קיבלתם פרויקט! גיוס מאסה של עשרות או מאות עובדים, לרגל פתיחת מקום עבודה חדש או סניף חדש של רשת קיימת. הדבר מצריך תכנון והתארגנות, ומעלה את המתח, הלחץ והאדרנלין, ומכניס משב רוח רענן למשרד.
אז תפתחו קובץ אקסל ותחילו לרשום, ובבקשה לא להיבהל: 100 עובדים לפרונט, 100 עובדים לבק, 120 למחלקה הזו ו-140 למחלקה האחרת, והרשימה עוד ארוכה, ומאיפה מתחילים? אבל כבר קיבלתם את התיק אז קדימה לעבודה, ולא לשכוח לרשום גם את הדד ליין. ואם הכל ילך חלק, גם תזכו להשתתף בטקס הסרת הלוט.
שעון חול
גלעד שלוש, סמנכ"ל משאבי אנוש של רשת המלונות הילטון, קיבל את האחריות על המשאב האנושי של פתיחת מלון וולדורף אסטוריה בירושלים, המותג המגה-יוקרתי של הילטון שיפתח במהלך שנת 2013. זו לא הפעם הראשונה ששלוש פותח מלון. הוא עובד למעלה מ-20 שנה בתחום המלונאות ובתחום משאבי האנוש, ובמהלך שנותיו הוא הפך למומחה בגיוס עובדים לקראת פתיחות של בתי מלון רבים באזור המרכז. הוא היה חתום על פתיחות רבות, בין היתר של מלון דיויד אינטרקונטיננטל בתל אביב.
איך מתחילים פרויקט כזה?
"מקבלים את הפרויקט על הנייר. קודם כל צריך לבדוק היטב את הכדאיות שלו, אם וכמה הוא יוכל לחיות. חושבים על איך מגייסים, האם נוכל לעמוד בכך כלכלית. כדי לתכנן את זה מתכנסת מערכת שלמה של בעלי תפקידים בראשות הממונה על הכספים במלון, כשכל אחד תורם את הצד של התחום שלו. עורכים מיפוי של צוותי הניהול. השלב הבא הרציני הוא ההחלטה על מועד פתיחת המקום. ואז הופכים את שעון החול.
"לוולדורף ירושלים אנחנו מגייסים כ-350 עובדים. כדי להגיע למספר הזה אנחנו צריכים להגיע ל-1300 ראיונות לפחות. לרוב התפקידים עורכים שניים-שלושה ראיונות, אז תראי כמה זמן נדרש בשביל כל התהליך. בתהליכי פתיחה רמת תחלופת העובדים היא גבוהה, וכך בכל השנה הראשונה שלאחר הפתיחה. לא פעם קרה שהשקענו ואז רגע לפני הפתיחה או לאחר הפתיחה עובדים החליטו לעזוב".
ולפעמים קורה דבר הפוך. שלוש מספר שכשבועיים לפני הפתיחה של אחד המלונות במרכז, התקבלה במחלקת משאבי האנוש החלטה אמיצה ונפרדו ממנהל משק הבית, שבמחשבה שניה לא התאים.
חזרה גנרלית לקראת הפרימיירה
שלוש מספר שהתהליך כולו אורך כשנה, כשהשיא שלו הוא בארבעת החודשים האחרונים. כמות העובדים שנקלטת היא גדולה מאוד. "המערכת צריכה להיות מוכנה מבחינת נהלים, תשתיות, סדר, ואז לאט לאט כבר מתחילים לראות את התמונה בפזל", הוא אומר. "כמובן, משאירים מרווח להערכות שגויות. כל תהליך פתיחה, כמה שנתכנן – חובה לקחת בחשבון מרווח של מציאות משתנה. צריך להקים מערכת שמספיק גמישה ושתתאים עצמה.
"בתהליך פתיחה אנחנו מנסים לייצר איזושהי רמת מתיחות אצל חברי הצוות – יש הרבה אנרגיות והרבה רתימה, התרגשות, חשוב שידברו באותה שפה. המערכת בנויה על בסיס מערכת של קשרים ותלות בין העובדים. רמת שירות גבוהה ורמת דיוק גבוהה מאוד ואחידה, של בני אדם שאמורים לעשות הכי טוב והכי מדויק. ברגע שאחת החוליות בשרשרת עושה משהו לא טוב הכל עלול להתפרק. זה דורש המון תשומת לב ובקרה.
