טכנולוגיה והעלאת מוטיבציה
אנחנו חברה שמדברת כל הזמן על שדרוג. משדרגים את האוטו. משדרגים את הבית. משדרגים את מכשיר הטלפון וכיו"ב. שדרוג תמיד מלווה בכך שאנחנו ניגשים לחנות או מבצעים שיחת טלפון ומזמינים שירות או מוצר חדש/ מורחב/ משופר/ משוכלל יותר. שדרוג תמיד אומר שאנחנו משלמים יותר. אנחנו נותנים יותר כדי לקבל יותר. לכן מנהלים רבים חושבים שאם הם רוצים לקבל יותר מהעובדים שלהם הם צריכים לשלם להם יותר או להיפך, שאם הם העלו לעובדים את המשכורת בכ-10% השנה – הם יקבלו תוספת תפוקה של 10%. זה לא עובד ככה.
אז כיצד ניתן לשדרג עובדים וכיצד ניתן לעשות זאת מבלי להיכנס להוצאות תקציביות אדירות?
ראי ראי שעל המסך, מי העובד הכי טוב בצוות שלי?
מעבר לתוכנות המשמשות את הארגון לניהול עובדים לתוכנות המאפשרות לעובדים לנהל את עצמם. התוכנות ששימשו את הארגונים בשנים האחרונות (דוגמת ה-ERP), נועדו לתת לארגון כלים מחשוביים לנהל טוב יותר את העובדים בהיבטים שונים של נוכחות, שכר, תפוקה, איכות ועוד. הארגון השקיע רבות בתוכנות ותהליכי הטמעה כדי שהוא יוכל לנהל טוב יותר את ההון האנושי. עד כאן הארגון השקיע בלשדרג את עצמו. כדי לקדם את העובדים, השלב הבא צריך לכלול תוכנות ואפליקציות שמסייעות לעובדים לנהל את עצמם.
כרטיס עובד הנגיש לעובד עצמו הוא אחת הדרכים האפקטיביות ביותר להגברת המוטיבציה ובכלל המודעות של העובד. עד לא מזמן, התיק האישי של העובד היה חסום בפניו. מנהלים אישיים ואנשי משאבי אנוש היו בעלי הזכות הבלעדית להציץ בתיקים האישיים של העובדים, לבחון אותם ולדרג אותם על פי קריטריונים ומדדים שלעתים אף לא היו ידועים או מובנים לעובדים.
ברגע שהעובד יוכל לראות על המסך שלו פרמטרים כגון: יעדים, הספקים, תפוקה, איכות, חוות דעת של המנהל ועוד נתונים המסודרים בגרפים עולים ויורדים – הוא יראה את עצמו כפי שהוא נראה בעיני הארגון. אם העובד יראה את עצמו על הדש-בורד שלו לצד חבריו לצוות – הוא ידע היכן הוא ממוקם ואם הוא נמצא בתחתית הרשימה. הוא כבר יבין שעליו לשפר את הביצועים שלו ומהר.
שיחות מוטיבציה או משובים הן שיחות קשות לעובד (ולעתים גם למי שמנהל אותן). הן בעיקר מובילות לאסון. העובדים מרגישים תסכול, מרמור וחוסר אונים כשלוקחים אותם לחדר פינתי, סוגרים את הדלת ומבשרים להם את הבשורה המרה: ההישגים שלהם לא מספיק טובים ביחס ליעדים וביחס לעמיתים שלהם. אחת המגננות הנפוצות היא המחשבה שלמנהל יש משהו אישי נגדם. אז כאן נכנס לתמונה המחשב שהוא בגדר התגלמות האובייקטיביות. למחשב אין העדפה אישית או היסטוריה אישית עם אף אחד מהעובדים. המחשב מפיק נתונים מדידים, אמיתיים ובזמן אמת. התמונה מתקבלת על מסך המחשב נתפסת בעיני העובדים כייצוג אמין. היתרון הנוסף של הצגת נתונים אישיים של העובד על גבי הדש-בורד שלו הוא העובדה שהנתונים נאספים בכל זמן נתון כך שעובד ש"מפגר" אחר העמיתים שלו בפרויקט או שיש לו אחוזי סגירה נמוכים במיוחד – יכול לראות את זה לאורך תקופה והוא לא מקבל את הבשורות המרות כרעם ביום בהיר.
