בעידן הנוכחי של גיוס עובדים מרחוק, כאשר מנהלי משאבי אנוש ומנהלי גיוס צריכים לבצע את הליך הגיוס כולו מרחוק, ובפרט כאשר מדובר במועמדים המתגוררים באיזורים גיאוגרפים מרוחקים ואף מעבר לים, מתקיימים רוב הריאיונות (ולפעמים כל הראיונות) בווידאו.
ריאיון בווידאו אינו זהה לריאיון שמתקיים כאשר המראיין והמרואיין יושבים זה מול זה באותו חדר.
אין ספק שהגיוס מרחוק מתקיים כבר יותר משלוש שנים, ובכל זאת, תחום הראיונות בווידאו נמצא עדיין בשלבים הראשונים, והמראיינים לא צברו עדיין מספיק ניסיון בסוג זה של ריאיון.
לכן, הכנה לקראת ריאיון עבודה בווידאו עם מועמדים, הינה חיונית, כדי שמנהלי משאבי אנוש יוכלו להבטיח תהליך ריאיון חלק ומוצלח.
במילים אחרות, כל מנהל משאבי אנוש ומנהל גיוס חייב להתכונן היטב וביעילות לקראת ראיון עבודה בווידאו, כדי להבטיח אינטראקציה מקצועית ופרודוקטיבית עם המועמד.
הכנה נכונה לקראת הריאיון יכולה להקים בסיס איתן לקראת הערכה יסודית של כישוריו של המועמד ומסייעת בקבלת החלטות מושכלות.
להלן 10 צעדים חשובים שמנהל משאבי אנוש צריך לנקוט כדי להתכונן לקראת ריאיון בווידאו עם מועמד:
1 להכיר לעומק את קורות החיים של המועמד:
יש לסקור את קורות החיים של המועמד בקפידה, תוך מתן תשומת לב מירבית לכישוריו, לכישוריו ולניסיונו.
במקביל, תוך כדי סקירת קורות החיים, יש לעשות רשימה של כל שאלה או תחום שמנהל משאבי האנוש ירצה לדון בהם במהלך הריאיון.
2 לבצע תחקיר מקיף על המועמד:
יש לערוך תחקיר מקוון על המועמד כדי לאסוף עליו מידע נוסף, מעבר למצוין בקרות החיים:
רצוי לקרוא היטב את הפרופילים המקצועיים של המועמדים ברשתות החברתיות ובעיקר בלינקדאין, כדי לקבל תובנות לגבי הרקע, ההישגים ותחומי העניין המקצועיים שלהם.
3 לדעת בעל פה את תיאור התפקיד והדרישות:
יש לעיין שוב בתיאור התפקיד ודרושת התפקיד ולהבין לעומק את הדרישות ותחומי האחריות העיקריות של התפקיד המיועד. זה יסייע למנהל הגיוס או מנהל משאבי האנוש להתאים את השאלות ולהעריך את התאמתו של המועמד במהלך הריאיון.
4 להכין רשימה של שאלות לריאיון:
יש להכין מראש רשימה מקיפה של שאלות המכסות היבטים טכניים והתנהגותיים כאחד.
יש להשתמש בשילוב של שאלות פתוחות ושאלות שהתשובות עליהן הן בחיוב או שלילה, כדי לקבל הבנה טובה יותר של כישוריו, ניסיונו והתאמתו של המועמד לתפקיד.
5 לבדוק מספיק זמן מראש את תוכנת ועידת הווידאו:
יש לוודא שתוכנת ועידת הווידאו או הפלטפורמה שבה משתמש מנהל הגיסו או מנהל משאבי האנוש בעת הריאיון פועלת כהלכה.
יש להכיר מקרוב את כל התכונות של התוכנה, כמו למשל שיתוף מסך ואפשרויות הקלטה, כדי שהריאיון יעבור בצורה חלקה.
6 ליצור פורמט ריאיון מובנה:
יש לתכנן את המבנה והזרימה של הריאיון, כולל רצף השאלות והנושאים שמנהל משאבי האנוש רוצה לכסות במהלך ריאיון העבודה.
תכנון כזה יסייע למראיין לשמור על עקביות בין הראיונות ולהבטיח שכל התחומים הרלוונטיים כוסו וטופלו.
7 להגדיר סביבת ריאיון מתאימה:
יש למצוא חדר שקט ומואר לקראת ריאיון הווידאו. יש לוודא שהרקע מקצועי וללא הסחות דעת. יש לבדוק את הגדרות האודיו והווידאו כדי להבטיח תקשורת ברורה במהלך הריאיון.
8 לעדכן את המועמד על תהליך הריאיון:
לפני קיום הריאיון עצמו, יש לשלוח הודעת דואר אלקטרוני מפורטת אל המועמד, במסגרתה יש לתת למועמד הנחיות לגבי תהליך הריאיון בווידאו, כולל תאריך, שעה ומשך הריאיון.
כמו כן, יש להסביר בהודעת האימייל כיצד יש להצטרף לשיחת הווידאו ולהתייחס לשיקולים או לדרישות טכניות כלשהם.
9 להכין חומרי עזר:
יש לאסוף כל חומר תמיכה שהמראיין עשוי להזדקק לו במהלך הריאיון, לרבות קורות החיים של המועמד, תיאור התפקיד, טפסי הערכת ריאיון טפסים לרישום הערות וחומרים אחרים.
יש לשמור על כל החומרים באופן מאורגן כדי שיהיה נגיש בקלות במהלך הריאיון.
10 לערוך תרגול וריאיון מדומה:
למנהלי משאבי אנוש בעלי ניסיון מועט בראיונות וידאו מומלץ, לפני הריאיון בפועל, לתרגל את הריאיון מול עמית או לערוך ריאיון מדומה, במטרה להכיר את העבודה עם תוכנת ועידת הווידאו ולבדוק את זרימת השאלות.
זה יכול לסייע למראיין להרגיש יותר בנוח ובטוח במהלך הריאיון בפועל.
