סוגיית השימוש באופן ספייס במקומות עבודה נדונה מכל זווית אפשרית. ידוע שדעת העובדים מוסחת בנקל בשל הרעש התמידי, הצפיפות חונקת, חוסר הפרטיות מתסכל, המיזוג מקפיא או חם מדי, קרני השמש מסנוורים את העובד שיושב מול זה שחייב קצת נוף בעיניים, הריח של העוף עם אורז של זו שיושבת שני מטר מכם ממש מוציא מהדעת, ובקיצור: אופן ספייס לא פעם גורם לירידה משמעותית בשביעות רצון העובדים, ומכאן עד לפגיעה במוטיבציה ובתפוקה הדרך קצרה.
עם זאת, לא בכדי מחליטים ארגונים רבים לתחזק את טרנד חלל העבודה המשותף. הוא מעודד עבודת צוות, יוצר תמריצים לעבודה מאומצת ולשיפור הביצועים, הוא פתרון זול בשל החיסכון הרב בשטח, מונע מעובדים להרבות בשיחות טלפון אישיות בזמן העבודה ובכלל מאפשר שליטה גבוהה יותר בעובדים, מגבש את צוות העובדים, ובנוסף לכל – הוא מאפשר בתוך זמן קצר ובמינימום הוצאות לבצע שינויים דרמטיים בעיצוב המשרד בהתאם למבנה הארגוני של החברה.
אם כך, כיצד ניתן להמשיך ליהנות מיתרונותיו המשמעותיים של האופן ספייס ובכל זאת לשמור על שביעות רצון גבוהה של העובדים? ראשית לכל, חשוב להגדיר נהלים ברורים להתנהלות נכונה באופן ספייס. דאגו להעלותם על הכתב ולהפיץ אותם בקרב העובדים מעת לעת, במידת הצורך;
1. רעש – העובדים נדרשים להימנע משיחות ארוכות באזור האופן ספייס. לצורך כך הקצו לעובדים כמה חדרים פרטיים בהם יוכלו לקיים פגישות ולנהל שיחות עבודה, ובנוסף דאגו לעובדים לפינות התאווררות.
2. ריחות – הורו לעובדים לא להכניס לאופן ספייס דברי מזון. רצוי גם לאסור על לעיסת מסטיקים..
3. תאורה ומיזוג – קבעו נוהל ברור בנוגע לפתיחת חלונות, הגפת תריסים ושינוי הטמפרטורה במזגן.
4. פרטיות – קבעו נוהל כניסה לאזור עבודה פרטי של אחד העובדים. כך, למשל, ניתן לקבוע שיש להימנע מכניסה בזמן שיחה טלפונית שמנהל העובד, ואף להקיש על גבי המחיצה לפני כל כניסה.
5. ספקו אוזניות לעובדים – אם אתם מוטרדים מהאפשרות שהמוזיקה תסיח את דעתם – ברחבי האינטרנט ישנם לא מעט שירים ומוזיקה שכל מטרתם היא להעלות את רמת הריכוז ואת ביצועי המוח. תוכלו להתיר את השימוש באוזניות לשימוש בפלייליסטים שתיצור החברה לטובת העניין.
6. דאגו למחיצות אקוסטיות – ניתן למזער את בעיית הרעש האיומה באמצעות הציוד המתאים. יש לציין כי מחקרים הראו שמחיצות גבוהות דווקא פוגעות בשביעות רצון העובדים, שמעדיפים לראות את פניהם של העובדים היושבים סביבם.
