בתי הדין לעבודה קורסים ממאות אלפי תיקים פתוחים בכל יום נתון. אבל זה לא עניינכם. כמנהלי משאבי אנוש, התפקיד שלכם הוא רק לוודא שהארגון שלכם לא יגיע לפתחו של בית הדין במסגרת תביעת עובד או חמור מכך – תביעת עובדים.
נכון, ארגונים גדולים מחזיקים עורכי דין צמודים וארגונים קטנים פונים לשירותים מקצועיים של עורכי דין מעת לעת או צורכים ייעוץ משפטי סטנדרטי על בסיס ריטיינר ונכון, מנהלי משאבי אנוש אינם עורכי דין ולא מתפקידם לייצג את הארגון בבית הדין לעבודה מול העובדים. למרות זאת, ניהול נכון של המשאב האנושי, מערכות מסודרות, תוך הקפדה על כללי אצבע, יכולים לסייע לארגון למנוע תביעות ולהיות מוכנים למצב בו עובד מחליט לנסות את מזלו בבית הדין לעבודה.
עדיין לא מאמינים שאתם יכולים לתרום לחוסנו המשפטי של הארגון? אתר משאבי אנוש Business Management Daily מציג את העקרונות הפשוטים שעושים את ההבדל המהותי.
• תיעוד כל מסמך – החל ממודעת הדרושים, דרך קורות החיים וכלל האינטראקציות עם העובד עוד מהיום בו הוא היה מועמד בתחילת דרכו. לעתים, עובדים הנקלטים במערכת אינם מצליחים להשתלב בשל חוסר תיאום ציפיות וחוסר התאמה מקצועית לתפקיד. לעתים המערכת מחליטה לוותר על עובדים מסוימים ולהשאיר עובדים אחרים (במקרה של פיטורי צמצומים, התייעלות וכיו"ב). כאן יש חשיבות מכרעת להתקשרות עם המועמד בתחילת הדרך. כאשר ארגון יכול להוכיח שהעובד אינו מתאים לחברה היות ואין לו את מלוא הדרישות שאותן הציב הארגון בתחילת הדרך, הארגון יוכל להוכיח שהפיטורים הם ענייניים.
מודעת הדרושים וקורות החיים של המועמד בתחילת הדרך יכולים לשמש כראיה לארגון במקרה של התייעלות, רה-ארגון או כל שינוי מקצועי, שבמסגרתו התפקיד הקודם כבר לא רלוונטי ולכן גם העובד כבר אינו רלוונטי. במקרים בהם העובד מפוטר בשל חוסר התאמה מקצועית, מודעת הדרושים וקורות החיים הם הראיה לכך שהעובד: 1. הציג מצגת שווא 2. לא ענה כל הדרישות מלכתחילה והארגון נתן לו "הזדמנות" אך זו לא הצליחה.
• תיעוד המידע של כלל העובדים בארגון – לארגון יש נטייה להתכנס לתהליך של דיווח ותיעוד רק כאשר מדובר בעובדים בעייתיים ורק כאשר העובדים הללו נמצאים "על הכוונת". זו תפישה בעייתית שכן הדרך הנכונה להציג תמונת מצב מלאה, שקופה ומהימנה של עובד בעייתי היא הצגת התיק האישי שלו אל מול התיקים האישיים של חבריו לצוות או עמיתים מצוותים אחרים ברחבי הארגון. כך אפשר להציג: הספקים, חוות דעת מנהלים, רישום תלונות של לקוחות, דוח היעדרויות ועוד, כאשר העובד המפוטר (זה שטוען כעת לקיפוח או להתנכלות) יוצג כמות שהוא ביחס לעובד הארגון האחרים. רק כך ניתן יהיה להצדיק פיטורים, הורדה בדרגה או אי קידום, דרך שיקולים אובייקטיבים ועניינים.
• תיעוד הצלחות, שבחים ובכלל, התייחסות לדברים הטובים – על מנת להציג מקסימום הוגנות, שקיפות ורצון כן של ארגון לשמר ולטפח עובד על מנת לתת לו את ההזדמנות המקצועית האמיתית, יש צורך בתיעוד מלא. לא רק הדברים הרעים. לא רק ההיעדרויות. לא רק שיחות הנזיפה וההזהרות. הרי כל עובד שהתקבל אליכם הוכיח את עצמו במידה זו או אחרת. כל אחד שהצליח לשרוד אצלכם לתקופה מסוימת זכה לשבחים או הצלחות גם אם הן קטנות.
הדרך להראות שהארגון העניק לאותו עובד הזדמנות אמיתית ושווה לשאר העובדים, מתוך כוונה לטפח אותו לטווח ארוך, היא דרך תיעוד אמיתי של כל מחזור חייו של העובד. זה כולל תיק אישי שבו יש ציון לשבח, הערות טובות, דגשים של מנהלים המתייחסים לסוגיות כגון: איזה ידע חסר לעובד? איך ניתן לסייע לו לפתור בעיה חברתית? במה הוא מצטיין ואיך אפשר לנצל את ההצטיינות הזו לטובת הארגון?
• נהלים נהלים נהלים – נהלים כתובים, ברורים ונגישים לכולם. מהיום הראשון בחברה ועד לשעת העזיבה, זהו המפתח העיקרי למניעת תלונות סרק של עובדים ובכלל לבעיות של חוסר הבנת המצופה, התנהגות לא הולמת ותחושה כללית שהעניינים "יוצאים משליטה". ברגע שיש נהלים ברורים, המתייחסים או לא מתייחסים (גם לזה יש משמעות) למכלול נושאים החל מנוכחות, הגעה בזמן, דיווח, הספק, איכות וכל נושא אחר (בתחומים קשים ורכים), ניתן לסמן עובדים על פי קטגוריות ולדרג אותם על פי אבני בוחן כאשר הכללים ברורים לכולם. כך יוצרים כללי משחק ברורים וזה מה שהופך את ההתנהלות שלכם להגיונית ומידתית.
לדוגמה: כאשר בנהלי העבודה כתוב במפורש שאיחורים לא באים בחשבון וכי העובד מתחייב להגיע בזמן לתחילת משמרת בכל מחיר (כי יש עומס על הנציגים אחרים, כי אין מי שיענה לשיחות או יטפל בפניות בהיעדרו) וכיו"ב. אם הארגון מצליח להוכיח שהעובד איחר כמה פעמים לעומת עובדים אחרים שלא איחרו וש"איחורים לא מתקבלים" הרי שהפיטורים של אותו עובד נראים לפתע מוצדקים ומידתיים. לעומת זאת, ארגון שאין לו נוהל ברור לגבי איחורים ומחליט לפטר עובד על שניים או שלושה איחורים, עלול להיראות כמי שפועל בצורה זדונית, לא עניינית וחסרת מידתיות.
