ארגון נשען על ההון האנושי שלו כנכס, כמקור יצור וכחומר הגלם העיקרי. מחסור בכוח אדם מהווה איום עסקי אדיר שאף ארגון לא יכול להרשות לעצמו. לכן מחלקות גיוס עובדים במעין חמ"ל, כנגד השעון, במטרה לגייס עובדים ובעיקר לתפקידי ליבה. אולם לא משנה כמה משאבים משקיעים בתהליך גיוס חדש עצם העובדה שפותחים גיוס חדש כבר גורמת לארגון לאבד נקודות.
מנהלים רבים וביניהם מנהלי חברות הזנק, לא ממתינים עד שתתפנה משרה חדשה כלומר עד שעובד יודע שהוא מתפטר מתפקידו או עד שהארגון יוותר על עובד בעייתי. המנהלים הללו יודעים שכאשר המשרה תתפנה – ייווצר ואקום והמטרה שלהם היא לקצר עד כמה שניתן את פרק הזמן מרגע שמשרה מתפנה ועד שהיא מאוישת.
מה שאותם מנהלים יודעים זה שאי אפשר לשמור על מצבת כוח אדם סטאטית. הם יודעים שעובדים מחפשים להתפתח ולהתקדם בתוך הארגון ומחוצה לו וכי תקופת ההעסקה הממוצעת רק מתקצרת עם השנים. כך לדוגמה, בעולם הפרסום עובדים כיום בממוצע שנה עד שנתיים.
מנהלים שחושבים על גיוס כל הזמן יוצאים מנקודת מוצא שאולי היום מחלקת הגרפיקה מתפקדת בצורה אופטימלית (טפו טפו טפו), יש בה ראש צוות ועוד 4 מעצבים מוכשרים שמבצעים את עבודתם נאמנה יום יום אבל – אין לדעת מה יקרה מחר. במקרה הזה מנהל משאבי אנוש בארגון יכול אולי להגיד לעצמו 'טוב, הכול בסדר במחלקת הגרפיקה אז אני לא צריך לטפל בהם היום'. הוא אף יכול לדחות מועמדים שמתקשרים או מנסים להעביר קורות חיים דרך חברים ובוודאי שהוא לא יפרסם משרת דרושים לתפקיד של מעצב גרפי.
אבל, אם וכאשר אחת המשרות תתפנה, אזי אותו מנהל משאבי אנוש יצטרך להיכנס מיד לתהליך גיוס מקצועי בקצב מואץ תחת לחצים אדירים. לעומת זאת, אותם מנהלים שתמיד מחפשים, להם מצפה תהליך גיוס הרבה יותר פשוט.
כיצד מנהלים תהליך גיוס תמידי?
- מפרסמים משרות דרושים לכל אחד מהתפקידים בעמוד הדרושים באתר החברה. גם אם לא מחפשים כרגע תמיד טוב לשמור על קשר, לעדכן ולהרחיב את המאגר ולהראות כלפי חוץ תהליך של גדילה.
- מפרסמים מודעות דרושים (בחינם) במדורי דרושים חינמיים וברשתות החברתיות. למעשה אם אנו עושים זאת באופן קבוע אנו חוסכים זמן שכן ניתן לנהל את התהליך ואף למכן אותו.
- משתתפים באירועי גיוס ייעודיים כמו יריד תעסוקה, מגיעים לאירועי סוף שנה באוניברסיטאות כדי לראות את עבודות הגמר ו'לסמן' סטודנטים מבטיחים וכיו"ב. שכן גם אם אנו לא מגייסים כעת אנו רוצים שהמועמדים יכירו אותנו וכן כי תמיד יש מקום לכוכב.
- מקיימים אירועי הסברה וימים פתוחים בפני מועמדים כמה פעמים בשנה. אם לא נתכנן אותם מראש, אלא רק כאשר יש צורך, זמן התגובה שלנו יהיה ארוך עד לא רלוונטי, מעבר לכך תכנון מראש מאפשר לנו להגיע לאירוע מוצלח יותר שלא לדבר על כך שרק בצורה זו ניתן לתקצב את האירועים האלו כמו שצריך.