"הימים שלפני הפתיחה – הם כמו ימי מלחמה. כשהכל מוכן – אנחנו עושים משחקי תפקידים, חלק מהעובדים הופכים לאורחים שמגיעים למלון. ממש כמו להתכונן לפרימיירה של הצגה. הטבחים מכינים מנות, ויש המון טעימות, הדברים מורכבים מאוד. זה מגיע לרמה שבה אנחנו צריכים לחשוב על איך מגישים את המנות ואיך הן משתלבות עם כל הכלים".
לא לשכוח סטנד ביי
קבוצת לפיד, חברת כוח אדם והשמה, מתמחה בגיוס עובדים גם לרגל פתיחות של סניפים בתחום השוק הקמעונאי – סניפי סופרמרקטים גדולים. דוד מסיקה, המנכ"ל והבעלים, מספר שבחברה מפשילים שרוולים ונערכים כחודש לפני פתיחת הסניף החדש.
"מאחר שמדובר בכוח אדם נייד שלא שומר נאמנות, פרק הזמן לצורך הגיוס הסופי הוא קצר", הוא אומר. "החברה מקבלת על עצמה את הגיוס תוך כדי מתן תקנים מהלקוח. מתבצעים ימי ראיונות בהיקף של מאות מועמדים, מהם נבחרים מספר מצומצם של מועמדים, שממשיכים לראיון נוסף אצל הלקוח, לחוות דעתו הסופית.
"פרק זמן מצומצם לפני הפתיחה, העובדים משובצים הלהכשרה בסניפים סמוכים. גם בתקופה הזו שומרים קשר רצוף ותחזוקה של הקשר אתם, על מנת למנוע עזיבה לפני פתיחת הסניף החדש.
"מתוך המועמדים הרבים שראיינו אנו גם מחזיקים רשימת עובדים ל'סטנד ביי', שיהיו בעדיפות שנייה. היה ויש עזיבות – אנו אוטומטית מפעילים את העובדים מאותה רשימה רזרבית. בתחום הקמעונאות, חצי השנה הראשונה היא תקופת ההרצה של כוח האדם בסניף".
איך אתם מגייסים כזו כמות של עובדים?
"אנחנו פונים לכל מקורות הגיוס האפשריים: פלאיירים ברחובות וברשתות השיווק עצמן, חבר מביא חבר, פרסום בשירות התעסוקה, מרכזי קליטה, רשויות מקומיות שמסייעות לתושבים במציאת עבודה במחלקות הרווחה, מודעות דרושים בעיתונים ובאינטרנט.
"ככל שמדובר בעובדים שמגיעים מרקע סוציו אקונומי נמוך ולתפקידים בכירים פחות – עבודת השטח מרובה יותר: אנחנו יוצאים לטייל באזורים ששם אפשר למצוא עובדים. מנסים לצוד אותם במרכזים שבהם יש הרבה חברות כוח אדם. בבניין הסניף שלנו בחיפה יש כ- 15-20 חברות כוח אדם. רק בטיול במסדרונות אפשר לפגוש מועמדים שהתכוונו בכלל לפנות לחברות אחרות".
גיוס עובדים לסניף חדש הוא קשה או קל יותר מגיוס רגיל?
"גיוס עובדים לסניף בהקמה הוא גיוס ממוקד. לא מתעסקים עם דברים אחרים אז קל יותר. בנוסף, בהקמה מדובר בגיוס מאסה, אז מתוך 100 מועמדים קל יותר להכניס לעבודה 25-30 עובדים, לעומת מתוך שלוש למצוא קופאית אחת שתעבוד. בכלל היום זה מאתגר יותר ויותר לשכנע מועמדים לצאת לעבודה. אם פעם חסרו לנו משרות והיו לנו הרבה מועמדים, בעיקר בתקופות של העליות לארץ, היום אנו נמצאים במצב הפוך: משרות לא חסרות, הקושי הוא במציאת עובדים. אבל בסופו של יום, גיוס במסגרת פרויקט הוא קל יותר לעומת הגיוס הפרטני. גם האנרגיות והאדרנלין שיש מהפרויקט הן טובות, ובהחלט נוצר משב רוח מרענן".
