מנהל משאבי אנוש צריך להקפיד על אופטימיזציה של כוח העבודה. מצב של מעט מדי עובדים עלול להוביל לעומסי עבודה כבדים על העובדים, וכתוצאה מכך לירידה במוטיבציה, שחיקה וירידה בתפוקה. מנגד, מצב בו יש יותר מדי עובדים עלול ליצור סביבה של חוסר יעילות ובזבוז משאבים, בשל אבטלה סמויה.
לכן על מנהל משאבי האנוש לקחת בחשבון את כל הגורמים הפוטנציאלים לאחד משני המצבים הללו במטרה לייעל את כוח העבודה.
על מנהל משאבי האנוש לוודא שלארגון יש את המספר הנכון של עובדים בעלי הכישורים הנכונים כדי לענות על הצרכים התפעוליים ולהמנע ממצב של עודף כוח אדם שמוביל לאבטלה סמויה.
ניטור קבוע, תובנות מבוססות נתונים וגישה פרואקטיבית לניהול כוח אדם הם מרכיבי מפתח בהשגת איזון זה.
להלן 6 גורמים שיוצרים מצב של עודף עובדים:
1 תכנון כוח אדם לא מדויק:
עודף כוח אדם נובע לעתים קרובות מצפי חיזוי לא מדויק של עומס עבודה עתידי או ביקוש עתידי למוצרי החברה. אם תכנון כוח האדם אינו מותאם לצרכים בפועל של הארגון, זה עלול להוביל לעודף עובדים.
2 תנאים כלכליים לא ברורים:
אי ודאות כלכלית יכולה לגרום לארגונים להיות זהירים, מה שמוביל אותם לשמור על רמות כוח אדם גבוהות יותר כדי להבטיח שהם יכולים להתמודד עם עלייה פוטנציאלית בביקוש. עם זאת, אם הביקוש לא מתממש כצפוי, הארגון מוצא עצמו עם יותר עובדים מכפי שהוא צריך.
3 תהליכים לא יעילים:
תהליכים עסקיים לא יעילים יכולים לתרום לאיוש יתר של משרות. אם אין זרימות עבודה אופטימליות, הארגון עלול להזדקק ליותר עובדים כדי להתמודד עם משימות שניתן לייעל באמצעות תהליכים טובים יותר.
4 תנודות עונתיות:
ענפים שיש בהם ביקוש עונתי גבוה, עשויות לשכור צוות נוסף בעונות השיא. אם הביקוש מוערך יתר על המידה או אם חלים שינויים בלתי צפויים, זה יכול לגרום לאיוש יתר בתקופות רגועות יותר.
5 היעדר הסתגלות להתקדמות הטכנולוגית:
היעדר מינוף של טכנולוגיה ואוטומציה עלול להוביל לעודף כוח אדם, במיוחד בתפקידים שניתן לטפל בהם ביעילות על ידי הטכנולוגיה. ארגונים שמתנגדים להתקדמות טכנולוגית עלולים להיות במצב בו הם מגייסים ומשמרים יותר עובדים מהנדרש.
6 שיטות תקציב:
ארגונים עלולים להקצות תקציבים לאיוש משרות בהתבסס על פרקטיקות היסטוריות ולא על הערכה יסודית של צרכים נוכחיים ועתידיים. זה עלול להביא לגיוס ושימור כוח אדם גדול מהנדרש.
להלן 9 דרכים שמאפשרות להמנע ממצבים מעודף כוח אדם:
1 תכנון מדויק של כוח אדם:
יש לבצע תכנון יסודי של כוח אדם תוך לקיחה בחשבון של הצרכים הנוכחיים והעתידיים. יש להעריך מחדש ולהתאים באופן קבוע תוכניות על סמך שינויים בסביבה העסקית.
2 קבלת החלטות מבוססות נתונים:
יש להשתמש בניתוח נתונים כדי לקבל תובנות לגבי הפרודוקטיביות והביקוש של כוח העבודה. ניתוח נתונים בזמן אמת יכול לעזור לארגונים לקבל החלטות מושכלות לגבי רמות כוח אדם הנדרש בפועל.
3 מודלים של כוח אדם גמיש:
רצוי לאמץ מודלים של כוח אדם גמיש, לרבות הסדרי כוח אדם זמניים או עובדים בחוזים המוגבלים בזמן, כדי להתאים לתנודות בביקוש, בלי להתחייב לאורך זמן לעובדים קבועים.
4 אופטימיזציה של תהליך רגיל:
יש לבצע אופטימיזציה מתמדת של תהליכים עסקיים כדי להבטיח יעילות. ייעול זרימות העבודה יכול לעזור לארגונים לבצע משימות עם כוח עבודה קטן יותר.
5 השקעה בטכנולוגיה:
רצוי מאוד לאמץ טכנולוגיות עדכניות לרבות אוטומציה כדי לשפר את הפרודוקטיביות.
מערכות אוטומטיות יכולות להתמודד עם משימות שחוזרות על עצמן, ולהפחית את הצורך בעבודה רבה מדי של עובדים אנושיים.
6 ביקורות ביצועים רגילות:
יש לערוך סקירות ביצועים סדירות כדי להעריך את הפרודוקטיביות והתרומה של כל עובד.
יש לזהות תחומים שבהם ניתן לשלב תפקידים (כלומר לבטל כפילויות של תפקידים דומים ולאחד אותם לתפקיד אחד, או להפוך שני תפקידים משלימים לתפקיד אחד בתחומים בהם זה אפשרי), או לחלק מחדש את האחריות בצורה יעילה יותר.
7 ניטור עומס עבודה:
יש להטמיע מערכות לניטור עומס עבודה בזמן אמת. היכולת הזאת מאפשרת לארגונים להתאים את רמות כוח האדם באופן מיידי על סמך הביקוש בפועל.
8 שיטות גיוס אסטרטגיות:
יש להתאים את נוהלי הגיוס לצרכים בפועל. במקום להסתמך על דפוסים היסטוריים, יש לבסס את החלטות הגיוס על הדרישות העסקיות הנוכחיות ועל תחזיות הצמיחה העתידיות.
9 מחוברות ושימור עובדים:
יש להתמקד במחוברות עובדים ובשימורם כדי להימנע משיעורי תחלופה גבוהים שעלולים להוביל לצורך בגיוס מתמיד. עובדים מרוצים ובעלי מוטיבציה נוטים יותר לתרום ביעילות לארגון.
