הטכנולוגיה והכלים הדיגיטליים שעומדים כיום לרשות הארגונים מאפשרים לשנות לבלי היכר תהליכי ניהול בחברות. בד בבד, יכולה המהפיכה הדיגיטלית לשפר לאין ערוך לא רק את כלי הניהול אלא אף את יכולת התחרותיות והבידול של הארגונים.
1. הודעות בווידאו לעובדים:
אם בעבר תפסו הדואר האלקטרוני הכתוב ומצגות הפאואר-פוינט את מקומם של תזכירי החברה, הרי שכעת הם מפנים את מקומם לשידור הודעות וידאו שנשלחות לעובדים על ידי מנהלים בכירים.
במקום הודעת האימייל הכתובה הקרה (או מצגת הפאואר-פוינט הרשמית שנשלחה לעובדים באימייל), מקליטים יותר ויותר מנהלים בחברות הגדולות בארה"ב הודעות וידאו המגיעות אל העובדים, בין אם בשידור חי בסטרימינג וידאו, או בהודעה שהוקלטה מראש.
ההודעות הנשלחות בסטרימינג וידאו מאפשרות לנהל דיון ישיר בין העובדים למנהלים בכל הדרגות, עד דרג המנכ"ל. הדיון כולל הצגת שאלות והעלאת בעיות ואתגרים מצד העובדים, הכול באונליין.
אשר להודעות שהוקלטו מראש, אלה אמנם מתוסרטות, אבל מנהלים מעידים כי גם הן מאפשרות לשדר רגשות טוב יותר מאשר הודעת אימייל רשמית וקרה. שיטה זו מאפשרת לשדר לעובדים תחושה שההנהלה מתעניינת בכנות במה שיש להם להגיד, ולכן מעודדת אותם להעלות נושאים שחשובים להם. יתר על כן, שיטה זו מעודדת את העובדים להשתתף במפגשי הנהלה-עובדים.
מנהלים בחברות גדולות בארה"ב מאמינים שהווידאו מאפשר להם להיות פחות פורמליים ומרוחקים, ולכן מעודד את העובדים להעלות לדיון בעיות שזקוקות לפתרון. יש מנהלים המאמינים, כי נטישת התהליכים המיושנים מאפשרת לחברה להתייצב בחזית החידושים הדיגיטליים.
2. יצירת קבוצה פרטית בפייסבוק לארגון:
כמעט כל חברה מתחזקת כיום עמוד פייסבוק. אלא שבדרך כלל משמש עמוד הפייסבוק בעיקר לצרכי שיווק כלפי חוץ. כלומר מול גורמים שמחוץ לחברה (לקוחות, ספקים שותפים). בנוסף, בארגונים רבים יש קבוצות ווטסאפ המיועדות לעובדי הארגון. אלא שקבוצות הווטסאפ נועדו בעיקר להודעות קצרות. לא ניתן לכתוב בהן טקסטים ארוכים.
לעומת זאת, קבוצה פרטית בפייסבוק, המיועדת רק לעובדי הארגון, מאפשרת לקיים דיונים מפורטים בין העובדים בכל הדרגים והמחלקות, בכל הנוגע לבעיות ואתגרים שעובדים מתמודדים איתם. הדיונים יכולים להתקיים בזמן אמת או על פני זמן. והם יכולים להתקיים בווידאו או בפוסטים כתובים.
קבוצה סגורה כזאת מאפשרת לשתף מידע בין מחלקות ולהחליף דעות. המידע הנצבר בכל אחת מהמחלקות הוא בעל ערך רב, ויכול לשמש לקידומן ושיפור ביצועיהן של מחלקות אחרות. עובדים השייכים למחלקה מסויימת, לא תמיד חשופים למידע שנצבר במחלקה אחרת, בין אם המחלקה האחרת פועלת מעבר לים (במקרים של חברות בינלאומיות), ובין אם כולם נמצאים באותו בניין.
לדוגמה, אם מחלקת השיווק גילתה שהלקוחות בשוק מסויים זקוקים למוצר ספציפי שלא קיים עדיין בשוק, והן מבקשות ממחלקת הפיתוח לפתח מוצר שכזה, מחלקת הפיתוח יכולה לשתף בקבוצה הפנימית אילו עוד תכונות ניתן להוסיף למוצר (תכונות שהלקוח כלל לא מודע לקיומן).
אנשי השיווק יכולים ליידע את הלקוח ולבדוק איתו אם הוא מעוניין בתכונות נוספות אלה. כלומר ניתן ליצור דיון באמצעות קבוצת הפייסבוק, במהלך הימים בהם נפגשים אנשי השיווק עם הלקוח. סוג כזה של דיון מקצר מאוד את משך ההגעה של מוצרים חדשים לשוק.
