שמירה על סודיות והגנה על מידע רגיש של עובדים מהוות משימות בעלות חשיבות קריטית במסגרת תפקידו של מנהל משאבי האנוש.
אנשי משאבי אנוש מופקדים לרוב על נתונים פרטיים, כגון פרטים אישיים, משכורות, רישומי ביצועים, תלונות במקום העבודה ועוד.
לכן, הם צריכים לפעול לפי נוהלי פרטיות מחמירים במקום העבודה. אי ביצוע זה עלול לשחוק את האמון, להפר את התקנות החוקיות ולפגוע בארגון.
אחריותה של מחלקת משאבי האנוש לשמירה על הסודיות מסתמכת על נוהלי פרטיות תקינים במקום העבודה.
הגבלת גישה, אבטחת רשומות, טיפול בדיסקרטיות בתלונות וטיפוח שקיפות, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש להגן על אמון העובדים ועל שלמות הארגון.
שיטות עבודה אלו מבטיחות שמידע רגיש ישאר פרטי וינוהל בצורה אתית.
להלן 5 נוהלי פרטיות מרכזיים שמנהלי משאבי אנוש צריכים ליישם כדי להבטיח סודיות:
1 גישה מוגבלת למידע רגיש:
מחלקות משאבי אנוש מנהלות כמויות עצומות של מידע רגיש, כולל תיעוד רפואי, פרטי שכר והטבות ופעולות משמעת.
כדי לשמור על סודיות, הגישה לנתונים אלו חייבת להיות מוגבלת לאנשים מורשים בלבד.
שימוש במערכות מאובטחות עם הרשאות המבוססות על תפקידים מבטיח שרק אנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש או הנהלה בכירה יכולים לטפל במידע רגיש.
לדוגמה, פרטי שכר צריכים להישאר נגישים רק לצוותי שכר, בעוד הערכות ביצועים צריכות להישאר במעגל סגור בין ההנהלה הבכירה למנהלי משאבי אנוש.
2 ניהול רשומות מאובטח:
מנהלי משאבי אנוש חייבים לוודא שיש אבטחה של רישומי עובדים פיזיים ודיגיטליים כאחד.
יש לאחסן קבצים פיזיים בארונות נעולים עם גישה מוגבלת, בעוד שרשומות דיגיטליות חייבות להיות מוגנת באמצעות מערכות מוצפנות, סיסמאות חזקות וחומות אש.
מנהלי משאבי אנוש צריכים גם ליישם גיבויים קבועים כדי למנוע אובדן נתונים.
בנוסף, מנהלי משאבי אנוש חייבים להבטיח ציות לחוקי הגנת מידע המחייבים בקרה קפדנית על מידע אישי, פיננסי ורפואי.
3 טיפול חסוי בתלונות במקום העבודה:
אחת המשימות העדינות ביותר של מנהלי משאבי אנוש כוללת טיפול בתלונות עובדים, תביעות על התנהגות בלתי הולמת או דו"חות על הטרדה.
עובדים חייבים להרגיש בטוחים שהתלונות שלהם ינוהלו בדיסקרטיות וישותפו רק עם אלה המעורבים ישירות בתהליך הפתרון.
על מנהלי משאבי אנוש להימנע מלדון בתלונות באופן לא פורמלי ולהבטיח שהחקירות ישארו מקצועיות, חסרות פניות ופרטיות.
4 מדיניות שקופה על שימוש בנתונים:
בעוד שמנהל משאבי האנוש וצוותו חייבים לשמור על סודיות, העובדים צריכים גם להבין כיצד הנתונים שלהם ייאספו, יאוחסנו וישתמשו בהם.
מנהלי משאבי אנוש צריכים להקים ולתקשר מדיניות פרטיות נתונים ברורה שתואמת את הדרישות המשפטיות.
שקיפות בונה אמון ומבטיחה לעובדים שהמידע שלהם בטוח ושלא יעשה בו שימוש לרעה.
לדוגמה, מנהלי משאבי אנוש יכולים להבהיר כי נעשה שימוש בנתוני עובדים לצורך עיבוד שכר, ניהול ביצועים או ציות לחוק, אך לא למטרות בלתי מורשות.
5 הכשרת עובדים נכונה:
כל אנשי צוות משאבי אנוש צריכים לקבל הכשרה קבועה בנושא חוקי פרטיות, סטנדרטים אתיים ומדיניות ספציפית לחברה.
יתרה מכך, אנשי צוות משאבי אנוש חייבים לחנך את המנהלים והעובדים לגבי מהו מידע סודי וכיצד לטפל בו באחריות.
זה כולל את העובדה שאסור לדון בנושאים רגישים בגלוי או לשתף נתונים ללא אישור.
