זירוז ביצוע בדיקות רקע על מועמדים, כך שיתבצעו בתוך פרק זמן קצר יותר מהממוצע הנדרש, בלי לאבד או להחמיץ מידע קריטי, הוא פעולה שדורשת ממנהלי משאבי אנוש איזון עדין.
זירוז בדיקות הרקע של המועמדים דורש גישה אסטרטגית המשלבת טכנולוגיה, תקשורת ברורה ועמידה בדרישות דיני העבודה.
התמקדות בבדיקות הקריטיות ביותר, אוטומציה של תהליכים ועבודה עם ספקי בדיקת רקע יעילים, מאפשרות למנהלי משאבי אנוש להפוך את התהליך למהיר יותר תוך שמירה על שלמות המידע המתקבל.
שיפור מתמיד ומינוף הטכנולוגיה הם המפתח לאופטימיזציה מתמשכת של תהליך בדיקת הרקע.
להלן 10 שלבים לבדיקת רקע מזורזת של מועמדים בלי להחמיץ בדרך מידע חשוב:
1 ייעול התהליך:
- מערכות אוטומטיות: הטמעת מערכות אוטומטיות לבדיקת רקע שיכולות לאמת מידע במהירות כמו רישום פלילי, היסטוריית תעסוקה והשכלה.
- תהליכים ללא נייר: לעבור לתהליכים ללא נייר המאפשרים למועמדים להגיש את המסמכים הנדרשים וטפסי הסכמה באופן אלקטרוני, תוך צמצום עיכובים הנגרמים על ידי ניירת פיזית.
2 תקשורת ברורה:
– דיוק בהגדרת ציפיות מהמועמד: יש להעביר בבירור דרישות וציפיות לבדיקת רקע למועמדים מראש. זה מבטיח שהם מוכנים ויכולים לספק מייד את המידע הנדרש.
- טפסי הסכמה: יש לוודא שהמועמדים מבינים את הצורך בבדיקות רקע ושהם חתמו על כל טפסי ההסכמה הדרושים.
3 תיעדוף בדיקות מפתח:
- התאמה אישית: יש להתאים בדיקות רקע לתפקיד הספציפי. לא כל התפקידים דורשים את אותה רמת בדיקה. לכן יש להתמקד בבדיקות הרלוונטיות ביותר כדי לזרז את התהליך.
- בדיקת רישום פלילי: יש לתת עדיפות לבדיקות רקע פליליות, שהן לרוב הקריטיות ביותר מסיבות בטיחות וציות לחוק.
4 אימות:
- השכלה ותעסוקה: להשתמש בשירותי אימות של צד שלישי לבדיקות השכלה והיסטוריית תעסוקה. שירותים אלה יכולים לאשר פרטים במהירות ללא התערבות משאבי אנוש.
5 ספקי בדיקת רקע:
- לבחור ספקים יעילים: יש לעבוד עם ספקי בדיקת רקע מוכרים הידועים במהירות ובדיוק שלהם. לבדוק ביקורות ולבקש הפניות.
- שירותים מצורפים: חלק מהספקים מציעים שירותים מצורפים לבדיקות מרובות, תוך הפחתת עלויות וזמן התיאום עם ספקים שונים.
6 השתתפות המועמד:
- דיווח עצמי: יש לעודד את המועמדים לדווח בעצמם על מידע מסוים כמו היסטוריה פלילית, מה שיכול להאיץ את התהליך אם הוא מדויק.
- תגובות מיידיות: לקבוע מועדים ברורים למועמדים בכל הנוגע לאספקת תיעוד ומידע נדרשים. מועמדים שיגיבו במהירות יכולים לעזור לזרז את התהליך.
7 שיפור מתמיד:
- לולאת משוב: להקים מנגנון משוב לאיסוף מידע ממועמדים ואנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש המעורבים בתהליך. יש להשתמש במשוב זה כדי לשפר ולבצע אופטימיזציה מתמדת של תהליך בדיקת הרקע.
8 אינטגרציה טכנולוגית:
- לשלב מערכות בדיקת רקע עם תוכנת משאבי אנוש או מערכת מעקב אחר מועמדים. זה מייעל את שיתוף הנתונים ומצמצם את הזנת הנתונים הידנית.
9 ביצוע הערכות טרום גיוס:
- לבדוק מיומנויות וכישורים: יש להשתמש בהערכות טרום גיוס כדי להעריך את כישוריהם והמיומנויות של המועמדים. הערכות אלו יכולות להתבצע באופן מקוון ולסייע בתהליך הבחירה.
10 לשלב מערכות בינה מלאכותית:
- לבצע בדיקות רקע מבוססות בינה מלאכותית: יש לבדוק כלים לבדיקת רקע המופעלים על ידי בינה מלאכותית, שיכולים לזרז את התהליך, על ידי ניתוח מערכי נתונים גדולים בצורה יעילה יותר.