דוגמה אחרת היא שיתוף מצד אנשי מכירות לגבי מוצר שלא נמכר היטב בשוק מסויים. אנשי מכירות של הארגון, שפועלים בשוק אחר, יכולים להודיע בתגובה, כי בשוק שבו הם פועלים, דווקא יש ביקוש גדול למוצר הספציפי. מידע כזה יאפשר לייעל את מכירות המוצר ולהתמקד באיזורי הביקוש.
לחלופין, אנשי מכירות שפועלים בשווקים שונים יכולים לתת טיפים זה לזה לגבי שיטות מכירה יעילות יותר, או לגבי שיטות שהם פיתחו, ושעבדו היטב בשוק שאליו הם מכוונים. דוגמה שלישית היא שיתוף בנוגע למידע שעובדים למדו בהדרכות ויכול לשמש עובדים אחרים שלא עברו את אותן הדרכות.
3. בלוג חברה מקצועי:
בארה"ב הולכת וצוברת תאוצה שיטת הבלוגים של חברות לצרכי שיווק. בד בבד רואים יותר ויותר חברות שמקדישות מדור קריירה בבלוג, שעוסק בגיוס עובדים. ויש חברות שאף מקימות בלוג נפרד לצרכי הגיוס. אל שני אלה מצטרף סוג נוסף של בלוגים: בלוג מקצועי לצרכים פנימיים של החברה ושחשוף אך ורק לעיניהם של עובדי החברה. גם כאן מדובר בשיתוף מידע והחלפת דעות, אבל מסוג אחר, בשיטה אחרת ועל פני פרקי זמן ארוכים יותר. זהו מעין "מוצר משלים" לקבוצת הפייסבוק הפנימית.
ככל שעובדי החברה ידעו יותר על המוצרים והטכנולוגיות שמפתחת החברה, כך תגבר יכולתם לתרום לקידומו, התפתחותו ושגשוגו של הארגון. בלוג מקצועי כזה צריך להיות מקום שבו העובדים יכולים לכתוב מאמרים מקצועיים (מפורטים) על המוצרים והטכנולוגיות שפותחו במחלקות שלהם, על שוקי היעד שהחברה פונה אליהם, כולל יתרונותיהם (של שווקים אלה), חסרונותיהם והמגמות השולטות והעתידות לשלוט בהם, וכו.
יתרה מכך, בלוג כזה צריך לאפשר לכל עובד לשתף עובדים אחרים באופן חופשי וללא חשש, כל מידע לגבי המכשולים והמהמורות שהוא וצוותו נתקלים בהם, מה מעכב אותם, או להיפך – מה מאפשר להם להתקדם מהר יותר, וכד'.
מטרתו של בלוג כזה היא לשתף מידע מקצועי בין עובדים מכל קצוות החברה, בין אם הם נמצאים באותו בניין, או בסניפים רבים, בהם סניפים הפרוסים במגוון מדינות ויבשות. בד בבד יכול בלוג מסוג זה לשמש פלטפורמה לעובדים צעירים המחפשים מנטורים בחברה.
יש לאפשר לעובדים מכל הדרגים לשתף ביקורת ותובנות על החלטות שהתקבלו בחברה (גם אם מדובר בביקורת על החלטות של ההנהלה), על שיטות השיווק והמכירה, ועל שיטות הפיתוח ומהירות התקדמותו.
כמו כן יש לאפשר להם להציע דרכים יעילות יותר לפתרון, כמו גם רעיונות לשיפור מכל הסוגים, ולשקול ברצינות את דעותיהם. אותו דבר אמור לגבי תהליכים שנהוגים בחברה. הרעיון הוא ליצור דיון פתוח, אמיתי וכן, באופן חופשי וללא חשש.
שיתוף פעולה מצד ההנהלה בבלוג כזה, מאפשר לעובדים מכל הדרגות, להרגיש חופשיים להעלות בעיות בוערות לדיון, מספק במה לשאלות שמועלות על ידם, מאפשר להם לקבל תשובות ומספק להם תחושת שייכות לחברה. כל אלה מגבירים במידה ניכרת את המוטיבציה של כל עובד להגדיל את תרומתו לחברה.
כדי להשיג את מטרות הבלוג וקבוצת הפייסבוק, יש להטמיע תרבות ארגונית שמדרבנת השתתפות בדיונים מסוג זה. הטמעה כזאת עשויה להוות אתגר בחברות הפרוסות על פני סניפים רבים, בפרט אם הסניפים פרוסים במדינות רבות. בשורה התחתונה, כל עוד הדיונים שמועלים בבלוג נכתבים ללא חשש, הם יאפשרו לחברה להשתפר, לזנק קדימה ולקבל יתרון משמעותי על פני המתחרים.
