כיצד מעצבים מרחב עבודה לחברה שצומחת במהירות? לספר בדיחות פנימיות ולהכיר כל פרצוף בבניין כשיש לכם 25 מועסקים זה דבר אחד, אך כאשר יש לכם 330 אנשים זה כבר סיפור שונה לגמרי. משמעותה של קפיצה במספר המועסקים היא בדרך כלל מעבר למשרד חדש. את התהליך הזה חוותה חברת התוכנה BlackLine מלוס אנג'לס. אילן מוכרי מ-Inc. קיבל הסבר כיצד תוכנן המרחב החדש המורכב משלוש קומות מחוברות בגרם מדרגות.
חלל מרכזי של אחת הקומות הפך לחלל ציבורי קרוב לאוכל ולקפה ועוצב כך שיתאים לתקשורת לא פורמלית. המטרה הייתה להקדיש את מרחב הזה לשיחות ספונטניות, שיחות מהסוג שפעמים רבות מוביל לרעיונות גדולים. דבר כזה צפוי לעזור לחברה לשמר את התרבות הקולגיאלית (יחסים בין עמיתים לעבודה) כאשר מספר העובדים שלה ממשיך לגדול.
התכנון נעשה לאחר קבלת משוב מהעובדים. הותיקים וחדשים יכלו לצפות בתהליכי העבודה ומנגד המעסיקים יכלו לראות כיצד הם מתרשמים מהתהליך. החברה המתכננת אף קיימה קבוצות מיקוד של עובדים. אחד מהלקחים הגדולים בתהליך היה מעין תזכורת: בעוד מרחבים חברתיים ושיתופיים חשובים לשימור התרבות בזמן של צמיחה מהירה, חשוב לא פחות להכיר בצורך במקומות שבהם המועסקים יכולים להסתגר ולעבוד לבד ובשקט.
בלי עמדות חופשיות, אך עם מרחב גמיש
אחת ההמלצות של המתכננים לשימור האינטראקציה החברתית הייתה "עמדות חופשיות", כלומר שולחנות עבודה שאינם שמורים לאף אחד ומאפשרים למועסקים לנדוד במשרד ולעבוד היכן שהם רוצים. הקונספט הזה מתאים לחברות רבות, אך הוא לא התאים ל-BlackLine, שם הגישה של העובדים היא "אתם לא יכולים לתת את שולחן העבודה שלי למי שאתם רוצים".
המתכננים ראו שבמחלקת השיווק יש הרבה חומרים לתצוגה, שיתוף ודיבור בין עמדות העבודה. אנשי השיווק שיתפו פעולה עם העיצוב החדש וניצלו אותו כדי לצעוק בין העמדות ולהחליף רעיונות. מהצד השני של המתרס ניצבו המפתחים שהעדיפו חדרים שקטים וחשוכים יותר וגם כאלה הרחוקים מהדרך הראשית בקומה שלהם.
נוסף על כך היה חשוב לספק למועסקים מרחבים גמישים שבהם ניתן לעבוד לבד או בקבוצה. המרחב הפתוח באחת הקומות תוכנן כך שיש בו מספיק מקום לעבודה קבוצתית וגם פינות שקטות המאפשרות פרטיות. התכנון נועד לתת מענה הן לצורך בכיף חברתי והן בצורכי העבודה של האנשים המופנמים יותר.
ב-"Allsteel", חברה אמריקאית גדולה המייצרת ומעצבת רהיטים למשרד מאמינים כי בכל משרד צריכים להיות שישה סוגים של מרחבי עבודה:
• "אני" פתוח – מקום שבו עובדים לבד אבל אנשים יכולים לראות אותך.
• "אנחנו" פתוח – מקום שבו צוות יכול לעבוד ואנשים אחרים יכולים לראות אותו.
• "משותף" פתוח – מקום שבו הרבה צוותים יכולים לעבוד ואנשים יכולים לראות אותם.
• "אני" סגור – מקום שבו אפשר לעבוד לבד ופרטיות.
• "אנחנו" סגור – מקום שבו צוות יכול לעבוד בפרטיות.
• "משותף" סגור – מקום שבו צוותים רבים יכולים לעבוד יחד ועדיין שתהיה להם פרטיות מול אנשים אחרים במשרד.
הרעיון הוא לספק תנאים שונים שלהם זקוקים אנשים שונים בזמנים שונים. חברת BlackLine מקווה שהמרחב שהיא יצרה יענה על כל סגנונות העבודה של העובדים השונים, יעזור לשמור על התרבות הארגונית השיתופית גם לאחר הכפלת גודל החברה וכמובן – יתרום לתפוקה.
