מרי פטיט, מנהלת משאבי אנוש בחברת הייעוץ לפיתוח ושיווק באסיה Asia – Solidiance, מתייחסת למקומה של הרשת החברתית בחיים של כולנו ומזהירה: הבעיות לא יפטרו מעצמן.
מרי פטיט: כולנו משתמשים כיום במדיה החברתית אבל אם מביטים על הסוגיה מנקודת מבט ארגונית הרי שיש לנו קהילות שונות של משתנים: יש את הארגון שעושה שימוש ברשת החברתית בתור ארגון (לדוגמה כדי לגייס עובדים, כדי לשווק ועוד), יש את העובדים שעושים ברשת החברתית שימוש אישי, יש את העובדים שעושים ברשת החברתית שימוש מקצועי לטובת הארגון, ויש קבוצות ברשת החברתית שהן פנים-ארגוניות ונועדו לחברי הארגון לצורך מקצועי (כמו שמור ושתוף מידע).
לכן, כשהארגון עומד בפני האתגר של ניסוח נהלים / חוקים / מדיניות ברורה של הארגון לשימוש נכון ואופטימלי ברשת החברתית – הוא צריך להתייחס לכל קבוצה בנפרד. יש חוקים שצריכים לחול על העובדים, אשר מזוהים כעובדי הארגון, בזמן שהם עושים שימוש ברשת החברתית לצורך העבודה ומטעם הארגון ולפעמים יש חוקים ונהלים שצריכים לחול עליהם גם כשהם עושים שימוש פרטי ברשת. כמובן שגם לארגון עצמו צריכה להיות שורת נהלים, חוקים ומגבלות.
החוקים והנהלים צריכים להיקבע בהתאם לסוג החברה ולסוג התפקידים בה, לענף, לחוקי המדינה ועוד. כך צריכים להיות חוקים ברורים למנהלי גיוס העושים שימוש ברשת החברתית כדי לגייס עובדים לארגון וחוקים ברורים לגבי יועצים פיננסיים לגבי מה מותר ומה אסור לפרסם או חוקים ברורים למנהלי השיווק והמכירות לגבי איך ממתגים את החברה בצורה אחידה. יש להביא בחשבון כאמור גם את המיקום הגאוגרפי. גם אם החברה היא גלובלית, יש חוקים ויש תרבות שונה להתנהלות באמצעי התקשורת שמשתנות ממדינה למדינה ויש להביא גם את זה בחשבון.
ארגונים רבים עדיין לא הכילו את סוגיית המדיה החברתית בתוך נהלי העבודה ואלו שכבר הכילו, מתייחסים בעיקר לזכויות ולחובות של העובדים אבל לא לזכויות, לחובות ולמגבלות של הארגון! זה משהו שחייב להיעשות. הארגון עצמו צריך להתנהל ברשת החברתית הפתוחה לכל או ברשת הפנים ארגונית על פי חוקים ונהלים אתיים מאוד ברורים.
כאשר הארגון מנסח את הנהלים לשימוש ברשת החברתית, חשוב כאמור להתייחס לכל קבוצה בנפרד ולנסח עבורה את הכללים הרלוונטיים לה כשלכל כלל יש הסבר. הדרך היחידה לשכנע עובדים (כעובדים וכאנשים פרטיים) לפעול על פי מדיניות מסוימת היא דרך שכנוע והסברה ולא דרך 'הנחתת נהלים'. אם הם יבינו את הרציונל ואולי אפילו יקבלו דוגמה כדי שתמחיש להם את הסכנה או את החיסרון הטמון בהתנהגות מסוימת ברשת החברתית – יהיה להם קל יותר להבין את הנהלים ולאמץ אותם.
לא רק העובדים הזוטרים, גם המנהלים כאחד צריכים להבין את הנהלים, להזדהות איתם וליישם אותם ממקום של בחירה. זה לא מובן מאליו שמנהל בארגון יקבל הוראות עבודה ברשת החברתית כדבר מובן מאיליו.
ומהי הדרך הטובה ביותר לתקשר / להסביר את החוקים וההוראות לשימוש במדיה החברתית? המדיה החברתית עצמה!
מרי פטיט: אני ממליצה לארגונים שעדיין לא עובדים במדיה החברתית כערוץ תקשורת פנים ארגוני – להתחיל לעשות זאת. זו דרך מצוינת ליצור ערוץ הידברות בין העובדים, המבוסס על שיתוף במידע, על סיוע ושיתופי פעולה. ערוץ תקשורת זה נועד לנטרל מתיחות, תחרות, עוינות וסתם מצבים של חוסר תקשורת בין יחידים ובין קבוצות בארגון גדול.
את המדיה החברתית אפשר לנצל בערוץ הפנים ארגוני כדי לתקשר באמצעותו את החוקים וההוראות העדכניות עבור העובדים והמנהלים לשימוש ראוי במדיה החברתית – כתהליך הסברה והדרכה 'בגובה העיניים' המדבר לעובדים בשפה שלהם ונותן להם כמה שיותר מידע והנחיות כדי שיוכלו להבין, להפנים וליישם את המדיניות הארגונית החדשה הנוגעת לרשת החברתית.
