טכנולוגיית משאבי אנוש הפכה לשיחה החמה בארגון בתוך מחלקת משאבי אנוש ומחוצה לה. כולם מכירים ביתרונות של תוכנות לניהול משאבי אנוש פרט למנהל הכספים. ותוכנות משאבי אנוש, כמו כל דבר טוב, עולות כסף. אז איך משכנעים את מי שאמון על התקציב לתמוך בהשקעה הכרוכה בתהליך מחשוב? משכנעים אותם בשפה שלהם – מציגים להם את היתרונות הבלעדיים הטמונים בתוכנות מתקדמות בהיבט של חיסכון משאבים לטווח הארוך.
פרדי סילברמן, מנהלת משאבי אנוש בעברה וכיום יועצת לחברות בתחום פתרונות ניהול הון אנושי בחברת Jeitosa Group International, רצתה להכניס לחברה שלה ממשק ניהול עובדים כך שהעובדים יוכלו להזין פרטים אישיים בכוחות עצמם. היא ידעה שמערכת כזו תחסוך זמן עבודה הכרוך בכתיבה, צילום, העברת מסמכים, תיוק, תחסוך בנייר וכן היא תצמצם את הסיכויים לטעויות אנוש.
כדי להצדיק את ההשקעה בפני מנהל הכספים, סילברמן לקחה מד זמן (סטופר) והחלה למדוד כמה זמן לוקח לעובד למלא דוח שכר חודשי (נסיעות, הוצאות מוכרות, ימי חופש או מחלה ועוד). היא לקחה את הזמן הממוצע והכפילה אותו במספר העובדים והכפילה את מספר השעות הכולל בשכר השעתי הממוצע בארגון. בבואה להציג למנהל הכספים את היתרונות של התוכנה ולהצדיק את ההוצאה, היא הציגה את הדוח המשקף את החיסכון המשמעותי במשאבים מנגד.
בזמן שעבדה על הדוח שלה, סילברמן הייתה עדה לתקרית שבה אחד העובדים נאלץ להעדר מהעבודה מפאת מחלה של קרוב משפחה. הוא שאל את אחת הרפרנטיות במשרד משאבי אנוש למה הוא זכאי וכשהיא השיבה לו הוא התאכזב. לאחר שבדק את התשובה שלה לעומק, התברר כי העובדת שגתה – היא מסרה לו מידע על פי חוקי העבודה ולא על פי תנאי העסקה בארגון, שהם מטיבים הרבה יותר מהחוק. מקרים מסוג זה, של טעויות אנוש ו/או של פערי ידע וסגנונות עבודה שונים בין גורמים בתוך המחלקה היוו מקרה לדוגמה study case חזק כאשר הציגה סילברמן את הטיעון שלה בפני מנהל הכספים – התוכנה ממזערת וכמעט מבטלת את הסיכוי לטעות מהסוג הזה שיכולות להוביל לחוסר שביעות רצון בקרב העובדים ואף לגרום להם להתפטר.
קת'י שולץ, מנהלת IT ברשת בתי חולים באריזונה, הציגה דוח מפורט יותר, לפיו ניהול ההון האנושי (החל משלב הגיוס, דרך קליטה, הדרכה, שכר ועד הפרישה / פיטורים או התפטרות ), עולה לארגון בממוצע 60,000 דולר לכל עובד. הטמעת מערכת ניהול הון אנושי אינטגרטיבית, בה מנוהלים כל התהליכים לרבות ניהול שכר, יכולה לחסוך לחברה משאבים עצומים שבאים לידי ביטוי בעיקר בצמצום שעות עבודה ולעתים אף בצמצום תקני עבודה.
כמובן שלמערכות מתקדמות לניהול הון אנושי יש תפקיד חשוב יותר מלחסוך לארגון משאבים, זו דרך ליעל תהליכים, לפתח את הנושא של ניהול כישרונות באמצעות ה-Talent Management , לשמר עובדים, לתגמל עובדים, לפתח עבורם מסלול קריירה, ליעל את מערך ההדרכה והלמידה ולבסס תרבות ארגונית מוכוונת מטרות. אבל בשלב גיוס ההשקעה, ובעיקר כאשר מתנהלים מול מנהלי הכספים בארגון "חשוב להתמקד בתועלות הפיננסיות קצרות וארוכות טווח. מנהלת משאבי אנוש צריכה שיהיה בידה דוח מפורט המראה כיצד עובדים כיום וכיצד יעבדו בעתיד, על פי התוכנית והחזון שלה. היא צריכה להציג את העלות הישירה והנלווית של פרויקט הטמעת מערכת ומנגד, את העלויות ההוצאות המיותרות שניתן יהיה לחסוך באמצעות התהליך."
לסיכום, כאשר מנהל משאבי אנוש מתייצב מול הגורם הבכיר בארגון הממונה על התקציב, במטרה לגייס אותו לפרויקט מחשוב, הוא צריך לשים את הדגש על החוזקות של המערכת ככלי שמאפשר חיסכון והתייעלות. הדרך היחידה להצדיק את המערכת, כמו כל נושא אחר בארגון, היא דרך משוואת עלות תועלת. חשוב להכין דוחות עדכניים, אמינים ומדויקים עד הפרט האחרון, המשקפים את התועלות של התוכנה מבחינה כלכלית, את הפוטנציאל שלה לחסוך בהוצאות (ובעיקר בשעות עבודה ואפילו בתקנים).
מידע נוסף על פאנל המרצים, תכני הכנס ו/או הרשמה לכנס חדשנות בטכנולוגיית HR באתר הבית.
