פרויקט המדדים של מכתשים אגן נולד לפני כשנתיים וחצי. הרקע לפרויקט היה מחסור במקורות מידע זמינים, שישמשו לקבלת החלטות מושכלות בנושא משאבי אנוש. לא הייתה טרמינולוגיה אחידה בארגון לגבי הגדרות שונות כמו עלות העסקה, ותק וכדומה, לא ניתן היה לבנות תמונה כוללת ומדויקת של מצבת כוח האדם, לבחון נושאים כמו ותק, שיעור תחלופה וכיו"ב ולא היו כלים לייצר דו"חות ולהגיש נתונים מדויקים להנהלה. כל זאת הוביל את מכתשים אגן לחיפוש פתרון.
המטרה הייתה לאתר פתרון שייתן מענה לבעיות שהוזכרו תוך עמידה במספר קריטריונים: הטמעה בפרק זמן קצר יחסית, התקנה פשוטה (בעדיפות למערכת מבוססת "ענן", ללא התקנה פיזית בארגון), ממשק ידידותי למשתמש ובעלות סבירה.
הפתרון שנבחר היה חילןBI – מוצר מדף מבוסס ענן שניתן להתאים בצורה פשוטה יחסית לצורכי והגדרות הארגון. מאחר ומדובר במערכת של חילן, היא התממשקה בקלות עם מערכות השכר והנוכחות של חילן בארגון. המערכת אפשרה הגנה על סודיות הנתונים, הן בשלב הטעינה למערכת והן ברמת ההרשאות ואפשרויות הצפייה שניתנו למשתמשים השונים בארגון. הטמעת המערכת נעשתה בחודשים ספורים בלבד.
בהמשך ההרצאה פירט ניב את המדדים אותם הארגון מקבל היום מהמערכת, ביניהם מצבת כוח אדם בתקופות זמן שונות, מדדים פיננסיים ומדדי חוסן ארגוני. כדברי עמית: "המדדים מאפשרים לנו לזהות בצורה פשוטה קפיצות (במצבת כוח האדם, בעלויות ההעסקה וכיו"ב) שיכולות להעיד על בעיה כלשהי ושדורשות תשומת לב של הארגון".
מבחינת חוסן ארגוני למשל, המערכת מאפשרת לנתח את העומס במחלקות השונות. אם יש למשל עומס רב באחת המחלקות, ייתכן ויש צורך לגייס עובדים נוספים לאותה מחלקה. לעומת זאת, אם קיים עומס נמוך, זה עלול להעיד על בעיית מוטיבציה בקרב העובדים. כל זאת ניתן לפלח בלחיצת כפתור ברמת חטיבה, מחלקה ועד לרמת העובד הבודד.
במכתשים אגן ניתן כיום להשוות בין מחלקות שונות בארגון בהיבט של שעות נוספות, היעדרויות וכיו"ב. אם מנהל מבקש גיוס נוסף, אפשר לבדוק אם יש ייצור מוגבר ולכן הוא צריך תוספת כוח אדם או שמדובר בניהול לא נכון של העובדים המבצעים שעות נוספות ללא הצדקה. מעבר לכך, המערכת מאפשרת לנהל תיק עובד עד לרזולוציה שבה ניתן לראות אם עובד עולה יותר או פחות מהממוצע, איך הוא ביחס לעובדים אחרים בהיבט של ימי חופשה, שעות עבודה נוספות, היעדרויות ועוד.
מרכיב משמעותי נוסף בפרויקט היה ניהול תוכנית העבודה הגלובאלית בצורה המאפשרת לזהות חריגות בגיוס עובדים ובעלות ההעסקה. אפשר לראות את כלל החברה או לפלח לפי מדינה, מחלקה, מקצועות, מנהלים, תקופות וכיו"ב.
חילן BI מאפשרת גם לבחון פרמטרים חיוניים כמו גיוסים מול עזיבות. ניתוח זה מאפשר לראות האם הגיוסים הם החלפה של עובדים שעזבו או שמדובר בתקנים חדשים. לדוגמה, בחברות או חטיבות צומחות נצפה לראות יותר גיוסים מעזיבות. בנוסף המערכת מאפשרת ניתוח של סיבת העזיבה – מדוע העובדים עוזבים? האם הם חושבים ששכרם נמוך או שהם אינם מזדהים עם התרבות ארגונית? ברגע שמזהים את הסיבה, ניתן להציע למנהלים פתרונות שונים.
מדד נוסף הקיים בחילן BI הוא איכות הגיוס והקליטה. מדד זה בודק את העזיבות במהלך שנת העבודה הראשונה של העובד. אם עובדים עוזבים מרצונם במהלך השנה הראשונה לעבודתם , זה יכול להעיד על פגמים בתהליך הקליטה. מכאן לומדים שצריך לעבוד עם המנהלים על שיפור תהליך הקליטה. לעומת זאת, אם עובדים מפוטרים במהלך השנה הראשונה, אז זה יכול להעיד על פגמים בתהליך הגיוס.
המערכת מאפשרת למעשה לחטיבת משאבי אנוש במכתשים אגן לזהות מגמות ובעיות הדורשות את תשומת הלב של הארגון ולהציע פתרונות אפשריים שיכולים לסייע בחיסכון במשאבים ובהוזלת עלויות.
עמית ניב סיכם כי מה שאינו מדיד אינו ניתן לניהול. ללא הגדרת מדדים קשה לזהות בארגון נושאים שעובדים כהלכה ובעיות הדורשות טיפול ופתרון. יחד עם זאת, מאחר וקיימים מדדים רבים, חשוב להגדיר סדרי עדיפויות ואת המדדים בהם ירצה הארגון להתמקד, כדי למנוע "התפזרות".
עמית סיים את הרצאתו בכמה דגשים פרקטיים: "אם אתם הולכים להטמיע מערכת BI, התייעצו עם ארגונים שעברו תהליך כזה, תלמדו ותחקרו. מומלץ להתייעץ עם חילן המומחית לנושא. אחרי שהחלטתם להטמיע מערכת BI, בנו ראשית פיילוט מצומצם. יש הבדל בין מה שאנחנו חושבים ומדמיינים לבין איך שזה נראה במציאות. הפיילוט יאפשר לכם להבין מה צריך להוסיף, לשנות ולשפר. נסו לערב אנשי כספים, אנשי תפעול ועוד אנשי מקצוע מתחומים שונים כדי שיתנו נקודות מבט נוספות על אלה הקיימות במשאבי אנוש".
רוצים לקחת חלק בכנס הבא שלנו? להרחיב ולהעמיק את ידיעתכם ואת היכולות הארגוניות בתחום ניהול משאבי אנוש?
לפרטים ולו"ז כנסי משאבי אנוש – לחץ כאן!