- עורכים סינון של קורות חיים למשרות אחת לתקופה כדי לוודא שבבוא העת, כאשר יהיה צורך לגייס, יהיה מאגר של קורות חיים רלוונטיים מבחינת ידע וכישורים לכל משרה. אם היום אנו לא מגייסים זה בדיוק הזמן לטייב ולשפר את המאגר, כך נהייה כבר מוכנים ביום הקובע ולא נצטרך לעשות זאת אז, בלחץ!
- עורכים רשימת משרות ודואגים לשמור על רשימה זו כמה שיותר עדכנית: כל ארגון צריך שתהיה לו רשימת משרות בה מוגדר כל תפקיד ופרופיל העובד הרצוי עם דגש על ידע, כישורים, ניסיון ומאפיינים אישיותיים. כך, אם מרחיבים תפקיד או משנים הגדרות (לדוגמה אם חברה עוברת משימוש בתוכנה אחת לתוכנה אחרת או מעבירה סמכות ממחלקה אחת לאחרת), ההגדרות יכולות להתעדכן בטבלת התפקידים באופן מידי ובצורה חלקה. בצורה הזו, מנהלי הגיוס יודעים כל הזמן מיהם האנשים שהארגון מחפש עוד לפני שהארגון מכריז על החיפוש.
תהליך גיוס תמידי – יצירת המשכיות בגיוס
חשוב לציין כי פרסום משרות ואיסוף קורות חיים על בסיס קבוע, גם כאשר הארגון לא נדרש לגייס עובדים חדשים, הוא רק הצעד הראשון.
ארגון שרוצה לשמור על קשר עם עובדים פוטנציאליים לעתיד צריך לנהל איתם דיאלוג ארוך ומושקע. כל מועמד ששולח קורות חיים צריך מאותו רגע והלאה להיכנס למערכת הגיוס ולהתחיל לקבל: מכתב תודה על הפנייה, עדכונים שוטפים על פעילות החברה לרבות אירועי רווחה, הדרכה וכיו"ב, הזמנה להירשם לניוזלטר של החברה ועוד. כל אלו נועדו לשמור על רצף תוך דגש עיקרי על מיתוג מעסיק כמקום שטוב לעבוד בו. מערכות הגיוס של היום יודעות לעשות את זה באופן אוטומטי, אפילו תוך יצירת הקשר האישי.
ככל שתגדילו לאסוף קורות חיים, לסנן, לקטלג ולשמר אותם במערכת, כך יהיה לכם קל יותר לאתר מועמדים מתאימים מתוך רשימה קיימת ועדכנית גם לתפקידים שאליהם המועמדים הגישו מועמדות וגם למשרות אחרות שנפתחות בארגון. מאגר כזה חשוב לכם לא רק בגלל כמות המועמדים הרלוונטיים שאתם יכולים למצוא בו, באופן מידי, ברגע שמתפנה משרה חדשה, אלא גם כערוץ פרסום. ברגע שתהיה לכם רשימת מועמדים חזקים לתפקיד מסוים או לנישה מסוימת, תוכלו באמצעות מייל אחד בלבד לפרסם להם את פתיחת המשרה ולהציע / לבקש מהם באותה הזדמנות להעביר את ההודעה לחברים שלהם שאולי מחפשים עבודה בתחום. כך, אם תפרסמו את המשרה בפני מקדם אתרים שכרגע כבר לא מחפש עבודה, הוא יוכל להפנות את המשרה לחבריו למקצוע שאולי כן מחפשים. השימוש באנשי מקצוע כאמצעי תיווך בין הארגון לבין אנשי מקצוע נוספים בתחום הוא קונספט מוכר הרי לכן כל כך הרבה חברות מפעילות את התוכנית חבר-מביא-חבר. ברור שרואי חשבון למדו ראיית חשבון ויש להם חברים מהלימודים ועמיתים מעבודות קודמות לכן אם מפרסמים מודעת דרושים למועמדים רלוונטיים – היא יכולה לעשות את דרכה לעוד עשרות מועמדים בלחיצת כפתור.
