בארגונים רבים, לרבות בחברות כוח אדם המעסיקות עובדים, לרכזת כוח האדם יש תפקיד נוסף משמעותי מאוד לשימור העובדים מבחינת הזמן שהיא מקדישה לו במהלך היום, אך כמעט שלא יוצא לדבר עליו: סיוע לעובדים במילוי טפסים. בדרך כלל מדובר בעובדים המשתייכים לאוכלוסייה החלשה, לעתים מדובר בעולים חדשים או ותיקים בעלי קשיים בקריאה ובכתיבה בשפה העברית. עובדים אלה רואים ברכזות כתובת ומענה לנושאים רבים, ובמיוחד לנושאים הקשורים לבירוקרטיה של מוסדות המדינה, וודאי למילוי טפסים למדינה. אז לא פלא שהם מתקשים במילוי החוברות הביטוח הלאומי, לצורך קבלת גמלה שמגיעה להם.
טופס לנפגע בתאונת עבודה, טפסים לצורך השלמת הכנסה ועוד ועוד. העובד נכנס ומבקש בנימוס מעובדת מחלקת משאבי האנוש או מרכזת כוח האדם לסייע לו למלא את הטופס. ברוב המקרים, הלכה למעשה מדובר במילוי הטופס כולו על ידי העובדת ולא רק בסיוע.
במקרים רבים הרכזות רואות את הטפסים בפעם הראשונה, והן מנסות להפעיל את ההיגיון הבריא שלהן ולמלא את הטפסים. לא תמיד פשוט למלא את הטפסים האלה, ובשל כך הדבר גוזל זמן רב, ועל כן משימות אחרות וחשובות לא פחות נדחקות הצידה באותו יום.
מילוי הטפסים הנו נושא חשוב ביותר, שארגונים רבים אינם נותנים בו את הדעת. זהו חלק מהשירות שניתן לעובדים וחלק חשוב משימור העובדים. בד בבד, חשוב לדעת גם כי מילוי הטופס גוזל זמן רב מהרכזות, שגם כך לרוב עובדות תחת לחץ.
כדי לפתור את הבעיה, ראשית יש צורך לעלות את המודעות ואת החשיבות לנושא, הן בקרב הרכזות והן בקרב המנהלים. סיוע במילוי הטפסים אינו צריך להיתפס בקרב הרכזות כדבר מעיק או כטובה שעושים לעובד. יחד עם זאת, לא נוכל לבקש מהן לתת את השירות הזה בחיוך, אם הן לא יקבלו את הכלים הנכונים לבצע את העבודה.
לכן יש להחליט על שני מהלכים:
יש להעביר את הרכזות הדרכות בנושא ביטוח לאומי וטפסיו, לפחות אחת למספר חודשים. ברשת ישרוטל למשל, תוכנית ההדרכה לרכזות הגיוס כוללת גם מפגשים מקצועיים עם מקור ראשון – נציגי הביטוח הלאומי.
שנית, מומלץ לרכז את מילוי הטפסים לימים או לשעות מסוימים. יחד עם זאת לא לרכז את כולם ליום אחד בשבוע, כי חשוב להבין שכל יום שעובר שבו העובד לא מגיש את הטפסים – יביא לעיכוב בטיפול תביעתו. על כן אפשרות נוספת היא להתפשר על שלוש פעמים בשבוע במסגרת שעה מסוימת, שבה העובד יוכל להגיע ולקבל את העזרה.
