להלן 8 טיפים שיעזרו לכם לנהל היטב את השיחות הנעימות פחות עם העובדים שלכם:
אל תתמהמהו
מובן, שרבים מאיתנו נוטים לדחות עימותים לא נעימים. אבל בזמן שאתם דוחים את העימות עם העובד, הוא עשוי לנצל את ההתמהמהות שלכם, בעת שהוא יודע שהשיחה הזו עתידה לבוא. היו מקרים בהם עובדים נצלו את השהיית השיחה הצפויה, לצורך התייעצות משפטית וניסיון לזכות
כאשר מצבים כאלה מתרחשים, הם מציבים אותך ואת החברה במצב רגיש. לכן כאשר ממילא גם אתה וגם העובד מודעים לכך שהשיחה הזו צריכה להתקיים, מאוד לא רצוי לדחות אותה.
סמול טוק
אם כבר הגעתם לשיחה עם העובד, היו ישירים והתמקדו. אין טעם לפטפוטי סרק ושיחות אגביות ליצירת אווירה. אתם עומדים להנחית עליו מידע לא נעים, באשר להתרשמותכם השלילית מהביצועים שלו, שיחות סרק מקדימות רק יצרו אווירה מלחיצה עוד יותר. השיחה צריכה להיעשות בצורה מכובדת וקונקרטית. ככל שתהיו רציניים ומכובדים יותר בשיחה, כך העובד יבין את חשיבות ורצינות כוונותיכם.
מסמך כתוב
רצוי להכין מסמך כתוב בטרם השיחה, בו יפורטו הכשלים בביצועים השוטפים שלו וההתרשמות שלכם ממנו באופן כללי. תיעוד השיחה במסמך, חשובה מאין כמוה. ראשית היא תסייע לכם להתמקד בנושאים הכתובים במהלך השיחה ולא להתפזר או לשכוח את חלקם. שנית, היא תספק לעובד מידע כתוב על הנקודות החלשות שלו אותן עליו לשפר, כך שגם הוא יחזיק בתזכורת כתובה לגביי אותן נקודות. הצד השלישי מתייחס לצד המשפטי. שיחה מתעודת ורשומה, מהווה סוג נוסף של גיבוי עבורכם, במידה ובסופו של דבר תצטרכו להיפרד מאותו עובד בחברה.
דוגמאות
עובד שנוכח בשיחה קשה המעלה בפניו תוכחות, בדרך כלל יהיה עסוק בהתגוננות יותר מאשר בהקשבה והבנה. ככל שתספקו לעובד דוגמאות למקרים בהם הביצועים שלו כשלו, ואפילו גרמו נזק כלשהו לחברה, עכבו פרויקטים, הבריחו לקוחות, וכד', כך הוא יוכל להיזכר ולהבין בדיוק במה מדובר. אז גם יהיו לו פחות "תירוצים", מאשר במקרים בהם יעלו תואנות אקראיות כנגדו.
הסירו אלמנטים רגשיים
הימנעו ככל האפשר מלערב אלמנטים רגשיים בשיחה, לפחות מהצד שלכם. משפטים כגון: "לא אכפת לך מהעבודה", או "אתה פוגע באנשים סביבך", הינם מיותרים ועלולים לגרור ויכוחים וכעס מהצד השני. הציגו את הביצועים הכושלים של אותו עובד באמצעות עובדות ודוגמאות בלבד. אין מקום ליצירת רגשות אשמה, לכעס ולהאשמות.
כאשר עובדים נכשל ביחס לציפיות ביצועים, המעסיק עלול להתאכזב או אפילו כועס. אולי כדאי לומר, "לא אכפת לך" או "אתה לא מנסה." זהו לא נבון, מסיבות מרובות.
הימנעו מלחפש סיבות
טעות קריטית של מנהלים היא לנסות להבין את המניעים האישיים לכך שהעובד נכשל במשימותיו או תפקד בצורה לקויה. זוהי טעות מכמה וכמה סיבות. ראשית, ככל שתיתן לעובד פתח לתירוצים וסיבות לכישלונות שלו, כך גדל הסיכוי שהוא ישתמש בסיבות כתירוצים. מעבר לכך, גם אם אין כל סיבה אישית או משפחתית לתפקודו הלקוי, הוא כנראה ינסה להמציא סיבה כזו שתעורר אצלך רגשות ותקשה עליך להישאר קורקטי.
לו היתה סיבה כגון בעיה משפחתית או אישית לכך שהתפקוד שלו בעבודה ירד משמעותית, היה עליו לדווח על כך מראש, לבקש חופשה מהעבודה עד שהמצב יחלוף או לפחות לצמצם את שעות העבודה שלו. כאשר עובד נוכח בעבודה מידיי יום ואינו מדווח על מצוקה כלשהי, מצופה ממנו לבצע את העבודה בצורה הטובה ביותר.
היו קשובים
גם אם הסיבות והתירוצים לעבודתו הגרועה של העובד אינם רלוונטיים לשיחה, עליך לגלות עניין ולהקשיב להם. אם העובד מנדב בעצמו מידע באשר לקשיים שלו או לתקופה קשה שעבר שהשפיעה על תפקודו בעבודה, חשוב שתהיה אמפתי ומבין. עם זאת, אל לך לוותר על "הקריאה לסדר". אתה יכול לנסות ולהציע עזרה לעובד על מנת שיוכל לתפקד בצורה טובה יותר בעבודה, או להציע לו לקחת כמה ימי חופש על מנת שיסדר את ענייניו (במידה והוא צבר ימי חופשה) אך בכל מקרה לא יתקיים מצב בו תתעלם מהתפקוד הלקוי שלו בעבודה.
הבהרות וציפיות
חשוב מאוד שבתום השיחה העובד יידע לאיזה כיוון הוא הולך. במידה ואתם מאפשרים לו להמשיך לעבוד ולנסות לשפר את ביצועיו, עליו לדעת זאת בוודאות. אם השיחה מהווה שימוע לפני פיטורין, עליו לדעת זאת מראש, עוד בטרם הוא נכנס לחדרכם. בכל מקרה לאחר השיחה איתכם, על העובד לדעת כיצד ממשיכים מכאן. אפשרו לו לשאול שאלות וציידו אותו במידע רב ככל האפשר, על מנת שלא ישארו ספקות בנוגע להמשך עבודתו.
