את תשומת הלב המידית שלכם, אלא אם כן זה חיוני ביותר לעבודה הדחופה. תזמנו חזרה לשיחות והודעות בזמנים שנוחים לכן ואינם מפריעים את עבודתכם השוטפת.
