שיחות משוב אפקטיביות עם עובדים הינן חיוניות להתפתחותם המקצועית ולצמיחה הכוללת של הארגון.
יתרה מכך, כאשר שיחות המשוב הן אפקטיביות, יש להן תרומה רבת ערך לטיפוח סביבת עבודה חיובית ולחיזוק הקשר בין העובד למנהל.
שיחות משוב צריכות להיות חלק מתהליך מתמשך ולא אירוע חד פעמי. לכן יש לעודד את המנהלים הישירים לקיים שיחות משוב קבועות בתדירות גבוהה, כאשר כל שיחה מהווה את ההמשך של השיחה הקודמת, במטרה לספק הדרכה ותמיכה מתמשכים.
בנוסף, יש לזכור כי יש חשיבות רבה לתיעוד כל שיחת המשוב, לרבות תיעוד של נקודות מפתח שנדונו במהלך השיחה, יעדים מוסכמים ותוכניות פעולה.
ביצוע שלבים מכריעים אלה מאפשר למנהלי משאבי האנוש ולמנהלים הישירים ליצור תרבות משוב המקדמת צמיחה של עובדים, מגבירה את מידת המחוברות של העובדים לארגון ומאפשרת שיפור ביצועים כולל.
להלן 5 שלבים חיוניים שיש לקחת בחשבון לצורך קיום שיחת משוב אפקטיבית:
1 הכנה מראש:
לפני תחילת שיחת המשוב, יש להקדיש זמן להתכונן כראוי. יש לסקור מידע רלוונטי, לרבות רישומי הביצועים של העובד, יעדים שהוצבו לו ובאיזה מידה השיגם או השיג מעבר להם, וכל אירוע או הישג ספציפי שיש לטפל בו.
יש להגדיר בצורה ברורה את מטרת השיחה ולזהות את נקודות המפתח בהן רוצים לדון. חשוב להכין דוגמאות והוכחות כדי לתמוך בשיחת המשוב ולהבטיח שניגשים לשיחה עם חשיבה בונה.
2 ליצור סביבה חיובית:
יש ליצור סביבה חיובית ובטוחה לשיחת המשוב. חשוב לבחור הגדרה מתאימה המאפשרת פרטיות ומפחיתה למינימום את הסחות הדעת.
יש להתחיל את השיחה בטון חיובי, להביע הערכה לתרומת העובד ולהדגיש את ערך עבודתו. זה עוזר ליצור אווירה חיובית ולהפחית את הצורך בהתגוננות, מה שמאפשר לעובד להיות פתוח יותר למשוב.
3 חשוב להיות ספציפיים ואובייקטיביים:
בעת מתן המשוב, על המנהל הישיר להיות ספציפי ואובייקטיבי. יש להתמקד בהתנהגות, בפעולות ובתוצאות של העובד, ולא במאפיינים האישיים.
יש להשתמש בדוגמאות קונקרטיות כדי להמחיש את הנקודות שמעלים, תוך הדגשת נקודות חוזק ותחומים הדורשים שיפור.
כאשר המנהל שמעביר את המשוב הינו ספציפי ואובייקטיבי, הוא מספק בכך לעובד הדרכה ברורה לגבי מה הוא עושה טוב ואילו תחומים הוא צריך לשפר.
4 הקשבה פעילה ותקשורת דו-כיוונית:
שיחות משוב צריכות להיות דיאלוג דו-כיווני. יש להקשיב באופן פעיל לנקודת המבט של העובד, ולאפשר לו לחלוק את מחשבותיו, חששותיו ורעיונותיו.
יש לעודד תקשורת פתוחה וכנה על ידי שאילת שאלות פתוחות ובקשות להבהרות בעת הצורך. ההקשבה הפעילה מאפשרת למנהל להפגין כבוד לנקודת המבט של העובד ומטפחת תחושה של שיתוף פעולה.
5 הגדרת יעדים בשיתוף פעולה ופיתוח מקצועי:
יש להשתמש בשיחת המשוב כהזדמנות להגדיר יעדים וליצור תוכנית לפיתוח וצמיחה של העובד.
חשוב לדון בתחומים שבהם העובד יכול לשפר את הכישורים, הידע והביצועים שלו, ולחפש דרכים לתמוך בצמיחתו.
יש לשלב את העובד בזיהוי פעולות ספציפיות, כדי לתת מענה לצרכי הצמיחה המקצועית שלו. כמו כן, יש לקבוע ציר זמן למעקב וסקירה, כדי לעקוב אחר ההתקדמות ולספק תמיכה שוטפת.
