שירן רמץ, מנהלת פעילות תקשורת ארגונית בקבוצת סלקום, הציגה בכנס החדשנות במשאבי אנוש כיצד תורמת התקשורת הפנים ארגונית לארגון. היא מספרת כי בסלקום האחריות על התקשורת הפנים ארגונית נמצאת תחת אגף רווחה ומשאבי האנוש.
חברת סלקום התמזגה עם נטוויז'ן לפני כשנה וחצי, וכעת היא עוסקת במתן שירותים בכל גווני התקשורת. המטרה של החברה היא לתת עוד ועוד פתרונות למגוון הלקוחות של החברה בדרכים יצירתיות, כך ש- 2 ועוד 2 יהיו שווים 5.
בתהליך מיזוג לא ניתן לדעת למה לצפות מבחינת ההון האנושי, כאשר שתי תרבויות מתמזגות. במצב זה התקשורת הפנים ארגונית מסייעת למנכ"ל להעביר מסר לעובדים. למנהלים קל להתייחס לחלק הקשה – אך בעצם זהו החלק הקל יותר. התרבויות והנורמות הם תהליך הסתגלות. מיזוגים קמים בשביל אסטרטגיה עסקית ונופלים בגלל האנשים. תפקידה של התקשורת הפנים ארגונית לעשות את זה נעים וטעים יותר. זהות, שיתוף ושקיפות הן דרכים לא להימנע ממצבים קשים.
דרכים נוספות לצליחת התהליך הוא הפיכת העובדים לשגרירים של תהליך המיזוג.
אז איך עושים את זה? קבלו מספר עצות:
- מילת הקסם היא תמהיל של פעולות. חדשנות מחד, והשיח הפשוט ביותר מאידך.
- הפורטל הארגוני הוא דף הבית המופיע במחשבו של כל עובד ואין אפשרות לשים דף בית אחר. בראש השנה שמו בסלקום באנר בדף הבית, שבו הודעה: שלחו לנו תמונה שלכם. הגיעה תמונה אחת מעובד אחד, היא פורסמה בדף הבית, ומיד לאחר הפרסום פתאום הגיעו עוד 300 תמונות. בדרך זו עוררו את כל העובדים לקחת חלק בפורטל הארגוני.
- בפורטל הארגוני מופיע פורטל משאבי האנוש של החברה, סלקום-פנאי שהוא סל ההטבות לעובדים.
- נושא גיוס העובדים הוא מאוד חשוב ומרכזי בתוך הפורטל הארגוני, מכיוון שיש בו את נושא החבר מביא חבר וניודים פנימיים, ועובדים רבים נכנסים אליו הרבה.
- כל עובד יכול לפתוח שאלה באופן אנונימי לחלוטין – והוא מקבל תשובה ממנכ"ל או סמנכ"ל החברה. הפנייה היא אנונימית. ואין אפשרות לדעת מי העובד שנכנס. וזה כלי מאוד חשוב להעלות בעיות. יש הרבה דברים שהשתנו. זה עוד תשובה לתקשורת פנים ארגונית.
- כשמוקד החברה עבר מהרצליה לנתניה נערכה לעובדים סוג של קבלת פנים בפורטל הארגוני, בו הוצגו השכנים בבניין ועוד.
- באזורי התייעלות וחיסכון – פתחנו אתר חדשנות, בו כל עובד יכול לשתף ברעיונות החדשניים שלו, ובדרך זו משתפים את העובדים וחוסכים בעלויות. קיבלנו 700 רעיונות להתייעלות, את ה-10 הראשונים קיבלנו.
- במקביל, המשיך השימוש בערוצי תקשורת מסורתיים: שולחנות עגולים, כנסים אגפיים, השקת מהלכים שיווקיים וארגוניים (כמו "סגול עולה"), יציאה של סמנכ"לים לעובדים בשטח ועוד.
- לפני כשלושה חודשים הושק פורום תקשורת פנים ארגונית, בו כל מי שרצה יכול להירשם ולהשתתף בדיונים. בחרנו נציגים מכל מחלקה, שיושבים יחד אחת ל-3 שבועות ומגיעים עם שאלות, במטרה לדעת מה קורה בשטח. זהו כלי משובי חשוב ויעיל מאוד בעיננו.
- סמנכ"ל מארח – שיחה אישית שבה חשפה אחת הסמנכ"ליות על דרכה מנציגת שירות עד לסמנכ"לות.
- חגגנו לא מזמן 18 שנה, אחד הדברים שעשינו בפעילויות לציין אירוע זה – טריוויה ארגונית. היסטוריה ונק ציון חשובות, היה אפשר להגיב אחד לשני, ושמנו שומר מסך לכל עובד, המציין את 18 השנים יחד. זו עוד דרך להעביר מסר לעובד, שהוא חלק ממשהו חשוב.
לסיכום, התקשורת הארגונית היא הלב הפועם של הארגון – צריכה להיות עם היד על הדופק שהעובדים שותפים לכל מה שקורה, צריך להיות יצירתיים כי רק לשלוח קישורים והזמנות להיכנס לפורטל זה משעמם.
