הכלים הטכנולוגיים הכוללים תוכנות לשימוש משרדי וביתי, מציעים שימושים פנטסטיים לניהול זמן ועבודה. במחלקת משאבי אנוש במיוחד, בה הכל פועל מהר ומתקתק בקצב שיא, ישנם כלים שיכולים לשפר פלאים את העבודה שלכם.
להלן 5 כלים טכנולוגיים מצוינים למשאבי אנוש:
פנקס רשימות
פנקס רשימות (Notepad), כלי פשוט של ווינדוס, אך מאוד שימושי עבור מגייסים. פנקס הרשימות מאפשר לכם לכתוב טקסט טהור, לא מעוצב ובמיוחד מצוין עבור מחרוזות בוליאניות לחיפושים בגוגל, וכן העתקת טקסטים לאתרי אינטרנט, שברובם לא עובדים טוב עם טקסט מעוצב.
בדיקת איות
בדיקת האיות (Spell Check) חשובה מאין כמוה. במיוחד בעידן הגלובלי בו חברות מגייסות לסניפים בכל רחבי העולם, התקשורת נעשית פעמים רבות בשפה האנגלית, כנ"ל התקשורת הכתובה. למרות שרובינו בקיאים באנגלית, כשכותבים לגורמים שאנגלית היא שפת האם שלהם, חשוב להתבטא ולכתוב בצורה רהוטה. גם אם אתם בטוחים בנוסח שכתבתם, אין רע בבדיקה מהירה חוזרת באמצעות ה- Spell Check. הרושם הראשוני קובע ללא ספק, ויש לכם מחויבות מקצועיות לאיית ולבדוק כל מה שאתם כותבים. כל שנדרש הוא 10 שניות נוספות להעברת בדיקת איות על הקובץ, ניתן לבצע זאת בוורד וכן בשירותים מקוונים חינמיים כגון: Grammerly, לבדיקת איות ודקדוק. Grammarly הוא תוסף לדפדפן האינטרנט, שעוזר לכם לבדוק שגיאות בחינם ב- Gmail, בפייסבוק, ב- LinkedIn, בוורדפרס ועוד. כל שעליכם לעשות לאחר התקנת התוסף הוא, לרחף עם סמן העכבר מעל מילה שתרצו לבדוק ו- Grammarly יגיד לכם את הדרך הטובה ביותר לתקן אותה.
תזמון דוא"ל
תזמון דואר אלקטרוני (Email Scheduling) הוא כלי נהדר לשימוש, כיוון שהעיתוי של מייל שאתם שולחים למועמד, חשוב לא פחות מההודעה והניסוח שלה. מגייסים רבים שולחים מיילים למועמדים בשעות שהן בעלות שיעורי תגובה נמוכים, כגון שעות היום כשהמועמדים (העובדים) נמצאים במשרד ופחות נענים לקרוא מיילים דיסקרטיים בנושא הצעות עבודה. המייל שלכם עשוי להיבלע בין עשרות או מאות מיילים, כך שהמועמדים יכולים לפספס אותו. תזמון המייל לשעות הערב, לארח שעות העבודה, יכול להיות מאוד אפקטיבי למועמדים שיבחינו בו, ומעבר לכך, יוכלו להשיב עליו באותו רגע כדי שלא ישכחו.
מחקרים מראים כי למיילים שנשלחים בסופי השבוע, יש 11% יותר סיכוי להיקרא מאשר אלו שנשלחים בימי חול. גם מועמדים דתיים ושומרי מסורת, יכולים להתייחס למיילים שלכם במוצ"ש. אין זה משנה באיזו תוכנת דוא"ל אתם משתמשים, לכל תוכנה יש אפשרות לתזמון מיילים ורצוי להשתמש בכך.
Google Drive
גוגל מציעה לך GB15 של אחסון חינם בענן. האחסון מספק לכם גיבוי אוטומטי של כל הקבצים שלכם ואפשרות לגשת אליהם מכל מקום, דרך הסמארטפון, הטאבלט או המחשב הנייד. זו אפשרות חיונית לאנשים שעובדים גם מבחוץ, או שנמצאים בפגישות רבות מחוץ למשרד. אחסון קבצים ב- Google Drive יאפשר לכם לקרוא קורות חיים ממועמדים, בשעות שנוח לכם ומכל מקום בו אתם נמצאים. תוכלו גם לשתף קבצים גדולים עם אנשים נוספים, כגון תמונות שאין לכם אפשרות לשלוח באימייל בשל גודלן.
יומן פגישות דיגיטלי
יומני הפגישות הדיגיטליים Outlook Calendar/ Google Calendar מספקים עבורכם אפשרויות מגוונות בתחום תיאומי הפגישות. בשני הכלים יש כמעט את אותן אפשרויות. אתם יכולים לקבוע פגישה, או לזמן מועמד לראיון עבודה דרך ה- Google Calendar או ה- Outlook Calendar ולהוציא זימון למייל שלו, דרך הפגישה. המועמד יקבל הזמנה לפגישה ישירות למייל שלו, שכוללת את נושא ותוכן הפגישה, התאריך, השעה שנקבעה, הכתובת, והטלפונים שלכם (במידה ותוסיפו).
כשהוא ילחץ "כן" הפגישה תיכנס ליומן שלו באופן אוטומטי (כמובן במידה והוא משתמש באחת התוכנות הללו). הוא יוכל גם לבקש התראה לפני הפגישה, לפי מספר השעות/הדקות שיבחר. יתרון נוסף בקביעת פגישה ביומן דיגיטלי הוא, שאם תשנו את מועד הפגישה, המוזמנים לפגישה יקבלו הודעה למייל על שינוי המועד, והמועד החדש ישתנה להם ביומן באופן אוטומטי.
