קיומה של מחלקת משאבי אנוש בארגון המודרני בו מועסקים מאות או אלפי עובדים, מאפשרת חלוקת משימות ותחומי אחריות, מה שמשליך ישירות גם על הידע הנדרש מכל בעל תפקיד. בארגון כזה יכולה לעבוד רכזת השמה כללית שלא מבינה כלל בגיוס למשרות טכנולוגיות, או רכזת הדרכה שכלל איננה מתמצאת בתהליך ניהול מו"מ על תנאי העסקה או במרכזי הערכה לגיוס עובדים.
המודל של משרד משאבי אנוש המנוהל בידי אדם אחד הוא מודל נפוץ בארץ, בעיקר בחברות קטנות ובינוניות, חברות חדשות ובחברות הזנק. מהו הסוד המקצועי לניהול אפקטיבי של משרד משאבי אנוש בידי אדם בודד במשרת סולו בארגון?
על מנהל משאבי אנוש להיות בעל יכולת יוצאת דופן לתעדוף נושאים ויכולת להבדיל בין עיקר לטפל. עליו לדעת לעבוד לבד, שכן בנושאים מקצועיים אין לו סמכות בכירה יותר או מנוסה יותר להתייעץ עמה, ולכן חשובה יכולת למידה עצמית גבוהה. עם זאת, אומנם מנהל משאבי אנוש עובד לבד – הוא בעצם עובד עם כולם, שכן הוא אמור להיות באינטראקציה עם כל עובד בחברה. זהו תפקיד דינאמי, ביחוד כאשר מבצעים אותו לבד.
הטיפים העיקריים להצלחה בניהול משאבי אנוש במשרת סולו
• חשוב לעבוד על פי תכניות עבודה ולשמור על סדר יום מובנה, בדיוק כפי שנהוג לעבוד בארגונים גדולים. כמו כן, חשוב לשמור על סטנדרטים ופורמטים אחידים וקבועים מראש (תבניות אחידות לכל מסמך, פורמטים קבועים ולוחות זמנים קבועים מראש לכל דבר).
• מומלץ להיעזר בממשקים מקצועיים מתקדמים לניהול משאבי אנוש. אלו אמנם מהווים פתרון אידיאלי לארגונים גדולים בהם עוברים על מאות קורות חיים בשבוע, אולם האפליקציות המתקדמות מאפשרות למנהל הבודד אף הוא, לנהל את מצבת כוח האדם שלו ולגייס מועמדים חדשים ביעילות תוך דגש על חיסכון בזמן.
• ניתן ורצוי להאציל סמכויות על מנהלים בארגון, שלהם אינטרס זהה, כגון לקלוט עובדים איכותיים במחלקה. ניתן להנחות אותם לכתיבת מודעות דרושים, סינון ראשוני של קורות חיים ואפילו ניהול ראיין חוזר או מבחן מעשי/מקצועי למועמד. כמו כן, ניתן ורצוי להאציל סמכויות על גורמים אחרים בחברה, כמו מזכירות, מהן ניתן לבקש לתאם את הראיונות או להתקשר לוודא קיום ראיון (לבצע פולו-אפ) וכיו"ב. החוכמה היא להעביר הלאה רק את המשימות הפחות חשובות, ורק לאחר שהובהר לכל אחד את פשר המשימה ואופן ביצועה.
• פניה למקורות חיצוניים: מרכזי הערכה וחברות השמה, המעניקים שירותי פרסום משרות, סינון קורות חיים וראיונות ראשוניים ועוד. ניתן למצוא כיום חברות המספקות פתרונות לכל שלב בתהליכי גיוס, הדרכה, הערכת עובדים ועוד. כשעובדים לבד – חשוב להכיר את כלל האופציות בשוק.
מנהל משאבי אנוש הוא סוג של מאפיה-של-אדם-אחד. כל הידע, הניסיון והסמכות, מרוכזים בידי אדם אחד וזו אחריות אדירה. מנהל משאבי אנוש במודל הזה, הוא משאב עצום אם לא אחד הנכסים החשובים ביותר בחברה. לכן, על מנהל משאבי אנוש להשקיע בפיתוח והשבחת הנכס – בעצמו. רכישת ספרות מקצועית, השתתפות בכינוסים, ימי עיון ואפילו לימודים גבוהים על חשבון הארגון, הם הדרך הטובה ביותר לפתח את המחלקה. על כן, חשוב שלא לוותר על נושא הפיתוח האישי והמקצועי, וזאת לא למרות – אלא דווקא, בגלל שמדובר על מודל של אדם אחד שמחזיק מחלקה שלמה, שבתורה מחזיקה ארגון שלם.
אכן, כיום ישנן טכנולוגיות שמסייעות לעוסקים בגיוס לייעל את כל התהליך – החל מרמת סינון המועמדים ועד לשלבי המיון האחרונים. דוגמה לכך – אחת החברות עמה אנו עובדים נעזרה בטכנולוגיה של ריאיונות טלפונים אוטומאטיים בכדי לפנות למאות מועמדים ששלחו קורות חיים, לסנן מתוכם את אלו שאינם רלוונטיים, ולראיין את אלו שעשויים להתאים להמשך תהליך הגיוס. כל התהליך בוצע ע"י רכזת גיוס אחת במשך פחות מחצי יום! מנהלי ומנהלות משאבי אנוש אשר אמונים על כל תהליכי הגיוס בעצמם, יכולים בהחלט לייעל את עבודתם בצורה שלא הייתה אפשרית לפני מספר שנים.