מבנה ארגוני
ישנם מנהלים שעדיין מתגאים בגרף הארגוני שלהם, אותו תרשים המתאר את המבנה הארגוני של החברה. הם מציגים אותו לכל עובד חדש, משקיע או פרטנר ואפילו מפרסמים אותו בגאווה באתר החברה. מדובר על הגרף הסכמטי, שכולל מלבנים קטנים שמתחברים אחד אל השני באמצעות קווים ישרים וחיצים קטנים…. תרשים זרימה שמייצג שרשרת פיקודית, כזה שנבנה על טמפלט סטנדרטי שכל חברה שינתה בו מעט את שם המחלקה וכמובן עדכנה את שם המנהלים העומדים בראשה. גרף זה, למי שמבין את הארגון המודרני, מקומו כבר לא אתנו מזמן.
כפי שנכתב במאמר באתר משאבי האנוש Talent Culture, תרשים המבנה ההיררכי שבו המנכ"ל נותן הוראה לסמנכ"ל המורה למנהל המחלקה, שפוקד את ההוראות על מנהל המשמרת, המורה לעובדים שלו בדיוק מה לעשות ואחר כך מדווח בחזרה למנכ"ל, דרך אותם אנשים בסדר היררכי הפוך – זו תמונה לא מציאותית של ארגון ישן ומסורבל.
כולנו יודעים שבארגון המודרני שרשרת פיקודית היא לא השלד שמחזיק ומחייה את הארגון. בארגון המודרני יש השפעות מלמטה למעלה ולהיפך, לאורך ולרוחב… התקשורת המהירה בין אנשים באמצעות מיילים, צ'טים, שיחות והודעות טקסט או העברת מידע ברשת החברתית – כל אלה הפכו את תרשים העברת המידע ללא רלוונטי ולא מעניין.
הארגון המודרני הוא הרבה פחות היררכי, הרבה פחות פורמלי (אחת הראיות לכך היא שעובדים הם חברים של המנכ"ל בפייסבוק ובלינקדאין). בארגון המודרני יש יחסי גומלין בין אנשים ומחלקות, בניית צוותים ותתי צוותים לאורך ולרוחב הארגון, סיעור מוחות, שיתוף מידע, מקורות כוח והשפעה מכל מיני מקומות בלתי צפויים בארגון.
הגיע הזמן ליצור את מפת הארגון האמיתית, עם דגש על המאפיינים הייחודיים שלכם כארגון, של כל מחלקה וקבוצה, של האינטראקציה האמיתית בין גופים ואנשים
איך מכמתים את כל הנתונים, את כל ההשפעות, את העברת הידע, את התקשורת הישירה, את הלמידה והשיתוף, ובכלל – איך משקפים את כל האינטראקציות הללו באותה סכמה סטנדרטית הבנויה ממלבנים שמחברים למלבנים קטנים יותר כלפי מטה בחיצים ישרים? לא ניתן לשקף את מה שקורה בארגון באמצעות הגרף הארגוני המסורתי. תשכחו מתרשימי זרימה ותשכחו בכלל מתבניות מרובעות וסימטריות. הכי חשוב, תשכחו משלד/ מטמפלט קבוע.
מה שמייצג את הארגון שלכם מאפיין ומייחד אותו ומכתיב לאנשים (ותיקים כחדשים) איך הארגון מתנהל באמת ואיך הוא צריך להמשיך ולהתנהל, זו בעצם מפה גדולה בהרבה יותר, צבעונית, בעלת שכבות עומק, תמונות, הסברים, קישורים, סרטוני וידיאו, אנימציה, סאונד וכל מה שנכון ומאפיין אתכם.
עבודה על "מפת הארגון" המייצגת היא תהליך שונה בתכלית מעדכון או בניית גרף ארגוני. קודם כל, כפי שצוין קודם, הטמפלט הישן של תרשים זרימה – מקומו כבר לא אתנו. הבשורה הקשה השנייה היא שאין טמפלט חדש שממלא את מקומו. אין שלד ואין אפילו דוגמה לאיך נראית המפה הארגונית וזאת מאחר וכל ארגון שונה ומיוחד והשוני כאן עולה על הדמיון.
על מה צריך לחשוב כאשר מתכננים את המפה הארגונית החדשה?
– המפה הארגונית צריכה להציג את העסק – ממה הוא מתפרנס? על מה הוא מוציא כספים? באילו מחזורים הוא מתנהל? עם אלו ענפים הוא עובד (נותן שירות, מקבל שירות)? מיהם הלקוחות הישירים שלו? מיהם הלקוחות העקיפים שלו? מה מקומו במדרג הענפי בארץ או בעולם? היכן פוגשים את מוצרי או שירותי הארגון? היכן הארגון רוצה להיות בטווח השנים הקרובות ומה המסלול להגיע לשם?
