בכדי להשיג את העובדים המוכשרים ביותר לתפקיד עליכם להגדיר תחילה את התפקיד, על כל היבטיו, וזה דורש חקירה לעומק כדי להבין את אופי המנהל ואנשי הצוות במחלקה והדינאמיקה בה ובעיקר מהות התפקיד והכישורים הנדרשים כדי למלא אותו בצורה הטובה ביותר.
להלן השאלות החשובות המרכיבות את הצ'ק-ליסט להגדרת תפקיד:
- מהי מטרת הגיוס בגדול (לדוגמא: להרחיב מחלקה, להתחיל פעילות חדשה, להחליף עובד שהתפטר, להחליף עובדת שיצאה לחופש לידה וכיו"ב). *זה נשמע טריוויאלי אולם הגדרת מטרה היא קריטית לאיוש משרה.
- מהו תחום העיסוק הייעודי של בעל התפקיד ומהו תחום אחריותו. חשוב לערוך רשימה מקיפה של כלל המשימות השגרתיות שבמסגרת התפקיד, עם דגש על רוטינה יומית.
- דירוג העובד בארגון: למי הוא כפוף והאם כפופים אליו עובדים, אם כן, כמה עובדים ומה תפקידם.
- מהי מסגרת העבודה ברמת ההיקף והשעות. כאן חשוב לבדוק אם נדרשת גמישות, האם נדרש גם זמינות מהבית ו/או מוכנות לשעות נוספות, נסיעות מרובות או טיסות לחו"ל.
- מהי ההשכלה הנדרשת לתפקיד והאם יש סוג מסוים של תעודה נחוצה לתפקיד (כמו רישיון לעסוק בעריכת דין או תעודת מהנדס) או שיש מקום להשכלה בתחומים מקבילים.
- האם יש עדיפות לניסיון מקצועי ואם כן באיזה/באילו תחום/מים.
- האם יש כישורים ספציפיים הנדרשים לתפקיד כגון שליטה בתוכנות מחשב ספציפיות, שליטה שפה מסוימת ברמה גבוהה וכיו"ב.
- האם נדרשת תקופת הכשרה מקצועית וחפיפה לקראת הכניסה לתפקיד ואם כן מה סדר הגודל.
- האם יש פוטנציאל לעתודה ניהולית בחברה לאדם שיכנס לתפקיד.
- מהן התכונות הבינאישיות שחשובות להצלחה בתפקיד, לדוגמא: יכולת עבודה עצמאית או יכולת עבודה בצוות, רב משימתיות, שרותיות, עצמאות, בעל משמעת עצמית גבוהה, צייתנות ועוד. *ככל שתרחיבו בעמודה זו כך הסיכוי לאתר את המועמד הנכון על פי הקריטריונים החשובים הללו יגדל.
לאחר שחקרנו והגדרנו את התפקיד בצורה הטובה ביותר תהליך הגיוס שלנו יהנה מכך שנוכל לנוכל לכוון לעובד שמתאים בצורה הטובה ביותר לתפקיד (כלומר – קליטת עובד טוב יותר עבור אותה משרה) ובמקביל העבודה שלנו בתהליך הגיוס תיהיה קלה יותר שכן יכולת הסינון האישית שלנו למשרה גדלה.
