לא אחת קורה שמנהלים ישירים חושבים, שמאחר שהעובדים שעובדים מהבית הם בעלי תכונה של עצמאות מחשבתית וכבר יודעים מה עליהם לעשות ומכירים היטב את המטלות והמשימות, הרי שברור להם מה מצופה מהם בעת שהם עובדים מהבית.
ההנחה הזאת הינה שגויה.
יש הכרח להבטיח שכולם יבינו מה מצופה מהם לגבי עבודה מרחוק. למשל, באיזו מהירות מצפים מהעובדים מהבית להגיב לתקשורת ומתי עליהם להשתתף בפגישות וירטואליות. בד בבד, יש להציב גבולות סביב שעות העבודה ושיטות התקשורת.
היעדר ציפיות וגבולות ברורים בעת עבודה מהבית עלול להוביל לכמה בעיות שעלולות להשפיע על הפרודוקטיביות, על האיזון בין העבודה לחיים אישיים ועל תחושת הרווחה הכללית של העובדים.
להלן 5 בעיות נפוצות שעלולות להתעורר כתוצאה מהיעדר ציפיות ברורות וגבולות ברורים לגבי העובדים מהבית:
1 הגבולות בין העבודה לחיים האישיים הם מטושטשים:
בהיעדר ציפיות ברורות, העובדים עלולים להיתקל בבעיה לגבי יצירת גבולות בין העבודה לחיים האישיים.
הדבר עלול לגרום לשעות עבודה ארוכות יותר, לקושי בניתוק מהעבודה וללחץ מוגבר. לכן, היעדר גבולות מוגדרים יכול להשפיע לרעה על האיזון בין העבודה לחיים האישיים ולהוביל לשחיקה.
2 פרודוקטיביות מופחתת ותחומי אחריות:
כאשר הציפיות אינן ברורות, העובדים עלולים להתקשות בהצבת סדרי עדיפויות למשימות ובניהול זמנם ביעילות.
בהיעדר קווים מנחים מוגדרים, העובדים עלולים לחוש חוסר ודאות לגבי תחומי האחריות שלהם, והתוצאה היא ירידה בתפוקה והחמצת מועדי דד-ליין.
בנוסף, היעדר ציפיות ברורות עלול להוביל לתחושת אחריות מופחתת, מכיוון שעובדים עלולים שלא לעמוד בסטנדרטים או במדדי ביצוע ספציפיים.
3 אתגרי תקשורת:
תקשורת ברורה ויעילה היא חיונית כאשר עובדים מרחוק. אבל ללא ציפיות מפורשות, עלול להיווצר מצב של חוסר תקשורת ואי הבנות.
היעדר בהירות לגבי ערוצי תקשורת מועדפים, זמני תגובה וזמינות, עלולים להוביל לעיכובים, לבלבול ולתסכול בקרב חברי הצוות.
זה גם יכול להפריע לשיתוף פעולה ושיתוף מידע, ולהשפיע לרעה על עבודת הצוות והפרודוקטיביות הכוללת.
4 תקני עבודה לא עקביים:
בהיעדר ציפיות מוגדרות היטב, עובדים עשויים לפרש את דרישות העבודה בצורה שונה, מה שיוביל לחוסר עקביות באיכות, בהספקים ובתוצאות.
חוסר בהירות זה יכול לגרום לסטנדרטים משתנים בארגון, ולהשפיע לרעה על שביעות רצון הלקוחות, על לכידות הצוות ועל המוניטין הכללי של הארגון.
5 הפחתת מידת המחוברות של העובדים:
כאשר העובדים עובדים מהבית, חשוב לשמור על מידת המחוברות של העובדים עוד יותר מהרגיל.
היעדר ציפיות ברורות עלול לגרום לעובדים להרגיש מנותקים, מבודדים או לגרום להם להרגיש אי ודאות לגבי תפקידיהם ותרומתם.
זה עלול להוביל לירידה במוטיבציה, במידת המעורבות שלהם במשימות, לירידה בתחושת המחוברות לארגון וההשתייכות אליו.
טיפול בבעיות הנגרמות כתוצאה מהיעדר ציפיות וגבולות ברורים בעבודה מהבית, מאפשר לארגונים לקדם סביבת עבודה מרחוק שהיא פרודוקטיבית, מעורבת ומאוזנת יותר.
חלק מהטיפול ומהפתרון צריך להיות קביעת ציפיות וגבולות ברורים לעבודה מהבית.
להלן 9 אסטרטגיות שמאפשרות להתמודד עם אתגרים אלו:
1 להגדיר בבירור שעות עבודה וזמינות העובד.
2 לקבוע קווים מנחים לערוצי תקשורת, זמני תגובה ועמידה בלוחות זמנים.
3 להגדיר יעדי ביצועים, תוצאות ותאריכים.
4 לתקשר לעובדים את הציפיות לגבי איכות העבודה והסטנדרטים.
5 לעודד שיחות משוב קבועות ותמיכה שוטפת.
6 לקדם את האיזון בין העבודה לחיים אישיים ולעודד עובדים להתנתק מהעבודה בשעות שאינן שעות העבודה.
7 לטפח תרבות של תקשורת פתוחה, שקיפות ושיתוף פעולה.
8 לספק הדרכה ומשאבים לתמיכה בשיטות עבודה מומלצות לעבודה מרחוק.
9 לבצע הערכה והתאמה של הציפיות באופן קבוע על סמך נסיבות מתפתחות ומשוב מהעובדים.