– הערכים הארגוניים צריכים להיות ברורים במפה הארגונית: מהם הערכים? מה המשמעות שלהם? מדוע הם נבחרו ולא אחרים? מה התרומה של אותם ערכים לאסטרטגיה העסקית וכיצד הם משרתים את הארגון ביום יום?
הדגישו את הערכים הללו בצבעים הנכונים, בתמונות, בתיאורים…. אל תסתפקו כמה מילים (שירותיות, מצוינות ונאמנות). הגדירו, הרחיבו, הדגימו כדי שכל מי שמציץ במפה הארגונית יבין מיהו האדם שהשתלב או יכול להשתלב בארגון ומי לא, ומדוע.
– זה לא חייב להיות עמוד אחד. זה בכלל לא חייב להיות עמוד ממשי. זה יכול להיות עמוד בפורטל החברה, חוברת, פוסטר… כל פלטפורמה שנראית לכם הולמת ומאפשרת לכם לשים את הדגש על הפרמטרים החשובים.
– המפה הארגונית צריכה לתת ביטוי לכל יחידה/ מחלקה/ צוות ואפילו לצוותים מרחוק ופרילנסרים התומכים בפעילות העסקית שלה. היא צריכה לדעת למקם כל מחלקה תוך דגש על הפעילות שלה, מול מי היא עובדת, למי היא מדווחת, למי היא נותנת שירות, ממי היא מקבלת שירותים…
את התיאורים האלה אפשר לסכם בכמה מילים או משפטים, אך אפשר גם לתאר אותם באמצעות אייקונים, תמונות, סרטונים, אנימציה וכל העולה על דעתכם ומתאים כמובן לענף שבו החברה פועלת, למחלקה המדוברת ולתרבות הארגונית הייחודית לכם.
– המפה צריכה לתת ביטוי לתהליכים שונים המתקיימים בה (ייצור, שיווק, מכירה, איפיון מוצר…) ולאינטראקציות בין המחלקות הלוקחות חלק בתהליך. זהו שלב קריטי שלא בא לידי ביטוי בגרף ארגוני קלאסי. גם יש שימת דגש מיוחדת על תהליכים שונים שבהם הדמויות והמחלקות הדומיננטיות מתחלפים. ישנם תהליכים שבהם מנהלי IT הם אלה שמובילים ומרכזים את הפעילות ואליהם כולם (כולל המנכ"ל) מגיעים כדי להתייעץ, לקבל הכוונה והדרכה.
לעומת זאת ישנם תהליכים שאותם מובילים מחלקת שיווק וכאן הם אלה שנותנים את הטון, את ההנחיות איך עושים, מתי ומאילו סיבות בכל מה שקשור במיתוג, פרסום, יח"צ ותדמית החברה בכלל.
התהליכים השונים שמתנהלים בארגון הם מעולמות תוכן שונים. הם מנוהלים על ידי אנשי מקצוע שונים. יש להם תכלית ומטרות עסקיות שונות (שבסופו של דבר משתלבות אך התהליכים שונים) וזה צריך לבוא לידי ביטוי במפה הארגונית.
– היו ברורים לגבי הגדרות (טייטלים). האם אתם ארגון שרואה אדם פרטני (האם אדם מסוים הוא האחראי על פרויקט המחשוב)? האם אתם רואים את הארגון לפי הגדרת מחלקה (מחלקת הגרפיקה אחראית על הפלאיירים לתערוכה) או האם רואים את הארגון לפי תפקידים (מנהל תקשורת שיווקית הוא זה שאחראי על סגירת התערוכה)?
חושבים ויזואלי יותר, צבעוני יותר, גדול יותר, עמוק יותר, אינפורמטיבי יותר. והכי חשוב – חושבים על הכל מחדש
התהליך הזה, שנשמע כמו עבודה קשה ומרובה, הוא אכן עבודה קשה ומרובה אך החדשות הטובות הן שזו לא משימה לאדם אחד. תכנון ובניית המפה הארגונית החדשה היא ללא ספק עבודה צוות ועוד צוות מגוון שבו לוקחים חלק אנשים ממחלקות שונות ודרגים שונים. אנשים שמביאים נקודת מבט שונה, רעיונות ותובנות מתוך ההכרות שלהם עם הארגון.
זהו תהליך שמוביל לחשיבה חדשה מתוך הסתכלות אחרת על הארגון. מעין ניסיון לקחת טופס PDF מודפס עם מעט מלל, שחור על גבי לבן, בקובץ סגור שבו לא ניתן לבצע שינויים – ולהפוך אותו לעמוד אינטראקטיבי מלא בצבעים, קולות, תמונות, קישורים, הסברים, אינטראקציות וכל מה שמסייע בידכם להעביר את הדינמיקה ואת החיות של הארגון והעשייה המרובה (והחשובה) שמתאפשרת בזכות אותן אינטראקציות בין גופים ואנשים.
