קביעת ההיקף המדויק של צוות משאבי אנוש הינה חיונית בגלל השפעתה הרבה על היעילות והאפקטיביות של הארגון.
צוות משאבי אנוש שמונה מספר העובדים והמנהלים המתאים ביותר לצורכי הארגון מאפשר למלא את תפקידי משאבי האנוש בצורה אופטימלית, החל בגיוס עובדים וקליטתם, ועד פיתוח מקצועי של עובדים.
אם מחלקת משאבי אנוש מאוישת בחסר, משימות קריטיות כמו רכישת כישרונות, מחוברות עובדים ופתרון קונפליקטים עלולות להתעכב, ולהוביל לשביעות רצון נמוכה יותר של העובדים ולעלייה בתחלופה.
פרט לכך, אנשי משאבי אנוש עמוסים מדי יכולים גם לעשות טעויות בתחומים חיוניים כמו ניהול הטבות ועמידה בדיני עבודה, ובכך להסתכן בקנסות ובחוסר שביעות רצון של העובדים.
מנגד, צוות משאבי אנוש גדול מדי יכול להוביל לעלויות תקורה מיותרות ולפגוע ביעילות הפיננסית של החברה.
מציאת האיזון הנכון של מספר אנשי צוות משאבי האנוש מאפשרת למחלקת משאבי האנוש לפעול בצורה חסכונית תוך מענה לצרכי הארגון.
לדוגמה, חברות שחוות צמיחה מהירה או מתמודדות עם אתגרים רגולטוריים משמעותיים, עשויות להזדקק לצוות משאבי אנוש גדול יותר כדי לנהל את המורכבויות הללו.
בסופו של דבר, המספר המתאים במדויק, של אנשי צוות משאבי האנוש, הינו חיוני כדי להבטיח שהחברה תישאר אג'ילית ומסוגלת לענות על הצרכים של כוח העבודה שלה, מה שמניע את ההצלחה העסקית הכוללת.
זאת ועוד, היקפו של צוות משאבי האנוש צריך להיות מותאם לגודל החברה, לסוג התעשייה בה פועלת החברה, וליעדים האסטרטגיים שלה.
לדוגמה, חברות שחוות צמיחה מהירה או מתמודדות עם אתגרים רגולטוריים משמעותיים עשויות להזדקק לצוות משאבי אנוש גדול יותר כדי לנהל את המורכבויות הללו.
בסופו של דבר, מספר המועסקים האופטימלי בצוות משאבי אנוש הוא כזה שמאפשר לחברה להיות אג'ילית ומסוגלת לענות על הצרכים של כוח העבודה שלה, מה שמניע את ההצלחה העסקית הכוללת.
צוות משאבי אנוש מובנה היטב הינו חיוני לניהול יעיל של ההון האנושי של הארגון, אבל היקפו ישתנה בהתאם לצרכים הספציפיים של כל ארגון.
להלן 3 שיקולים בבניית צוות משאבי אנוש אופטימלי:
1 כלים טכנולוגיים ואוטומציה:
השימוש בטכנולוגיית משאבי אנוש וכלי אוטומציה יכולים להשפיע על היקפו של צוות משאבי אנוש.
חברות שמשקיעות במערכות ניהול הון אנושי, מערכות מעקב אחר מועמדים ותוכנות שכר, עשויות להפחית את מספר העובדים בצוות משאבי האנוש הדרוש למשימות אדמיניסטרטיביות ידניות.
מערכות אוטומטיות יכולות להתמודד עם תהליכים שגרתיים כמו ניהול הטבות, הערכות ביצועים ורישומי עובדים, ולפנות את זמנם של אנשי משאבי אנוש כשי שיוכלו להתמקד במשימות אסטרטגיות כמו ניהול כישרונות ופיתוח ארגוני.
ככל שהטכנולוגיה המוטמעת בארגון ומיועדת למשאבי אנוש מתוחכמת יותר, כך עשויים להידרש פחות אנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש להתמודד עם עומסי עבודה אדמיניסטרטיביים.
2 תרבות ארגונית:
סוג התרבות הארגונית יכול להשפיע על גודל צוות משאבי אנוש.
חברות שיש להן תוכניות מחוברות עובדים חזקות, יוזמות למידה מתמשכות ותוכניות בריאות עובדים, עשויות להזדקק למספר גדול יותר לדרוש יותר צוות משאבי אנוש כדי לנהל מאמצים אלה.
באופן דומה, ארגונים בעלי רמות גבוהות של אינטראקציה עם עובדים, כגון אלה המדגישים שיתוף פעולה, משוב תמידי ופיתוח עובדים, עשויים להזדקק לעובדי משאבי אנוש נוספים כדי לתחזק את התוכניות הללו.
גם המורכבות של יחסי העובדים ומידת המיקוד בחוויית העובד יכולים להשפיע על גודלו של צוות משאבי האנוש.
3 מיקור חוץ ותמיכה חיצונית:
חלק מתפקידי מחלקת משאבי האנוש ניתנים להוצאה למיקור חוץ, דבר שיכול להפחית את מספר אנשי צוות משאבי האנוש הפנימי.
גיוס, ניהול הטבות וכדומה הם דוגמאות לתפקידי משאבי אנוש שניתן לבצע במיקור חוץ.
מינוף משאבים חיצוניים מאפשר לארגון לייעל את צוות משאבי האנוש הפנימי, ולמקד אותו ביוזמות אסטרטגיות, בעוד ספקים חיצוניים מנהלים את המשימות האדמיניסטרטיביות.
מיקור חוץ מאפשר להעסיק צוות משאבי אנוש מצומצם ועדיין לטפל במשימות משאבי אנוש קריטיות.
