תוכנת משאבי אנוש
חברת השילוח Inchcape Shipping Services – ISS, המנהלת פעילות ב-65 מדינות ומעסיקה 3,700 עובדים ברחבי העולם, הטילה על מנהלת משאבי אנוש שלה, קמילה איצ'יסון, את השמימה לבחור תוכנת משאבי אנוש שתשרת את הארגון.
Inchcape Shipping Services בחרה בשירותיה של חברת Workday, לאחר שבנתה מודל למיפוי vendors (ספקים) שונים באמצעות שאלון המורכב מ-10 שאלות מפתח. איצ'יסון סבורה שבאמצעות שאלון מובנה זה, ניתן לאתר את הפתרון הטכנולוגי הטוב ביותר המתאים ספציפית לצרכי הארגון ולצרכי מחלקת משאבי אנוש בפרט.
[adrotate banner="64"]
- חברה גלובאלית או חברה המתכננת לפרוץ גבולות גאוגרפיים חייבת לשאול האם התוכנה תומכת בפעילות גלובאלית?
- האם התוכנה תומכת בשפות המדוברות במדינות בהן קיימת פעילות ובמדינות בהן מתוכננת פעילות?
- האם ספק התוכנה ערוך לתת שירותי תמיכה לעובדים בכל שעה בה החברה מקיימת פעילות (גם אם זו עובדת סביב השעון)?
- האם התוכנה נגישה במודל ה-SaaS או שמדובר על מודל של רכישת רישיונות לתוכנה? מה שוכלל השקעה בחומרה, למשל דרוג מערכות קיימות או רכישת מערכות חדשות וכן הוצאות תפעול שוטף של המערכת בארגון.
- האם התוכנה ערוכה לתת מענה למספר העובדים הקיים בו בעת? חשוב אף להביא בחשבון גידול עתידי במצבת כוח האדם. *לא כל תוכנה ערוכה לספק תמיכה ל-13,000 משתמשים בו בעת באותה מהירות גלישה.
- האם ניתן להתחבר למערכת מרחוק? עובדים רבים נמצאים מחוץ למשרד וצריכים להתחבר למערכת דרך מחשבים ניידים ומכשירים סלולריים. האם התוכנה מכילה אפליקציות ייעודיות כדי לאפשר לעובדים מרחוק את אותם יישומים ואת אותה חוויית גלישה שהיא מספקת לעובדים במשרד?
- האם ניתן לבצע אינטגרציה בין התוכנה לבין ממשקים קיימים בארגון? למקרה שהחברה רוצה להמשיך לעבוד עם מערכת השכר או מערכת דיווח שעות קיימת.
- האם מערכת השכר מסוגלת להתממשק למערכות שכר מקומיות? כלומר אם יש לה את היכולות לעבוד עם מטבע זר, חוקי שכר ומיסוי זרים וכיו"ב.
- אלו דוחות ניתן להפיק מהמערכת והאם מערכת הנפקת הדוחות היא קלה וידידותית לשימוש כך שכל מנהל יוכל לתפעל אותה באופן עצמאי?
- האם ספק התוכנה מתחייב לסייע לארגון בתהליך ההטמעה, ההדרכה והתמיכה השוטפת בתוכנה במשך תקופת המעבר? זו תקופה קריטית עבור ארגון ובפרט כאשר כוח האדם במחלקות משאבי אנוש ו-IT מוגבל.
השאלות שפורסמו בכתבה, חשובות, אבל בתחום משאבי אנוש יש שאלות הרבה יותר חשובות שאין להם ביטוי כאן.
רוב השאלות דנות בבעיות טכניות כמו ממשקים והשפות והשירות. אין כאן אף שאלה בתחום ניהול משאבי אנוש, האם התוכנה תומכת בתהליכים ובתחומים הרלוונטיים.
תוכנות שנבחנות בהכרח מספקות את הפתרונות או שהם ניתנות לקסטומיזציה בתחום כך שיתאימו לארגון. נקודת המוצא היא לפיכך כי המערכות הקיימות מספיק טובות ולא ניתן להעריך שימושיות מראש (כי כמו שאנו יודעים תהליך ההטמעה חשוב באופן דומה אם לא יותר מאשר יכולות המערכת – שבמקרים רבים 90% מהם בכל מקרה לא יהיו מנוצלים ע"י המשתמשים הסופיים).
אז נכון שהשאלות הם כלליות יותר וניתן לדון באם התוכנה תומכת בתהליכים, אך כאנשי משאבי אנוש ככל הנראה התשובה לתמיכה בתהליכים כנראה תיהיה ברורה בעוד הדברים המצויינים מעלה נשכחים ע"י מי שאינו מיומן בהם.
לבסוף רק נציין כי "מבחן 10 השאלות" מובא כאן כשירות ונלקח (כפי שצויין) ממבחן שנערך ע"י חברת ISS.