העובדים נראים עסוקים, משתתפים בפגישות, שולחים אימיילים ומבצעים משימות קטנות אבל לא רואים אצלם התקדמות ממשית במטרות הליבה העסקיות.
תופעה זו, שמתחילה לבלוט בארגונים רבים כבר קיבלה את התואר: פרודוקטיביות מזויפת. מדובר באשליה של פרודוקטיביות של עובדים, בלי לספק תוצאות משמעותיות.
למרות שבהתחלה זה עשוי להיראות לא מזיק, פרודוקטיביות מזויפת עלולה להוות איום משמעותי על הביצועים הארגוניים, מכיוון שהיא שואב זמן, אנרגיה ומשאבים תוך טיפוח חוסר יעילות.
זהו איום נסתר על הצלחת הארגון משום שהוא יוצר אשליה של פרודוקטיביות ללא התקדמות אמיתית.
כדי להתמודד עם זה, ארגונים צריכים לעבור ממדידה של שעות עבודה ועומס עבודה, להתמקדות בתוצאות.
גורמים כמו סדרי עדיפויות ברורים, תקשורת יעילה ומחויבות מנהיגותית לעבודה עמוקה, הינם חיוניים לבלימת מצב זה.
להלן 5 הסיבות להיווצרות פרודוקטיביות מזויפת:
1 דגש יתר על נראות:
עובדים עשויים להרגיש לחץ להיראות עסוקים מול מנהלים או עמיתים כדי להימנע ממיקרו-ניהול, במיוחד בסביבות עבודה תחרותיות או כאלה שנהוג בהן מיקרו-ניהול.
2 עומס יתר בפגישות:
מספר מוגזם של פגישות או פגישות בעלות מבנה גרוע עלולים לצרוך זמן יקר, ולהשאיר לעובדים מעט מקום להתמקד בעבודה עמוקה.
3 החלפת משימות וריבוי משימות:
קפיצה בין אימיילים, להודעות מיידיות ולמשימות עשויה ליצור מראה ותחושה של עומס עבודה אבל היא מפחיתה את התפוקה בפועל, בגלל עומס קוגניטיבי.
4 סדרי עדיפויות שגויים:
עובדים עשויים להתמקד במשימות בעלות חשיבות נמוכה, כמו למשל, תכנון מסמכים או ארגון קבצים, במקום בפרויקטים בעלי השפעה גבוהה המתיישרים עם יעדים אסטרטגיים.
5 חוסר בהירות בתפקידים:
בהיעדר ציפיות או תוצרים ברורים, עובדים עשויים לעסוק בעבודה שדורשת השקעת זמן רב מדי בפעולות בעלות חשיבות נמוכה ולא בעבודה פרודוקטיבית, רק כדי למלא זמן.
להלן 5 סוגי השפעה של הפרודוקטיביות המזויפת על עסקי הארגון:
1 אובדן פרודוקטיביות אמיתית:
כאשר עובדים מתמקדים בפעילויות שטחיות, זה גורע מהזמן המושקע בעבודה משמעותית, וכתוצאה מכך להחמצת מועדים ולהפחתת החדשנות.
2 שחיקה ואי שביעות רצון עובדים:
החלפה מתמדת של משימות והשקעת זמן במשימות לא חיוניות עלולות להגביר את הלחץ והשחיקה, מכיוון שהעובדים מרגישים מוצפים במשימות פחותות חשיבות בלי להשיג תוצאות אמיתיות.
3 תרבות ארגונית של חוסר יעילות:
פרודוקטיביות מזויפת עלולה להיות 'מדבקת' אם עובדים רואים שעובדים אחרים מתוגמלים על כך שהם נראים עסוקים. זה יוצר תרבות ארגונית שמעריכה מראה חיצוני על פני יעילות.
4 ירידה במורל ומחוברות:
עובדים מתנתקים כאשר עבודתם חסרת מטרה או כאשר הם מבינים שהמאמצים שלהם אינם תורמים למטרות משמעותיות.
5 הפסדים כספיים:
פרודוקטיביות מזויפת מובילה לעלויות עבודה מבוזבזות, שכן שעות מושקעות במשימות לא חיוניות. עם הזמן, חוסר היעילות הזה מתגבר ומשפיע על השורה התחתונה של החברה.
להלן 5 סימני מפתח לפרודוקטיביות מזויפת במקום העבודה:
1 יותר מדי פגישות עם תפוקה קטנה:
עובדים משתתפים בפגישות תכופות אך עוזבים ללא פריטי פעולה ברורים או התקדמות לעבר יעדים.
2 תקשורת מוגברת אך אין התקדמות:
צוותים עוסקים בהחלפת הודעות דואר אלקטרוני או הודעות צ'אט מתמדות, אבל התוצאות מתעכבות.
3 דחיינות עם משימות בעדיפות נמוכה:
עובדים משלימים משימות קלות ומינוריות כדי להרגיש שהן מושלמות תוך הזנחת עבודה קריטית.
4 סביבת עבודה המתמקדת בתגובות במקום ביוזמות:
עובדים משקיעים יותר זמן בתגובה לבקשות ולהפרעות מאשר בעבודה יזומה על משימות מתוכננות.
5 התמקדות במדדים שאינם חשובים:
עובדים מדגישים מדדים (כמו ספירת הודעות דואר אלקטרוני או זמן גלישה באינטרנט), ולא בתוצאות (כמו השלמת פרויקט או השפעה על ההכנסות).
להלן 5 אסטרטגיות למאבק בפרודוקטיביות מזויפת:
1 להגדיר סדרי עדיפויות ויעדים ברורים:
מנהלים צריכים להגדיר יעדים מדידים המתואמים ליעדים העסקיים כדי לעזור לעובדים להתמקד בעבודה משמעותית.
2 להגביל פגישות וליעל תקשורת:
יש לקבוע זמנים ללא פגישות ולעודד תקשורת אסינכרונית כדי לצמצם את ההפרעות.
3 לעודד עבודה משמעותית:
יש לקדם מצב בו מוקדש זמן מסוים ללא הפרעה, עבור משימות מורכבות בעלות ערך גבוה הדורשות מיקוד, במקום ריבוי משימות.
4 מעקב אחר תפוקות, לא פעילות:
בעת הערכות ביצועים יש להעביר את מרכז החשיבות ממעקב אחר עומס, כמו מספר שעות עבודה, מספר הודעות שנשלחו וכו, לתוצאות מוחשיות כמו פרויקטים שהושלמו, הכנסות שנוצרו וכו.
5 לטפח תרבות ארגונית מכוונת תוצאות:
יש לעודד את העובדים להתמקד באיכות והשפעה על כמות המשימות שבוצעו.
תפקידם של המנהלים בטיפול בפרודוקטיביות מזויפת:
למנהלים יש תפקיד מכריע בזיהוי וטיפול בפרודוקטיביות מזויפת. עליהם לתת דוגמה אישית להתנהגות המעניקה עדיפות לעבודה משמעותית, להאציל סמכויות ביעילות ולתת את הטון לתרבות ארגונית מכוונת תוצאות.
תקשורת שקופה לגבי יעדים עסקיים מבטיחה שהעובדים יבינו כיצד עבודתם תורמת להצלחת החברה.
