פעם עודדו מולטיטסקינג בעסקים. הפרקטיקה נחשבה סימן לכך שהאדם חרוץ ומוכשר ומסוגל לטפל בכמה דברים בו-זמנית. אולם עולם העסקים החל להתרחק מגישה זו לטובת "צלילת עומק" לעבודה, מה שמראה מחויבות, הבנה וחדשנות. השינוי הזה, כותבת סוזן ריקר מאתר משאבי אנוש The Hiring Site, הוא חדשות טובות לפגישות אך יידרש מאמץ נוסף כדי להשיב את מלוא תשומת הלב של העובדים והמנהלים, שלעתים קרובות נמצאים בפגישות אך אינם משקיעים בהן את עצמם לעומק.
לדוגמה, סקר של CareerBuilder שעסק בשיחות ועידה הראה שהרוב (71%) אינם משתתפים בהן, 11% משתתפים בדרך כלל בשיחת ועידה אחת בשבוע, 7% משתתפים בשתיים בשבוע ו-4% משתתפים בשלוש שיחות ועידה בשבוע. כל היתר עשויים להשתתף בארבע שיחות ועידה או יותר בשבוע. העובדים המשתתפים בשיחת ועידה אחת לפחות בשבוע, נשאלו כמה תשומת לב הם מפנים לשיחה בדרך כלל. רק 29% ענו שהם מקדישים 100% מתשומת לבם. 50% אמרו שהם מקדישים 75% מתשומת לבם, 16% מפנים תשומת לב רק במשך מחצית מזמן השיחה ו-4% עושים זאת רק ברבע מהזמן או פחות מכך.
אז לאן מופנית תשומת הלב של הנוכחים בפגישה בזמן הזה? כמובן – לטלפונים החכמים שלהם ולאינטרנט, שגורמים להסחות דעת ולעתים יש עניינים אחרים שהעובדים והמנהלים שלכם מאמינים שמצריכים את תשומת הלב שלהם דווקא עכשיו. אלה שמשתתפים בשיחת ועידה אחת לפחות בשבוע דיווחו על הדברים שהם עשו במהלך שיחות ועידה:
• בדקו דוא"ל או ענו על דוא"ל בנושאים שאינם קשורים לשיחה: 54%
• עבדו על פרויקט אחר: 47%
• גלשו באינטרנט בעניין שאינו קשור לשיחה: 36%
• יצאו מהחדר: 19%
• צחקו על אנשים אחרים בשיחה כאשר הטלפון היה מושתק: 15%
• בדקו או כתבו משהו במדיה החברתית: 12%
• שיחקו במשחקים במכשיר נייד: 11%
• המציאו תרוץ לעזוב את השיחה מוקדם: 6%
• מרחו לק על הציפורניים או עסקו בטיפוח עצמי אחר: 4%
• נרדמו: 3%
• התעמלו: 2%
אז איך אפשר להילחם בהסחות דעת והפרעות אחרות ולייצר פגישות יעילות? הנה כמה רעיונות:
• לציין דברים שיש לקחת מהשיחה. על העובדים להבין מדוע הם נמצאים שם ומה הם צריכים לקבל מהפגישה כרך לגרום להם להיות מושקעים בה. הימנעו מהפחתת ערך הפגישה וציינו על אילו שאלות היא תענה ואילו בעיות היא עשויה לפתור.
• עודדו השתתפות. כאשר כולם מסביב מקשיבים ומתקשרים, סביר יותר שגם עובדים אחרים לא יתנתקו. זה עלול להיות טריקי בשיחת ועידה או כל פגישה אחרת, אבל כאשר גורמים לאנשים להשפיע על הנושא, יש למאזינים הזדמנות לתקשר עם האינפורמציה. כדאי גם לשאול מדי פעם שאלות שיעזרו ליצור הפסקות מטליות ויחלקו את הפגישה לחלקים שקל יותר להתרכז בהם ולשמור בהם על נוכחות.
• הובילו את המשתתפים אל התשובות. מכירים את המצב שבו הדובר בפגישה שואל שאלות ואיש אינו עונה? יתכן שיש עובדים שיודעים את התשובה אבל אינם חשים בטוחים מספיק כדי להשיב. הוסיפו הקשרים לשאלה או כוונו את המשתתפים אל התשובה. זה יעודד אחרים בפגישה להצטרף כי יהיה להם קל יותר לעקוב אחרי הדברים.
• דאגו שהפגישה תתקדם כל הזמן. בפגישה שמתארכת יותר מדי עובדים מתחילים להתעסק במכשירים הניידים שלהם ולדבר עם האנשים שלידם. אבל התמקדות בדברים שהעובדים צריכים לקחת מהפגישה והקפדה על פגישה קצרה יוצרים את התנאים הטובים ביותר להשתתפות פעילה של הנוכחים.
נפתחה ההרשמה לכנס מנהיגות בעידן החדשנות 2015
