תוכניות התנדבות תאגידיות הן דרך רבת עוצמה להגביר את מחוברות העובדים, לחזק את הדינמיקה בתוך הצוותים ולהפגין אחריות חברתית תאגידית.
מנהלי משאבי אנוש ממלאים תפקיד מכריע בהקמה והפעלה של תוכניות אלו בהצלחה.
יצויין, כי הקמה והפעלה של תוכנית התנדבות בארגון דורשות תכנון קפדני, התאמה לערכי החברה ותמיכה חזקה מצד ההנהלה.
פיתוח תוכנית התנדבות מובנית, קידום מחוברות עובדים, מתן תמריצים ומעקב אחר ההשפעה שיש להתנדבות, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש ליצור תוכנית מוצלחת שתועיל לקהילה ולארגון כאחד.
בנייה ותחזוקה של שותפויות עם עמותות גורמת לכך שמאמצי ההתנדבות יהיו משמעותיים ומאורגנים היטב, מה שמוביל להשפעה חיובית ומתמשכת.
בסופו של דבר, תוכנית התנדבות תאגידית מבוצעת היטב, יוצרת אצל העובדים תחושת מטרה, ומבטאת את המחויבות של הארגון לאחריות חברתית.
להלן 7 שלבים להקמה והפעלה של תוכניות התנדבות ארגוניות:
1 לוודא תיאום בין ערכי החברה ליעדיה:
יש להתחיל בהגדרה ברורה של מטרות תוכנית ההתנדבות הארגונית. יש להתאים יעדים אלה לערכי הליבה, למשימה וליעדים האסטרטגיים של החברה.
זה מבטיח שהתוכנית לא רק תורמת לקהילה אלא גם מחזקת את זהות החברה ומטרתה.
בנוסף, יש לבחור את המטרות או את הארגונים ללא מטרות רווח, המתאימים לערכי הארגון ולתחומי העניין של העובדים.
התאמה זו משפרת את הרלוונטיות וההשפעה של התוכנית, מה שהופך אותה למושכת יותר למשתתפים.
2 תמיכת ההנהלה:
יש לקבל את תמיכתה של ההנהלה הבכירה על ידי הצגת היתרונות של תוכניות התנדבות ארגוניות, כגון שיפור מורל העובדים, שיפור המוניטין והמותג וקשרים חזקים יותר בקהילה.
הדגשת המקרה העסקי יכולה לסייע בהבטחת המשאבים והמחויבות הדרושים.
כמן כן יש לעודד את המנהלים להשתתף בפעילויות התנדבותיות. מעורבותם יכולה לעורר השראה בקרב העובדים ולהפגין את המחויבות של החברה לאחריות חברתית בכל דרגי הארגון.
3 לפתח תוכנית מובנית:
יש ליצור תוכנית מפורטת המתווה את מבנה תוכנית ההתנדבות. יש לכלול את סוגי הפעילויות, תדירות האירועים, תפקידי ההתנדבות והתוצאות הצפויות.
תוכנית זו צריכה לכסות גם לוגיסטיקה, כגון תחבורה, אספקה ושותפויות עם ארגונים ללא מטרות רווח.
יש לקבוע מדיניות והנחיות ברורות כדי להבטיח עקביות והגינות. אלה צריכים לכסות היבטים כמו ימי חופש להתנדבות, פרוטוקולי בטיחות וציפיות התנהגות.
העברת מדיניות זו ביעילות עוזרת להגדיר ציפיות ברורות לכל המשתתפים.
4 לקדם מחוברות עובדים:
יש לפתח אסטרטגיית תקשורת חזקה לקידום תוכנית ההתנדבות. יש להשתמש בערוצים שונים, כגון אימיילים, רשת אינטראנט פנימית של החברה, רשתות חברתיות ופגישות צוות, כדי להעלות את המודעות ולעודד השתתפות.
בנוסף, יש לאפשר לעובדים לספק משוב על התוכנית במגוון דרכים. זה יכול לכלול סקרים, תיבות הצעות או פגישות רגילות. חיפוש פעיל ומענה למשוב עוזר לשפר את התוכנית ולהגביר את מחוברות העובדים.
5 תמריצים והכרה:
יש ליישם תוכניות תמריצים לעידוד השתתפות בפעילות ההתנדבות. זה יכול לכלול פרסי הוקרה, חופשה נוספת בתשלום או תרומות התואמות את שעות התנדבות. תמריצים יכולים להניע עובדים להיות מעורבים ולהישאר מחויבים לתוכנית.
בנוסף, יש להכיר בתרומות של העובדים ולחגוג את התרומות שלהם באמצעות ניוזלטרים, רשתות חברתיות ואירועי חברה.
הכרה פומבית מתגמלת את המשתתפים, מעלה את המודעות ומעודדת אחרים להצטרף.
6 לעקוב אחר ההשפעה ולמדוד אותה:
יש לעקוב אחר מדדי מפתח כגון מספר המשתתפים, שעות התנדבות וההשפעה על הקהילה. איסוף נתונים אלה עוזר להדגים את הצלחת התוכנית ולזהות תחומים שזקוקים לשיפור.
יש לדווח באופן קבוע על תוצאות פעילויות ההתנדבות, לעובדים ולהנהלה כאחד.
יש להדגיש סיפורים על שינוי חיובי ויתרונות מוחשיים לקהילה. שקיפות זו מחזקת את ערך התוכנית ושומרת על מומנטום.
7 טיפוח שותפויות עם עמותות:
יש לבנות קשרים חזקים עם ארגונים ללא מטרות רווח שמתואמים עם יעדי ההתנדבות של הארגון.
יש לשתף איתם פעולה כדי לזהות פרויקטים משמעותיים ולהבטיח שהפעילויות מאורגנות היטב ומשפיעות.
כמו כן כדאי לשקול ליצור שותפויות ארוכות טווח עם עמותות נבחרות. זה מאפשר מעורבות עמוקה יותר, תיאום טוב יותר והשפעה מתמשכת יותר.
קשרים ארוכי טווח מספקים גם הזדמנויות לעובדים לבנות קשרים מתמשכים עם הגורמים שהם תומכים בהם.