ישנן כיום שפע של תוכנות ואפליקציות, חלק מהן אפילו חינמיות, המשמשות לניהול עצמי עם דגש על ניהול יומן ותזכורות וניהול יעדים ומשימות. ככל שהארגון ישקיע יותר בהנגשת תוכנות אלה ולעתים אף בהדרכות עובדים כך שהם ידעו לעבוד נכון עם עזרים אלה – כך יהיו להם יותר כלים: למדוד את עצמם ביחס ליעדים שהוצבו להם וביחס לעמיתים שלהם. ככל שהעובד יגלה לבדו ובשלב מוקדם יותר שהוא ב"פיגור" או בחוסר, כך הוא יוכל להשקיע יותר כדי לשפר את הביצועים שלו.
הציעו לעובדים שלכם מקסימום פתרונות הלמידה הקיימות בכמה שיותר תחומים מקצועיים רלוונטיים וכמה שיותר פלטפורמות למידה (לומדה, מאמרים מקצועיים, סמינר מקוון, השתלמות מקצועית מחוץ לארגון ועוד). תנו להם לזהות את החולשות שלהם כדי שהם יבחרו בעצמם תוכנית הדרכה לשיפור הכישורים והשלמת פערים. בצורה הזו, אם עובד נכנס למחשב שלו ורואה על גבי הדש בורד שלו שביחס לעמיתיו הוא נמצא במקום נמוך – הוא יוכל לזהות את זה מיד. כך לדוגמה, אם יש לו אחוזי סגירה טובים או ממוצאים (אחד לארבע פגישות נסגרות במכירה) אך הוא מבצע רק 3 פגישות ביום בממוצע בעוד שעמיתיו מקיימים 4 או 5 פגישות, הוא יבין לבד שהוא צריך לעבוד על נושא ניהול הזמנים שלו. אולי הוא יבחן את ההספקים שלו ביחס לעובדים הטובים ויגלה שכדאי לו לעבור לאופנוע או שכדאי לו לנהל שיחות מכירה מקדימות ולשלוח חומרי הסברה מפורטים לקראת הפגישה כדי לקצר אותה.
היכולת של העובד לזהות שהוא נתפס בעיני הארגון כעובד חלש ולהבין בדיוק למה, מאפשרת לו לייצר פתרון נקודתי לבעיה כבר בשלבים התחלתיים.
יש עדיין מנהלים שחושבים שעובדים עובדים טוב בשביל לרצות את המנהל הישיר שלהם או כדי לקבל בונוס שמן. אבל רובנו יודעים שהעובדים עובדים טוב כי הם אוהבים ללכת הביתה עם תחושת סיפוק. אנשים רוצים להיות טובים במה שהם עושים ולעשות את מה שהם עושים טוב. הרצון הזה להיות טוב הוא חלק מהטבע שלנו. כיום, בעידן שבו אין יציבות תעסוקתית ואנשים עוברים מקום עבודה כל כמה שנים, יש חשיבות מכרעת להצלחה. העובדים צריכים להרגיש שהם טובים בתפקיד שלהם כי אז הם יהיו טובים בכל מקום.
לסיכום, כלים טכנולוגיים פשוטים ולא יקרים במיוחד מסייעים לנו לשדרג את העובדים שלנו או נכון יותר לומר – לתת לעובדים הזדמנות לשדרג את עצמם. הדגש חייב להיות על כמה עקרונות מפתח:
1. שקיפות: הארגון חייב להציג לעובד את התמונה השלמה של איך הוא בוחן את העובדים באותו צוות או אותו תחום? מהם הפרמטרים? כיצד נעשה השכלול? היכן העובד ממוקם ביחס ליעדים שלו? היכן הוא ממוקם ביחס לעמיתיו?
2. זמן אמת: אין כמעט טעם בשיחות משוב אחת לשנה או אפילו אחת לרבעון. החוכמה כאן היא לשקף לעובד את המעמד שלו בארגון בכל רגע נתון, וזה אומר עיבוד נתונים ושכלול תוצאות בכל עת.
3. פתרונות: כשאישה מתייצבת מול ראי, היא מיד מושיטה את הידיים אל עבר המברשת או האיפור. כשמציבים עובד מול ההשתקפות שלו – צריך לאפשר לו את העזרים לשיפור הופעתו. זאת אומרת שלא מספיק לומר לעובד: אתה חלש בתקשורת עם לקוחות או האנגלית שלך לא כל כך טובה וזה פוגע בהישגים שלך מול לקוחות מחו"ל. המערכת צריכה להציע לעובד גם פתרונות כמו קורס תקשורת, מאמר בנושא תרבות עסקית והתנהלות עם לקוחות מחו"ל או קורס מתוקשב באנגלית עסקית. אותה מערכת שמהווה עבור העובד מראה צריכה גם לספק את המברשת והאיפור לשיפור המראה.
