לא אחת קורה שמעסיקים מקבלים הודעה על כך שהם נקנסים ועליהם לשלם ריביות משום שלא העבירו את כספי ההפקדות לביטוח הפנסיוני של העובדים בזמן, אף על פי שהם העבירו את כספי ההפקדות כדין ובזמן.
לא עוזרים כל הטיעונים ולא עוזרות כל ההוכחות לכך שהמעסיק העביר את הכספים בזמן.
למה זה קורה? משום שבלא מעט מקרים, הכסף שמופקד לביטוח הפנסיוני של העובד (או חלקו) נעצר בחשבון שנקרא פנדינג.
סיבה אחרת לכך היא שהחברה משתמשת בשירות של סוכנות (חברת תפעול) שתפקידה לוודא העברת כספי הפקדות הפנסיה כדין ועל פי כל הכללים והחוקים, אלא שחברת התפעול מעבירה את הכספים באיחור.
במקרים בהם המעסיק לא מגלה בזמן שהכספים מושהים בחשבון הפנדינג או אצל הסוכנות (חברת התפעול) שאחראית על העברת הכספים, העובד מפסיד כסף רב.
כל עוד הכספים נמצאים בחשבון פנדינג או שלא הועברו על ידי הסוכנות המטפלת בכך, הם אינם משויכים לחשבונותיהם של העובדים.
היעדר שיוך הכספים נובע מכמה סיבות. אחת הסיבות היא שהמעסיק העביר כספים למספר חשבון בנק שגוי, או שלא דאג לכך שבביטוח הפנסיוני תהיה רשומה עם פרטי העובד, או שהטפסים נשלחו למקום הלא נכון.
בנוסף תקלות מסוג זה נובעות לפעמים מטעויות של מחלקת משאבי האנוש של הארגון, של מחלקת הכספים או, כאמור, של הסוכנות החיצונית (במיקור חוץ) שתפקידה לטפל בכספי ההפקדות לפנסיה.
כדי למנוע ככל האפשר מקרים אלה, תוקננו לפני כארבע שנים תקנות הנוגעות לפיקוח על ההפקדות לקופות גמל וביטוחים פנסיונים, במטרה להסדיר את אופן הדיווח על ההפקדות לחיסכון הפנסיוני.
אחת התקנות נוגעת לפיקוח על שירותים פיננסיים: החל משנת 2019, ארגונים שמעסיקים פחות מ-20 עובדים, חייבים לדווח על הפקדות לחיסכון פנסיוני באמצעים דיגיטליים בלבד ובקובץ דיווח אחיד, של משרד האוצר.
תקנה שנייה קובעת כי ארגונים מחויבים לעקוב אחר ביצוע ההפקדות ולוודא שכל הפקדה של כספי עובדים נקלטה בצורה תקינה בחשבונות של העובדים, ובהתאם לרכיבי ההפקדות לפנסיה שדווחו על ידי המעסיק, לרבות תגמולי מעסיק, תגמולי עובד, פיצויים, ואבדן כושר עבודה.
בפועל, זהו למעשה תפקידה של הסוכנות (חברת התפעול) שאחראית על העברת ההפקדות אל קופת הפנסיה הרלוונטית. ולכן יש חשיבות רבה לבחירת הסוכנות (חברת התפעול) מתאימה ואחראית.
על המעסיק מוטלת האחריות לוודא שחברת התפעול (הסוכנות) אכן ביצעה את תפקידה זה. הבעיה היא שלא תמיד פיקוח כזה הינו אפשרי, שכן במקרים רבים החוק לא מחייב את הסוכנות להעביר דיווח שוטף למעסיק בכל חודש על ההפקדות שבוצעו.
כך או כך, המשמעות היא, שהחל מ-2019, מוטלת על המעסיק האחריות לכספי ההפקדות לקרן הפנסיה ולשיוכם הנכון.
כאשר ההפקדות לא מתבצעות על פי הכללים והתקנות, לממונה על שוק ההון יש סמכות להטיל עיצומים כספיים על המעסיק.
האחריות שמוטלת על המעסיק, לוודא כי הכספים שוייכו לעובדים בצורה תקינה, דורשת ממנו לנהל מעקב אחר אופן קליטת הכספים והתעסקות ארוכה ומסורבלת מול הגופים המוסדיים בטיפול בשגויים.
בתהליך זה יש גם יתרונות עבור המעסיק, כמו למשל צמצום החשיפה של המעסיק לתביעות מצד העובדים.
