במהלך השנים נחשבו תהליכי האוריינטציה של עובדים חדשים (התמצאות בכללי הארגון, בנהלים שלו, ובדרכים להתמצא בו ובמנהגים הרווחים) למאתגרים למדי עבור מנהלי משאבי אנוש.
זהו אחד התחומים בעבודת מנהל משאבי האנוש שבו נדרשים מנהלי משאבי האנוש להמשיך לחקור דרכים לשיפור ושדרוג כדי לעמוד בסטנדרטים המתפתחים.
יש אסטרטגיות שמאפשרות למנהלי משאבי אנוש ליצור תהליך אפקטיבי ויעיל של אוריינטציה (התאקלמות והתמצאות) לעובדים חדשים.
הן יוצרות קרקע פורייה להצלחה ולמחוברות העובדים לארגון לאורך זמן.
חווית עובדים מתוכננת היטב, לא רק מאיצה את ההתאקלמות של עובדים חדשים, אלא גם תורמת לשביעות רצון גבוהה יותר של עובדים ולשיעורי שימור גבוהים יותר.
ייעול ושיפור תהליך אוריינטציית העובדים הינם חיוניים כדי להבטיח שלעובדים החדשים יהיה מעבר חלק וחיובי לארגון.
להלן 8 דרכים שבהן מנהלי משאבי אנוש יכולים לשפר את תהליך ההתמצאות בארגון וההתאקלמות של עובדים חדשים:
1 ליצור תוכנית קליטה מקיפה:
יש לפתח תוכנית הדרכה מפורטת המכסה את כל תהליך ההכוונה לעובד, החל בפעילות לפני היום הראשון בעבודה ועד לתום החודשיים הראשונים בעבודה.
תוכנית זו צריכה לכלול סקירה כללית של התרבות הארגונית, תחומי האחריות בעבודה והיכרות עם חברי הצוות.
כמו כן יש לתת לעובדים החדשים מפת דרכים, שכן היא עוזרת למנהלי משאבי האנוש ולעובדים החדשים כאחד, להישאר מאורגנים וממוקדים.
2 להשתמש בטכנולוגיה המיועדת לקליטת עובדים:
יש למנף טכנולוגיות שיכולות לייעל את תהליך הקליטה. הטמעת פלטפורמת קליטה מקוונת יכולה להקל על השלמת הניירת, מודולי ההתמצאות ומשימות חיוניות אחרות לפני יומו הראשון של העובד החדש בעבודה.
זה לא רק חוסך זמן אלא גם מאפשר לעובדים להכיר את החברה בקצב שלהם.
3 למנות מנטור או עמית מנחה:
יש לחבר עובדים חדשים לעמית מנחה או למנטור שיוכל להדריך אותם במהלך השבועות הראשונים שלהם בעבודה.
המנטור או המנחה יכול לעזור לעובד החדש לנווט בארגון, לענות על שאלות ולספק תובנות לגבי התרבות הארגונית. תוכנית חונכות משפרת את האינטגרציה החברתית ומאיצה את עקומת הלמידה.
4 לספק תקשורת ברורה:
תקשורת ברורה ועקבית הינה חיונית ביותר במהלך תהליך ההתמצאות. מנהלי משאבי אנוש צריכים לתקשר ציפיות, לוחות זמנים ומידע רלוונטי לעובדים חדשים זמן רב מראש.
יש לקיים שיחות לבדיקת מצבו של העובד באופן אישי או וירטואלי. זה מסייע לוודא שהעובדים החדשים ירגישו נתמכים ושיש להם את המידע הדרוש להם כדי להצליח.
5 גמישות בשיטות התמצאות:
יש להכיר בכך שלאנשים שונים יש העדפות למידה שונות. יש להציע שילוב של שיטות התמצאות, כולל הפעלות אישיות, מודולים מקוונים וחומרים מודפסים.
מתן גמישות מאפשר לעובדים ללמוד את החומר באופן המתאים לסגנון הלמידה שלהם, להגביר את שימורם.
6 לאסוף משוב לשיפור מתמיד:
יש להפעיל מנגנון משוב כדי לאסוף תובנות מעובדים חדשים לגבי חווית ההתמצאות שלהם.
ניתן לעשות זאת באמצעות סקרים או בדיונים אחד על אחד. ניתוח המשוב מסייע למנהלי משאבי אנוש לזהות תחומים לשיפור ולחדד את תהליך הגיוס עבור עובדים עתידיים.
7 לשלב תרבות ארגונית וערכים של החברה:
יש לוודא שתהליך ההתמצאות מתקשר ביעילות את התרבות הארגונית והערכים של החברה.
יש לשלב הפעלות אינטראקטיביות, סיפורים ודוגמאות מהחיים האמיתיים כדי לעזור לעובדים חדשים להבין את המשימה, החזון וערכי הליבה של הארגון. זה מאפשר לטפח תחושת שייכות והתאמה למטרות העל של החברה.
8 יעול משימות ניהול:
יש לצמצם למינימום את הנטל האדמיניסטרטיבי על עובדים חדשים על ידי יעול הניירת והמשימות הלוגיסטיות.
יש לספק טפסים אלקטרוניים למילוי לפני היום הראשון, אוטומציה של תהליכים במידת האפשר, ולוודא שהגדרות ה- IT והגישה לכלים הדרושים מוכנים עם הגעת העובד החדש ליומו הראשון בעבודה. זה מפחית מתח ומאפשר לעובדים חדשים להתמקד באינטגרציה ובלמידה.
