התמודדות עם אתגרי קליטת עובדים חדשים חברות מסדר גודל בינוני שיש בהן צוות משאבי אנוש קטן עלולה להיות לא פשוטה ותובענית, אבל עם תכנון קפדני ושימוש יעיל במשאבים היא בהחלט אפשרית.
ההתמודדות עם קליטת עובדים חדשים בחברות שיש בהן צוות קטן של משאבי אנוש דורשת שילוב של תהליכים יעילים, האצלת סמכויות, טכנולוגיה מתאימה ומחויבות לשיפור מתמיד.
התמקדות בעקרונות הבסיסיים של משאבי אנוש ושימוש בכלים זמינים, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש בחברות אלה, לייצר חווית קליטה מוצלחת לעובדים חדשים, תוך שמירה על צוות קטן ואפקטיבי.
להלן 9 אסטרטגיות מומלצות לקליטת עובדים חדשים בחברות שיש בהן צוות משאבי אנוש קטן:
1 קביעת סדרי עדיפויות וייעול:
יש לזהות את משימות ההטמעה הקריטיות ביותר ולמקם אותן בסדר עדיפות גבוה. יש להתמקד במשימות המספקות את הערך הרב ביותר לעובדים החדשים ולארגון.
יש לייעל תהליכים אדמיניסטרטיביים ככל האפשר, להשתמש בכלים דיגיטליים במקום ניירת ולהפוך משימות שגרתיות לאוטומטיות כמו תזכורות בדואר אלקטרוני עבור מודולי הדרכה וכדומה.
2 לתקן ולשפר את תהליכי ההטמעה:
יש ליצור תהליכי קליטת עובדים סטנדרטיים. תוכנית גיוס עובדים חדשים צריכה להיות מתועדת היטב כדי להקל על מנהלי משאבי אנוש ועל העובדים ולהבטיח עקביות. התיעוד גם מקטין את הסיכוי להחמצת צעדים חשובים.
3 למנף טכנולוגיות:
יש להשקיע בתוכנת משאבי אנוש ובפלטפורמות טכנולוגיות מתקדמות. מערכות אלו יכולות לבצע אוטומציה של משימות רבות, לרבות שליחת הודעות דואר אלקטרוני, מעקב אחר התקדמות של הכשרות, איסוף המסמכים הדרושים ועוד. הטכנולוגיות המתקדמות גם מספקות מיקום מרוכז עבור כל המידע שהוטמע.
4 להאציל סמכויות:
כאשר יש צוות קטן של משאבי אנוש, הכרחי להאציל סמכויות ותחומי אחריות הקשורים למשימות קליטת העובדים, לעובדים אחרים בצוות שאליו מצרפים את העובד החדש ואף לראשי מחלקות.
לדוגמה, בעת ביצוע אוריינטציות ראשוניות שהן ספציפיות למחלקה, ובכך להפחית את עומס העבודה על צוות משאבי האנוש.
תקשורת ברורה והכשרה מתאימה עבור העובדים שמקבלים על עצמם את תחומי האחריות שהואצלו, הם חיוניים כדי לשמור על עקביות.
5 להשתמש במערך מנטורים וסיוע מחברים לעבודה:
יש להפעיל מערכת של מנטורים ובה בעת גם עזרה מצד חברים לעבודה של העובדים החדשים, כדי שעובדים מנוסים יסייעו לעובדים החדשים להסתגל לתרבות הארגונית של החברה ולפעילות היומיומית.
זה לא רק מסייע בהשתלבותו של העובד החדש בצוות ובחברה, אלא גם מטפח תחושת קהילה בקרב עובדים חדשים.
6 להשתמש בטכנולוגיות מתקדמות לצורך הכשרה:
יש להשתמש בפלטפורמות למידה מתוקשבות והדרכות וירטואליות. כלים אלה יכולים להקל על ההכשרה עבור צוותים מרוחקים או מפוזרים, ולהפוך את ההכשרה לנגישה יותר.
ניתן להקליט מראש מודולי הדרכה וירטואליים, המאפשרים לעובדים חדשים להשלים אותם בקצב שלהם.
7 משוב ושיפור מתמיד:
יש לאסוף באופן קבוע משוב מעובדים חדשים על חווית ההצטרפות שלהם. יש להשתמש במידע זה כדי לזהות תחומים לשיפור.
בנוסף, יש להתאים ולשכלל את תהליכי ההטמעה כדי להפוך אותם ליעילים יותר וידידותיים יותר לעובדים.
8 ניהול זמן:
יש לנהל את הזמן של מנהל משאבי האנוש ביעילות על ידי קביעת ימים ושעות ספציפיים למשימות קליטת העובדים. יש להמנע מהקדשת הזמן למשימות משאבי אנוש אחרות בזמנים אלה.
9 קליטה מרחוק:
אם יש בחברה עובדים שעובדים מרחוק, יש לפתח אסטרטגיית קליטת עובדים מרחוק. זה כולל אספקת ציוד הכרחי, ארגון שיחות וידאו להתמצאות ויצירת חבילת קבלת פנים דיגיטלית.
