יצחק גרשון כנס ההדרכה השנתי 2012
מהי תמונת מצב ההדרכה בארגונכם? יצחק גרשון, יועץ ארגוני ולשעבר ראש ענף הדרכה בחיל האוויר, הציג מודל שפותח בחיל האוויר שהתבסס על השאלה הצבאית: מהי תמונת המצב – כלומר מהם האיומים העומדים בפנינו, וכתוצאה מכך באיזה נשק יש להשתמש.
גרשון סיפר שהצורך במודל נולד משאלות קשות ששואלים מנכ"לים רבים, כמו מדוע נדרשים כעת צורכי הדרכה חדשים, כבר ענינו עליהם בשנה שחלפה ועוד. יחד עם מנהלי הכספים, אנו חשים בתוך מעין קרב אגרוף, שבו צריך להצדיק את צורכי ההדרכה, ושממנו נולדה הדרישה להתחבר להערכת המצב האמיתית של ההדרכה בארגון.
המחשבות והדילמות שעמדו בפני מחלקת ההדרכה הצבאית כתוצאה מדברים אלה היו סמויות וגלויות, ונבעו מהגורמים הבאים:
- מעמד ההדרכה בארגון.
- הזדמנות להשפיע ולהיות במיינסטרים.
- פערים בין תפיסת ההנהלה הרואה את התוצאות לתפיסת אנשי ההדרכה הרואה את התהליך.
- מהות ואיכות ההדרכה.
- לא היה ברור כיצד להעריך את מצב ההדרכה, וכיצד ניתן לבנות תמונת מצב של ההדרכה בארגון.
המודל שפותח אכן הבהיר תוך כדי את תמונת המצב:
כדי לחבר את כל מנהלי ההדרכה יחד, יש להבין כי הדרכה היא כלי מאוד מרכזי בארגון להכשרת עובדים: בארגון כמו הצבא, 40% מכוח האדם מתחלף בכל שנה, ובנוסף יש צורך בשיפור ביצועים.
העקרונות שהנחו בפיתוח המודל:
מבחינת איכות ההדרכה – הכוונה היתה להכניס תאוריות למידה מוכרות, תאוריות ניהול ו-best practices של הארגון. זאת על ידי:
- מיפוי כל הארגון תוך איתור הגורמים שלא מקבלים את כל המענה ההדרכתי.
- מיפוי הקריירה והמקצועות.
- פיתוח מודל איכות ההדרכה, מדדים ותקנים.
- ביצוע מדידה.
בפועל, מיפוי הארגון כלל פריסת כל התפקידים והמקצועות ומיפוי כל מופעי הלמידה לאורך מסלול הקריירה שלהם. הארגון בנוי מערכים (בארגון אחר מדובר בחטיבות ובאגפים), שלחלק מהם יש בית ספר, קורסים והכשרות, מיפוי כל מסלולי הקריירה. דוגמא למסלול קריירה:
בעל מקצוע/ בעל תפקיד המקבל הכשרה בסיסית, חניכה בכניסה לתפקיד. לאחר מכן עובר קורס ראש צוות, הכשרת מנהל פרויקט, מנהל בכיר, השתלמות פיתוח אישי.
מודל איכות הדרכה בו השתמשו, כלל את תשומות ההדרכה (משאבים, סגל, תוכניות הדרכה), תהליכי הלמידה (שיעורים, הפעלות, מולטימדיה, סימולציות, יחסי מדריך חניך) ותפוקות ההדרכה (עובד מוכשר, שיפור ביצועים).
בהמשך אמר גרשון כי כל מופע למידה נותח באמצעות פירוט כל הגורמים המשפיעים מלמעלה עד למטה – ממבנה הארגון ועד אפקטיביות הלמידה:
- האם יש לנו ייעוד ותקנים למופע? במציאות ישנם ארגונים המפתחים קורסים אך בסופו של דבר אין להם אנשים להעביר.
- האם פיתוח הקורס הוא בהתאם לכשירות האדם?
- האם יש בידנו ניתוח תפקיד מלא שחובה בצבא לבצע בכל שלוש שנים מאחר שהם משתנים?
- האם יש תיק קורס (במקומות רבים יש רק סילבוס. חשוב לבדוק מהן המטרות ומה בתכנים).
- האם שיטת ההדרכה מתאימה לצורך ההדרכתי? האם שיטות האימון מתאימות?
- האם יש ברשותנו אמצעי הדרכה?
- האם יש מערכות אמת הקיימות בשטח והאם יש לומדות?
- האם התשתיות מתאימות?
- האם סגל ההדרכה מתאים ומוכשר מספיק לתפקידו?
- האם יש תקציב מספיק?
- בדיקת אפקטיביות ההדרכה – ביחס לכשירות וביחס למצב התפקוד בשטח.
לאחר מכן נבנה סולם הערכה שנצבע בצבעי רמזור. שאלנו כיצד נקבע את הערכים: למשל לתשתיות, או למשל פיתוח סדנה כשבפועל אין כיתה, או אם בפועל אין אמצעים לסדנה מתוקשבת. קורס אחר נמצא כי הוא לא היה מספיק אפקטיבי – משוב החניכים היה גבוה אך משוב המפקדים היה נמוך, וכמות התוצרים הפגומים לא מוזערה בעקבות הקורס. מקרים אלה נצבעו באדום ודרשו טיפול.
כך נמדדו כל מופעי ההדרכה, ובאופן זה התבהרה המפה – תמונת מצב ההדרכה בארגון. תמונת המצב האמיתית אפשרה להחליט מה אפשר לשפר ולתקן, ולא על פי "תחושות בטן".
מה עשה המודל למחלקת ההדרכה בארגון?
מחלקת ההדרכה כיום היא שותפה מלאה: היא מציגה את התוכנית האסטרטגית שלה, מגובה על ידי מפת ההדרכה תמונת מצב ההדרכה בארגון. גובשה תפיסת הדרכה שמכניסה גם כלים, ולמנהל ההדרכה יש מפת הדרכה תמיד יודע תמונת מצב אודות ההדרכה בארגונו. הכנסנו תקנים רבים, כדי להכניס מדדים. ונוצר דיאלוג טוב בין אנשי המטה המתקצבים לאנשי השטח, שבו אומרים איזו הדרכה טובה ואיזו לא, אילו תשתיות טובות ואיזה לא, והכל מוכח.
לסיכום הציג גרשון חמישה צעדים להשגת אפקטיביות הדרכתית כוללת:
- בניית קונספט.
- מיפוי ארגוני של יחידות ומקצועות.
- בניית מודל איכות ההדרכה, שכולל הגדרת תפוקות נדרשות והערכתן, וכן הגדרת תהליכי ליבה ותשומות המביאים לתפוקות אלה.
- בניית מדדים ותקנים (רמת הביצוע).
- הטמעה והשגרה.
