טיפים לתקשורת מצוינת

תקשורת איכותית מאפשרת ליצור מערכות יחסים טובות יותר ולשמר אותן לאורך זמן, היא פותחת דלתות ומפחיתה אי הבנות שעשויות לפגוע בהצלחה.

להלן כמה טיפים לביסוס תקשורת טובה ואפקטיבית:

בניית מערכת היחסים

אדם שיודע לתקשר היטב, אינו חושש להיות זה שיוזם את מערכת היחסים וזה שעושה את הצעד הראשון. כשאתה פוגש קולגה במשרד ואתה מברך אותו בברכת בוקר טוב, שואל לשלומו ומתעניין בו, אתה בונה את מערכת היחסים הזו. כנ"ל לגביי פניה למנהל או ללקוח. ההתעניינות בשלומם והשיחה הקטנה שאתה מנחה בטרם מתחילים לדבר על ענייני העבודה, הן אלו שעושות את ההבדל בין תקשורת איכותית ומערכת יחסים לבין שיחה אינפורמטיבית שאין לה ערך מוסף מלבד העברת המידע הנקודתי. בניית הקשר הראשון לתקשורת מוצלחת מביאה לתקשורת מוצלחת יותר בהמשך. חשוב להמשיך ולתחזק את הקשר בכל האינטראקציות ולאורך הזמן ולא רק בתחילת ההיכרות.

לדעת על מה אתה מדבר

שיחה איכותית מייצרת ערך לכל הצדדים, ומבטיחה בהמשך תקשורת מפרה גם בהמשך. לכן חשוב שתדע על מה אתה מדבר ולא "שתזרום" עם השיחה המקצועית מבלי הכנה מראש ומבלי רקע בנושא השיחה. בשיחת ועדיה לדוגמה, בה כל אחד מהמשתתפים תורם את הידע והתובנות שלו לנושא המדובר, חשוב להתכונן מראש, ללמוד את הנושא ולדעת על מה אתה הולך לדבר. חשוב כמובן גם להבין על מה האחרים מדברים, כיוון שמצופה ממך להתייחס לכך.
על מנת להביא ערך לשיחות, עליך להיות בקיא בנושא השיחה, להתכונן לה מראש וללמוד היטב את החומר.

להקשיב יותר מאשר לדבר

אנשים שלוקחים את מרבית הזמן לעצמם בפגישות ובשיחות, מדברים ומדברים ולא נותנים לאחרים להשתתף בשיחה, נכשלים בנושא התקשורת כישלון מובהק. תקשורת טובה משמעה להקשיב יותר מאשר לדבר, להאזין ליתר האנשים ולתת להם מקום להתבטא. כמובן לאפשר להם לשאול שאלות ולהשיב עליהן בצורה מקצועית וטובה ככל האפשר.
כאשר אתה מרשה לעצמך להקשיב, לעיתים קרובות אתה שומע מה לא נאמר. אתה יכול לקרוא בין השורות כדי להבין את ההקשר כולו ובכך אתה משיג את האמון ותחושת הקרבה של האדם האחר.

להבין את הנאמר

כאשר קולגה שלך מדבר, עליך לוודא כי אתה מבין אותו היטב. אחת הדרכים להבטיח זאת היא לבצע שיקוף של הנאמר, ע"י חזרה של הדברים מנקודת המבט שלך. לדוגמה, תוכל להגיד "אם אני מבין נכון, אתה בעצם אומר ש.. (כאן אתה חוזר על מה שהוא אמר). אם הוא מאשר כי הבנת נכון, תוכלו להמשיך בשיחה. שיקוף הוא כלי מצוין בהקשבה פעילה, ומלבד תחושת ההערכה והכבוד לאדם המדבר, היא גם מבטיחה כי תבין היטב את מה שהוא אמר ותוכל להתייחס לדבריו בהתאם.

חוק 24 השעות

כאשר אתה מתכוון להגיד דבר קריטי כלשהו, להעלות נושא שנוי במחלוקת או להאשים מישהו שהכעיס אותך, על פי חוק 24 השעות בתקשורת, עליך להמתין יממה בטרם אתה "מנחית" את הדברים הקשים. במשך 24 השעות הללו, תוכל לנתח את הדברים ולהבהיר אותם לעצמך, לעבד אותם, להחליט האם עדיין יש להם מקום להיאמר, ובמדיה כן – לחשוב כיצד לנסח אותם בצורה אסרטיבית שאינה פוגעת. דברים קשים לא צריכים להיאמר מייד, להפך – התקשורת שלך תהיה חזקה ואיכותית יותר, אם הדברים ישבו אצלך בראש זמן מה בטרם הם נאמרים.