שימור הידע בחברה כאשר עובדים עוזבים מהווה גורם חיוני לשמירה על המשכיות, יעילות ויתרון תחרותי.
אסטרטגיות שימור ידע מבטיחות שמומחיות, תובנות ומידע, יקרי ערך, לא ילכו לאיבוד כאשר עובדים עוזבים את החברה.
מנהלי משאבי אנוש יכולים לשמור ביעילות על ידע בתוך החברה, להבטיח המשכיות, טיפוח חדשנות ושמירה על יתרון תחרותי גם כשהעובדים עוזבים ועוברים לארגון אחר.
להלן 13 טיפים לשימור יעיל של ידע בארגון:
1 לפתח מאגר ידע מרכזי:
יש ליצור מאגר ידע מרכזי שבו מאוחסנים מסמכים חשובים, נהלים ושיטות עבודה מומלצות. זה יכול להיות בענן, באינטראנט פנימי, במערכת ניהול מסמכים בבסיס ידע ייעודי או בכל אלה יחד.
2 תיעוד מובנה:
יש לעודד עובדים לתעד את התהליכים ופרטי הפרויקט שלהם בצורה מובנית. יש להשתמש בתבניות כדי להבטיח עקביות ואפשרות לכריית ידע.
3 לזהות תפקידי מפתח:
יש לזהות תפקידים קריטיים ותפקידי מפתח בארגון הדורשים ידע ומומחיות ספציפיים.
בעת התיעוד ושימור הידע יש להתמקד בתפקידים בעלי השפעה משמעותית על התפעול והיעדים האסטרטגיים.
4 לטפח יורשים:
יש ליצור תוכניות לטיפוח יורשים לתפקידי מפתח על ידי זיהוי ופיתוח מועמדים פנימיים פוטנציאליים.
יש לספק הזדמנויות הכשרה, חונכות ואף חפיפה, כדי להכין אותם לתפקידים עתידיים.
5 מפגשי שיתוף ידע כשגרה:
יש לארגן מפגשי שיתוף ידע קבועים, כגון ארוחת צהריים ולמידה או סמינרים מקוונים פנימיים, שבהם העובדים יכולים להציג את המומחיות שלהם ולחלוק תובנות עם עמיתים.
6 לוודא חפיפה מסודרת והעברת הידע בראיונות עזיבה:
יש לבצע ראיונות עזיבה יסודיים כדי לשמר את התובנות, החוויות וההצעות של העובדים העוזבים. יש להתמקד בהבנת הידע שצברו במהלך עבודתם בארגון וכיצד ניתן להעבירו לאחרים.
7 תוכניות העברת ידע:
לפתח תוכניות פורמליות במסגרתן, עובדים שעוזבים יעבירו את הידע שלהם לעובדים שמחליפים אותם.
זה יכול לכלול העברת תחומי האחריות שלהם למחליף, תיעוד המידע במאגר מרכזי וניהול פגישות חפיפה.
8 קואצ'ינג קבוע:
יש לעודד מפגשי קואצ'ינג קבועים שבהם עובדים מנוסים מספקים הדרכה ותמיכה לעמיתיהם. במסגרת זו הם גם יעבירו את הידע שלהם לעובדים אחרים.
9 תוכנה לניהול ידע:
חשוב להשקיע ברכישת תוכנת ניהול ידע המאפשרת יצירה, אחסון, אחזור ושיתוף של ידע.
פלטפורמות אלו יכולות לכלול תכונות כגון ספריות מסמכים, פורומי דיונים ופונקציונליות חיפוש.
10 בינה מלאכותית ואנליטיקה:
יש להשתמש בכלים של בינה מלאכותית ואנליזה כדי לזהות פערי ידע, לעקוב אחר דפוסי שיתוף ידע ולהמליץ לעובדים על תכני עבודה בהתאם לתפקידיהם וצרכיהם.
11 לעודד עובדים לשתף את מה שלמדו בהכשרות:
יש להציע לעובדים הזדמנויות למידה מתמשכות באמצעות תוכניות הכשרה, סדנאות וקורסים, ולעודד אותם לתעד ולשתף את מה שהם לומדים.
12 רוטציה:
יש לעודד רוטציה בעבודה כדי לחשוף את העובדים למגוון רחב של תפקידים בארגון.
זה מאפשר להרחיב את מערכי הכישורים שלהם ובה בעת גם מקדם הבנה טובה יותר של תפקידים ותהליכים שונים.
13 תהליכים ותרשימי זרימה:
יש להשתמש בתהליכים ובתרשימי זרימה כדי לתעד באופן חזותי תהליכי עבודה ונהלים. עזרים חזותיים יכולים להפוך תהליכים מורכבים לקלים יותר להבנה ולמעקב.
